Sejumlah Perusahaan Top Memulai Rapat dengan Keheningan, Mengapa?

Liputan6.com, Jakarta Terkadang rapat bisa begitu bertele-tele sehingga membuang waktu. Sejumlah perusahaan besar memiliki cara unik untuk menyiasati masalah ini. Mereka memilih untuk memulai rapat dengan keheningan selama 30 menit.

Metode ini ternyata bukan sekadar ide asal-asalan. Rapat sunyi ini telah diterapkan perusahaan teknologi top seperti Amazon, LinkedIn dan Square. Menurut ahli, cara ini bisa membuat persiapan rapat dan diskusi lebih efektif.

Mengutip CNBC, taktik ini bahkan bisa membuat mereka yang biasanya cenderung terabaikan dalam rapat seperti perempuan atau orang-orang introvert untuk lebih didengar. Tiap perusahaan memiliki pendekatan yang unik terhadap rapat sunyi ini. 

Di Amazon, memo sepanjang 6 halaman biasanya disiapkan sebelum sebuah keputusan bisnis untuk memberikan pemahaman yang selevel bagi setiap pemangku kepentingan. 

Anggota rapat tidak akan mulai berbicara sampai semuanya sudah membaca memo tersebut, biasanya setelah sekitar 30 menit. CEO Amazon Jeff Bezos menyebut waktu ini sebagai “ruang belajar”.

Di Square, rapat sunyi dimulai dengan seluruh anggota rapat secara hening mengulas dokumen di Google Docs dan menggunakan platform tersebut untuk bertanya dan menjawab pertanyaan yang biasanya memakan waktu sekitar 30 menit.

Proses ini membantu para anggota rapat untuk mengidentifikasi poin-poin penting yang perlu didiskusikan secara langsung dengan singkat. 

Menurut software engineer Square Pierre-Yves Ricau, proses ini memberi kesempatan bagi setiap orang untuk didengarkan. Model rapat seperti ini pertama kali diterapkan di Square oleh mantan eksekutif Amazon Alyssa Henry.

Ia merasa tergerak saat membaca riset yang menyatakan beberapa kelompok orang kerap kurang didengarkan dalam rapat. Ini tidak menguntungkan perusahaan, karena ide-ide baik terkadang jadi terlewatkan.

Menggunakan Google Docs untuk melacak komentar, pertanyaan, dan jawaban mengajak tiap orang, bahkan mereka yang tidak dapat hadir secara langsung dalam rapat, untuk berpartisipasi.

“Saya ingin budaya dimana bukan suara yang paling lantang yang didengar atau yang paling terampil, atau paling lokal, tetapi yang paling benar,” ujar Henry yang saat ini menduduki kursi wakil pimpinan Square. “Saya menginginkan pemikiran yang luas dan adanya perdebatan. 

Ricau mengaku, rapat sunyi pertama yang ia hadiri terasa aneh, hasil yang didapat lebih banyak dibanding rapat tradisional dengan durasi yang sama. Ini pun disetujui oleh CEO Square Jack Dorsey.

Jajaran eksekutif LinkedIn juga telah menerapkan rapat sunyi ini, menggunakan 5 sampai 10 menit pertama dari beberapa rapat untuk membaca materi yang akan didiskusikan. Menurut kepala staf LinkedIn Brian Rumao, cara ini memotong waktu yang dihabiskan untuk menyampaikan presentasi. 

Namun, pola ini tidak selalu bisa diterapkan untuk semua rapat. Di LinkedIn, tidak semua rapat menggunakan metode ini. Menurut Rumao, format rapat sunyi ini bisa digunakan untuk mendorong diskusi, misalnya membahas review produk.

Menurut CEO perusahaan konsultan kolaborasi Stop Meeting Like This, Renee Cullinan, struktur rapat demikian bisa menguntungkan untuk tiga alasan. 

Menyisihkan waktu untuk membaca di awal rapat menekankan nilai fokus pada tim. Ini juga memberikan waktu bagi tim untuk mempersiapkan diri. Teknik ini juga menghargai tipe pemikiran yang beragam.

Beberapa pekerja berpikir sambil menyampaikan idenya secara langsung. Sementara pekerja lainnya mungkin lebih suka untuk mengumpulkan ide terlebih dahulu sebelum mengutarakannya. Terlebih lagi, Cullinan mengatakan membaca catatan tertulis dapat mendorong pola pikir strategis.

Dengan memberi memo 6 halaman seperti yang diterapkan Amazon, penulisnya diminta untuk memberikan sudut pandang tertentu dan menunjukkannya secara detail dan lebih kritis dibanding menampilkannya melalui presentasi.

“Metode ini menekankan cara berpikir yang berkualitas,” tutup Cullinan. (Felicia Margaretha)