Ketahui, Apa Itu Offering Letter dan Cara Membuatnya

Liputan6.com, Jakarta Mungkin sebagian para pencari kerja atau juga pekerja masih awam atau tidak memahami apa yang dimaksud dengan offering letter. Di dunia kerja, arti offering letter adalah surat penawaran HR pada seseorang untuk masuk ke perusahaannya.

Dikutip dari laman KitaLulus, dalam praktiknya, banyak cara yang dilakukan perusahaan kepada calon pekerjanya saat menawarkan offering letter seperti dengan telepon, email, atau meminta kandidat terpilih untuk datang ke perusahaan.

Offering letter pada umumnya menegaskan hal-hal yang telah dinegosiasikan dan disetujui, baik oleh calon karyawan dan pihak HRD pada sesi wawancara sebelumnya.

Dalam offering letter juga memuat syarat-syarat kerja serta hak dan kewajiban perusahaan selaku pemberi kerja dan pegawai. 

Di surat tersebut akan tercantum status kerja (tetap atau kontrak), job deskripsi, jabatan, tanggal mulai kerja, upah (baik gaji pokok dan tunjangan), fasilitas tambahan, sampai struktur manajemen.

Di bagian akhir surat penawaran kerja, biasanya ada dua kolom untuk tanda tangan sebagai bukti pengikat. Satu kolom untuk perusahaan, yang ditandatangani oleh perwakilan HRD atau pimpinan perusahaan, lalu kolom kedua ditandatangani oleh calon karyawan baru.

Lantas, apa saja komponen offering letter yang baik dan benar? Yuk disimak selengkapnya:

Offering letter menjadi tanda kesepakatan antara perusahaan dan calon karyawan baru. Bukan hanya itu, surat ini juga membantu untuk menjelaskan apa yang harus dilakukan oleh karyawan. 

Oleh karena itu, surat penawaran harus dibuat sebaik-baiknya dan sejelas-jelasnya. Jadi, ketika membuat offering letter, pastikan bagian-bagian berikut ini dicantumkan: 

* Fakta atau Hoaks? Untuk mengetahui kebenaran informasi yang beredar, silakan WhatsApp ke nomor Cek Fakta Liputan6.com 0811 9787 670 hanya dengan ketik kata kunci yang diinginkan.

Pertama, cara membuat offering letter yaitu membuat kop surat yang dilengkapi dengan logo perusahaan. Tentunya logo perusahaan di sini harus terlihat jelas dan memiliki resolusi tinggi. Ini dapat membuat calon karyawan supaya membaca dan juga mempertimbangkan tawaran yang diberikan.

2. Tanggal dan Kontak

Letakkan di pojok kiri atas, berisi tanggal, nama lengkap kandidat, dan alamat. Anda bisa menuliskannya dengan format berikut:

Bulan/Tanggal/Tahun Nama lengkap calon karyawan Alamat calon karyawan Kota, Provinsi, Kode pos‍

3. Salam Pembuka

Anda bisa memulai offering letter dengan sapaan 'Yang Terhormat' atau 'Dear' (jika menggunakan bahasa Inggris), lalu diikuti dengan nama lengkap calon karyawan baru. Lalu berikan ucapan selamat atau pujian kepada calon karyawan baru. Anda dapat membuat kalimatnya seperti ini:

Mewakili (nama perusahaan), saya dengan senang hati menawarkan Anda untuk bergabung mengisi posisi (jabatan). Kami sangat terkesan dengan pengalaman dan keterampilan yang Anda miliki selama proses rekrutmen. Dengan apa yang Anda punya, kami yakin Anda bisa berkontribusi dan menjadi aset bernilai bagi perusahaan.

4. Jabatan

Selanjutnnya, Anda perlu menuliskan jabatan apa yang akan diisi oleh calon karyawan baru. Tidak hanya menjelaskan posisi jabatan, Anda juga perlu menerangkan di mana mereka akan ditempatkan dan siapa yang akan menjadi supervisor mereka nantinya.

