Apa itu Humas: Pengertian, Fungsi, dan Perannya dalam Organisasi

Liputan6.com, Jakarta Humas atau hubungan masyarakat merupakan salah satu aspek penting dalam manajemen organisasi modern. Fungsinya yang strategis dalam membangun citra dan reputasi membuat humas menjadi bagian vital dari berbagai jenis organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Namun, apa sebenarnya yang dimaksud dengan humas? Bagaimana peran dan fungsinya dalam sebuah organisasi? Artikel ini akan membahas secara komprehensif tentang apa itu humas, mulai dari pengertian, fungsi, hingga perannya yang krusial.

Humas merupakan singkatan dari "hubungan masyarakat", yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah public relations (PR). Secara umum, humas dapat didefinisikan sebagai fungsi manajemen yang bertugas membangun dan memelihara hubungan baik antara organisasi dengan publiknya. Namun, untuk memahami konsep humas secara lebih mendalam, mari kita simak beberapa pengertian humas menurut para ahli:

• Menurut Frank Jefkins, humas adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan publiknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.
• Scott M. Cutlip, Allen H. Center, dan Glen M. Broom mendefinisikan humas sebagai fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut.
• The International Public Relations Association (IPRA) menyatakan bahwa humas adalah fungsi manajemen yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini publik di antara mereka.

Dari berbagai definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa humas merupakan upaya terencana dan berkelanjutan untuk membangun serta memelihara hubungan baik dan saling pengertian antara organisasi dengan publiknya. Tujuan utamanya adalah menciptakan citra positif organisasi di mata publik serta mendapatkan dukungan dan kepercayaan dari berbagai pemangku kepentingan.

Humas memiliki beberapa fungsi penting dalam sebuah organisasi. Berikut ini adalah fungsi-fungsi utama humas:

1. Manajemen Komunikasi

Salah satu fungsi utama humas adalah mengelola komunikasi antara organisasi dengan publiknya. Ini mencakup perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi program-program komunikasi yang bertujuan untuk membangun pemahaman dan dukungan publik terhadap organisasi. Humas berperan sebagai jembatan komunikasi dua arah, menyampaikan informasi dari organisasi ke publik dan sebaliknya.

2. Pembentukan dan Pemeliharaan Citra

Humas bertanggung jawab untuk membangun dan memelihara citra positif organisasi di mata publik. Ini dilakukan melalui berbagai strategi dan taktik komunikasi, seperti publikasi, event, dan kampanye public relations. Fungsi ini sangat penting karena citra yang baik dapat meningkatkan kepercayaan publik dan mendukung pencapaian tujuan organisasi.

3. Manajemen Isu dan Krisis

Humas berperan penting dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola isu-isu yang berpotensi mempengaruhi organisasi. Selain itu, humas juga bertanggung jawab dalam menangani krisis yang mungkin terjadi. Fungsi ini melibatkan perencanaan strategi komunikasi krisis, penanganan media, dan upaya pemulihan reputasi pasca-krisis.

4. Riset dan Analisis

Untuk dapat menjalankan fungsinya dengan efektif, humas perlu melakukan riset dan analisis secara berkala. Ini mencakup pemantauan opini publik, analisis tren media, dan evaluasi efektivitas program-program komunikasi. Hasil riset dan analisis ini menjadi dasar untuk perencanaan strategi dan taktik humas ke depannya.

5. Penasehat Manajemen

Humas juga berfungsi sebagai penasehat bagi manajemen puncak organisasi dalam hal-hal yang berkaitan dengan komunikasi dan hubungan publik. Praktisi humas memberikan masukan dan rekomendasi kepada pimpinan organisasi mengenai kebijakan dan tindakan yang dapat mempengaruhi hubungan dengan publik.

Selain fungsi-fungsi di atas, humas juga memiliki peran strategis yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Berikut ini adalah beberapa peran kunci humas:

1. Membangun Hubungan dengan Stakeholder

Humas berperan penting dalam membangun dan memelihara hubungan baik dengan berbagai pemangku kepentingan (stakeholder) organisasi. Ini mencakup karyawan, pelanggan, investor, pemerintah, media, dan masyarakat umum. Hubungan yang baik dengan stakeholder dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi dan meminimalkan potensi konflik.

2. Mendukung Pencapaian Tujuan Organisasi

Melalui berbagai program dan aktivitas komunikasi, humas berperan dalam mendukung pencapaian tujuan-tujuan strategis organisasi. Misalnya, humas dapat membantu meningkatkan penjualan produk melalui kampanye public relations yang efektif, atau mendukung proses rekrutmen karyawan dengan membangun citra organisasi sebagai tempat kerja yang menarik.

