6 Tips Sukses Pimpin Rapat

Jika Anda tidak tahu bagaimana menjalankan pertemuan yang efektif, dipastikan bisnis, organisasi, dan karir yang Anda kembangkan bisa kacau.

Tidak ada yang lebih buruk dari sebuah pertemuan yang buruk. Anda duduk di sana dan bertanya-tanya mengapa di dunia ini Anda perlu membuang waktu untuk termangu melalui sesuatu yang seharusnya tidak pernah terjadi.

Tapi ada satu hal. Rapat tidak sekadar fakta malang kehidupan bisnis. Dalam rapat, strategi bisnis dibahas, anggaran diperiksa, proyek ditinjau, dan rencana disepakati.

Dalam rapat bagaimanapun juga penawaran dinegosiasikan dan akhirnya bisa dilakukan.

Tidak hanya cara paling efisien untuk mendapatkan hal-hal tertentu, rapat jadi alat yang paling efektif untuk mengelola tim - jika dilakukan dengan benar.

Berikut adalah 6 tips dari Steve Tobak, yang dikutip dari Inc.com, Sabtu (23/2/2013), yang bisa jadi perbedaan besar bagi Anda dan organisasi.

1. Pelajari persamaan

Setiap pertemuan harus memiliki seorang pemimpin, yang menyatakan tujuan, waktu mulai dan akhir, dan alasan yang sah untuk setiap orang berada di sana.

Pemimpin mendokumentasikan kesimpulan, rencana, item tindakan, apa pun, kemudian menindaklanjutinya.

2. Apakah Anda tahu apa yang Anda lakukan?

Setiap pemimpin harus tahu bagaimana menjalankan pertemuan yang efektif, seperti bagaimana menetapkan aturan dasar untuk keterlibatan konstruktif, dan bagaimana menggunakan alat-alat. Pemimpin harus tahu bagaimana membawa orang-orang ini mencapai konsensus.

3. Waktu rapat, sore hari

Banyak orang menjadi lebih santai setelah makan siang. Padahal buku Adam Douglas Dilbert, menunjukkan rapat sore hari punya dampak positif.

Mereka yang rapat di sore hari, cenderung menghasilkan karya yang lebih baik keesokan pagi harinya.

4. Perhatikan mentalitas

Bagaimanapun juga para CEO di dunia ini mengharapkan tim manajemen yang mampu menyelesaikan berbagai masalah organisasi dan mencapai tujuan. Untuk itu, menjadi pemimpin dalam rapat tentu harus punya mental yang ekstra lebih dari yang lain untuk membangun tim yang solid.

5. Kurangi lobi-lobi

Pendiri dan eksekutif lain seringkali melakukan lobi-lobi di luar forum. Masalah muncul tatkala keputusan yang dibuat tidak memperhatikan masukan dari para pemangku kepentingan utama. Bisa-bisa ini menghancurkan ektivitas organisasi.

6. Tantang status quo

Jika Anda punya jadwal rapat berkala rutin, sekali waktu mintalah tim Anda untuk mendikte apa yang seharusnya Anda lakukan. Biasanya, Anda hanya akan temukan satu saran atau masukan yang baik. (Est/Shd)