Anda bisa menuliskan bagian ini seperti berikut:

Bila Anda setuju dengan tawaran ini, Anda akan memegang jabatan (gelar jabatan) dan akan ditempatkan di (lokasi kantor). Anda akan secara langsung berada di bawah supervisor (nama dan gelar manajer).

‍

‍

Ini menjadi salah satu bagian penting, yaitu mencantumkan kapan calon karyawan baru mulai masuk kerja. Anda bisa menuliskan tanggal masuk kerja atau meminta konfirmasi kepada mereka jika ternyata mereka berhalangan pada tanggal tersebut.

6. Deskripsi Pekerjaan

Jelaskan juga tentang hal yang spesifik terkait sistem kerja (full time/freelance/kontrak). Lalu jelaskan tanggung jawab yang akan diemban oleh karyawan baru. 

Deskripsi pekerjaan, akan sangat membantu memberikan gambaran kepada calon karyawan baru tentang apa yang harus mereka kerjakan dan seperti apa ekspektasi perusahaan.

7. Jam Kerja

Masukkan juga keterangan jam kerja yang berlaku di perusahaan. Mulai dari total jam kerja dalam seminggu, jam masuk dan pulang, hingga hari kerja.

8. Masa Percobaan

Jika ternyata karyawan baru perlu menjalankan masa percobaan yang ditetapkan perusahaan, maka Anda harus menuliskannya di dalam offering letter. 

Tulis berapa lama masa percobaan yang harus dijalankan oleh calon karyawan baru.  Apa saja hak dan kewajiban kedua belah pihak selama masa percobaan tersebut.

‍9. Remunerasi dan Bonus

Tuliskan juga bagaimana pemberian upah/gaji yang akan diterima karyawan baru. Apakah bulanan atau mingguan, sebutkan juga besaran gaji yang akan diterima dan bagaimana cara pembayarannya. 

Selain itu,  bila perusahaan memberikan bonus atas kinerja karyawan, Anda juga perlu mencantumkannya.

‍

Biasanya perusahaan akan memberikan karyawannya tunjangan kesehatan asuransi kesehatan. Jika di perusahaan ada hal semacam ini, Anda juga harus menuliskannya. Tuliskan rincian asuransi kesehatan secara jelas yang akan didapatkan calon karyawan.

11. Jatah Cuti

Selain gaji, cuti adalah hal yang sensitif, jadi pastikan Anda juga menerangkan berapa jatah cuti yang akan di dapat karyawan. Sebutkan juga jenis cuti tersebut, cuti berbayar dan cuti sakit misalnya.

Anda bisa menuliskannya sebagai berikut:

Sebagai karyawan perusahaan, Anda nantinya akan mendapatkan alokasi (jumlah cuti) cuti berbayar dan (jumlah hari) cuti sakit.

12. Tunjangan Lainnya

Jika perusahaan memberikan reimbursement tertentu sebagai tunjangan, Anda juga perlu menuliskannya.

13. Tenggat Waktu dan Penutup

Tuliskan berapa lama calon karyawan baru harus menerima tawaran dan menandatangani offering letter yang Anda berikan. Masa berlaku offering letter bisa beragam, tergantung dari keputusan perusahaan, biasanya 2 sampai 4 minggu.

Tidak ketinggalan cantumkan juga kontak Anda bila sewaktu-waktu mereka ingin menanyakan sesuatu terkait offering letter.

Lalu sebagai penutup berikan salam dan bubuhkan tanda tangan dengan nama jelas.

Jika proses rekrutmen Anda masih belum optimal, mungkin Anda membutuhkan platform baru yang lebih efektif dan efisien untuk mendapatkan kandidat terbaik. Salah satunya KitaLulus.

Di KitaLulus, Anda bisa mendapatkan kandidat #LebihMudah bahkan hanya dalam 3 hari. Selain itu, memasang loker di KitaLulus juga gratis, lho! Jadi tak perlu tunggu lebih lama lagi, ayo daftarkan diri Anda sebagai pemasang lowongan di KitaLulus sekarang.