3. Menjaga Reputasi Organisasi

Reputasi adalah aset tak berwujud yang sangat berharga bagi organisasi. Humas memiliki peran krusial dalam menjaga dan meningkatkan reputasi organisasi melalui berbagai upaya komunikasi strategis. Ini termasuk mengelola isu-isu yang berpotensi merusak reputasi dan menonjolkan aspek-aspek positif organisasi kepada publik.

4. Memfasilitasi Perubahan Organisasi

Dalam situasi perubahan organisasi, seperti merger, akuisisi, atau restrukturisasi, humas berperan penting dalam mengelola komunikasi internal dan eksternal. Humas membantu memastikan bahwa pesan-pesan kunci tentang perubahan tersampaikan dengan baik kepada seluruh stakeholder, sehingga dapat meminimalkan resistensi dan mendukung kelancaran proses perubahan.

5. Mengelola Komunikasi di Era Digital

Di era digital seperti sekarang, humas memiliki peran penting dalam mengelola komunikasi organisasi di berbagai platform digital. Ini mencakup pengelolaan media sosial, manajemen reputasi online, dan pemanfaatan teknologi digital untuk meningkatkan efektivitas komunikasi dengan publik.

Untuk dapat menjalankan fungsi dan perannya dengan efektif, praktisi humas perlu memahami dan menerapkan beberapa prinsip dasar. Berikut ini adalah prinsip-prinsip penting dalam praktik humas:

1. Kejujuran dan Transparansi

Humas harus selalu mengedepankan kejujuran dan transparansi dalam berkomunikasi dengan publik. Informasi yang disampaikan harus akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Keterbukaan dalam komunikasi dapat membangun kepercayaan publik terhadap organisasi.

2. Komunikasi Dua Arah

Humas tidak hanya bertugas menyampaikan informasi dari organisasi ke publik, tetapi juga harus mampu mendengarkan dan memahami aspirasi serta kebutuhan publik. Komunikasi dua arah yang efektif dapat membantu organisasi dalam memahami ekspektasi publik dan menyesuaikan kebijakan atau tindakannya.

3. Etika dan Integritas

Praktisi humas harus menjunjung tinggi etika profesi dan integritas dalam menjalankan tugasnya. Ini mencakup komitmen untuk tidak menyebarkan informasi yang menyesatkan, menghormati privasi, dan menghindari konflik kepentingan.

4. Pemahaman Mendalam tentang Organisasi

Untuk dapat menjalankan fungsinya dengan baik, praktisi humas perlu memiliki pemahaman yang mendalam tentang organisasi tempatnya bekerja. Ini mencakup pemahaman tentang visi, misi, nilai-nilai, struktur, dan proses bisnis organisasi.

5. Perencanaan Strategis

Aktivitas humas harus didasarkan pada perencanaan strategis yang matang. Ini mencakup penetapan tujuan yang jelas, identifikasi target audiens, pemilihan strategi dan taktik yang tepat, serta evaluasi hasil.

Untuk menjadi praktisi humas yang efektif, seseorang perlu memiliki berbagai keterampilan. Berikut ini adalah beberapa skill penting yang dibutuhkan dalam profesi humas:

1. Kemampuan Komunikasi

Kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan, adalah skill utama yang harus dimiliki praktisi humas. Ini mencakup kemampuan menulis berbagai jenis materi komunikasi (seperti press release, artikel, dan laporan), kemampuan berbicara di depan publik, dan kemampuan melakukan presentasi yang efektif.

2. Pemahaman Media

Praktisi humas perlu memahami cara kerja media dan memiliki kemampuan untuk membangun hubungan baik dengan jurnalis. Ini termasuk pemahaman tentang nilai berita, deadline media, dan cara menyajikan informasi yang menarik bagi media.

3. Kemampuan Analitis

Kemampuan untuk menganalisis situasi, mengidentifikasi tren, dan menafsirkan data sangat penting dalam profesi humas. Praktisi humas perlu mampu melakukan riset, menganalisis opini publik, dan mengevaluasi efektivitas program-program komunikasi.

4. Kreativitas

Kreativitas diperlukan untuk merancang program-program komunikasi yang inovatif dan menarik perhatian publik. Praktisi humas harus mampu menghasilkan ide-ide segar untuk kampanye PR, event, dan materi komunikasi lainnya.

5. Kemampuan Manajemen

Praktisi humas senior perlu memiliki kemampuan manajemen yang baik, termasuk perencanaan strategis, pengelolaan anggaran, dan kepemimpinan tim. Kemampuan untuk mengelola proyek dan bekerja di bawah tekanan juga sangat penting.

6. Pemahaman Teknologi

Di era digital, praktisi humas perlu memiliki pemahaman yang baik tentang teknologi komunikasi terkini. Ini mencakup kemampuan menggunakan media sosial, tools analitik digital, dan platform komunikasi online lainnya.

7. Kemampuan Interpersonal

Kemampuan untuk membangun dan memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak sangat penting dalam profesi humas. Ini mencakup kemampuan networking, negosiasi, dan resolusi konflik.

Era digital telah membawa perubahan signifikan dalam praktik humas. Berikut ini adalah beberapa tantangan dan peluang yang dihadapi humas di era digital:

Tantangan:

• Kecepatan penyebaran informasi yang sangat tinggi, membuat penanganan isu dan krisis menjadi lebih kompleks.
• Munculnya "citizen journalism" dan media sosial yang memungkinkan siapa saja menjadi sumber informasi.
• Kebutuhan untuk terus mengikuti perkembangan teknologi komunikasi yang cepat berubah.
• Meningkatnya ekspektasi publik terhadap transparansi dan responsivitas organisasi.

Peluang:

• Kemampuan untuk menjangkau audiens yang lebih luas melalui platform digital.
• Peluang untuk melakukan komunikasi yang lebih personal dan interaktif dengan publik.
• Akses terhadap data dan analitik yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan strategis.
• Kemampuan untuk merespon isu dan krisis dengan lebih cepat melalui media digital.

Meskipun humas dan marketing sama-sama berperan dalam membangun citra positif organisasi, keduanya memiliki fokus dan pendekatan yang berbeda. Berikut ini adalah beberapa perbedaan utama antara humas dan marketing:

1. Tujuan

Marketing bertujuan langsung untuk meningkatkan penjualan produk atau jasa, sementara humas lebih berfokus pada membangun dan memelihara hubungan baik dengan berbagai stakeholder.

2. Target Audiens

Marketing umumnya berfokus pada konsumen atau calon konsumen, sedangkan humas memiliki target audiens yang lebih luas, termasuk karyawan, investor, pemerintah, media, dan masyarakat umum.

3. Metode

Marketing lebih banyak menggunakan metode berbayar seperti iklan, sementara humas lebih mengandalkan metode earned media seperti publisitas dan hubungan media.

4. Pengukuran Hasil

Hasil marketing umumnya diukur dalam bentuk peningkatan penjualan atau pangsa pasar, sedangkan hasil humas lebih sulit diukur dan seringkali bersifat kualitatif seperti peningkatan citra atau reputasi.

5. Jangka Waktu

Marketing cenderung berfokus pada hasil jangka pendek, sementara humas lebih berorientasi pada membangun hubungan jangka panjang dengan stakeholder.

Profesi humas menawarkan berbagai peluang karir yang menarik. Berikut ini adalah beberapa posisi yang umum dalam bidang humas:

1. Public Relations Officer

Bertanggung jawab untuk mengelola komunikasi organisasi dengan publik, termasuk menulis press release, mengelola media relations, dan mengorganisir event.

2. Corporate Communications Manager

Mengelola strategi komunikasi perusahaan secara keseluruhan, termasuk komunikasi internal dan eksternal.

3. Media Relations Specialist

Berfokus pada membangun dan memelihara hubungan baik dengan media, termasuk menyiapkan materi untuk media dan menangani permintaan wawancara.

4. Crisis Communications Manager

Bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengelola komunikasi organisasi dalam situasi krisis.

5. Digital PR Specialist

Mengelola komunikasi organisasi di platform digital, termasuk media sosial dan website.

6. Investor Relations Manager

Bertanggung jawab untuk mengelola komunikasi dengan investor dan analis keuangan.

7. Public Affairs Manager

Mengelola hubungan organisasi dengan pemerintah dan pembuat kebijakan.

Humas atau hubungan masyarakat merupakan fungsi manajemen yang sangat penting dalam organisasi modern. Perannya dalam membangun dan memelihara hubungan baik dengan berbagai stakeholder, mengelola reputasi organisasi, dan mendukung pencapaian tujuan organisasi tidak dapat diabaikan. Di era digital yang penuh tantangan dan peluang, praktisi humas dituntut untuk terus mengembangkan keterampilan dan beradaptasi dengan perubahan teknologi komunikasi.

Melalui pemahaman yang mendalam tentang prinsip-prinsip dasar humas, penguasaan berbagai keterampilan yang dibutuhkan, serta kemampuan untuk menghadapi tantangan di era digital, praktisi humas dapat memainkan peran strategis dalam mendukung kesuksesan organisasi. Dengan demikian, profesi humas akan terus menjadi salah satu fungsi kunci dalam manajemen organisasi di masa depan.