Fungsi Administrasi, Ini Ciri-ciri dan Tujuannya

Liputan6.com, Jakarta Fungsi administrasi erat kaitannya dengan pencatatan sebuah notulen bisa menjadi bukti atau sebuah tanda. Banyak definisi mengenai administrasi. Ada beberapa fungsi administrasi secara umum yaitu sebagai perencanaan, penyusunan, kordinasi, laporan, penyusunan anggaran, penempatan dan pengarahan atau bimbingan.

Selain itu fungsi administrasi juga bisa katakan sebagai Queen of Peace. Keributan akan terus terjadi dalam sebuah perusahaan atau bisnis saat administrasi tidak berjalan semestinya. Bayangkan saja jika kamu mempunyai penyusunan surat atau tanda bukti yang tidak rapi dan acak-acakan, maka akan membuat proses pencariaan atau pendataan menjadi lebih sulit.

Sebelum mengetahui fungsi administrasi secara lebih lengkap dan jelas, kamu perlu mengertahui apa itu administrasi. Administrasi adalah sebuah bentuk usaha dan aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan tertentu.

Jika diartikan lebih sempit lagi, administrasi adalah kegiatan yang mencangkup catat-mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan lain sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Sedangkan menurut Arthur Grage, administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

Untuk lebih jelasnya berikut ini Liputan6.com sudah merangkum beberapa informasi mengenai administrasi mulai dari unsur, hingga fungsi administrasi, Minggu (14/4/2019).

1. Organisasi

Organisasi adalah tempat di mana kegiatan administrasi biasa dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun menjadi sebuah wadah.

2. Manajemen

Manajemen adalah alat utama untuk pelaksanaan administrasi. Di dalamnya terdapat pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional.

3. Komunikasi

Administrasi juga memiliki unsur unruk mengatur pola antar departemen.

4. Kepegawaian

Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.

5. Keuangan

Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya.

6. Perbekalan

Administrasi ini berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan, hingga pemusnahan barang. Administrasi akan mendata semua barang yang ada dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

7. Tata usaha

Tata usaha dalam administrasi meliputi berbagai macam pencatatam, penyimpanan, hingga pengiriman.

8. Publik relasi

Administrasi kemudian akan mengatur bagaimana sebuah organisasi atau perusahaan itu berhubungan dengan masyarakat hingga konsumen.

1. Perencanaan (planning)

Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data awal, pengolahan data, hingga menyusun rencana, untuk membuat sebuah pekerjaan, atau proyek tertentu.

2. Penyusunan (organizing)

Fungsi administrasi berikutnya adalah menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan suatu organisasi atau perusahaan.

3. Pengadaan tenaga kerja (staffing)

Staffing merupakan fungsi administrasi untuk menemukan, menilai, mengevaluasi dan menetapkan hubungan kerja dengan karyawan atau tenaga kerja dan memberhentikannya jika tidak lagi dibutuhkan.

4. Pemberian bimbingan (directing)

Fungsi administrasi berikutnya adalah pemberian bimbingan, memberikan saran-saran, masukan untuk perbaikan suatu kegiatan yang sedang dilakukan agar tugas dapat dilaksanakan dengan maksimal dan mendapatkan hasil yang memuaskan.

5. Pengkoordinasian (coordinating)

Fungsi administrasi adalah untuk mengkoordinasi seluruh kepentingan dan tujuan dari organisasi atau perusahaan yang dilaksanakan agar bisa bersatu dan dapat sejalan dengan tempat dan waktu yang sama.

6. Pelaporan (reporting)

Fungsi administrasi sebagai pelaoran adalah memberikan informasi mengenai apa yang telah dilakukan dalam sebuah kegiatan sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban.

7. Penganggaran (budgeting)

Budgeting adalah suatu kegaitan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.

Ciri-ciri Administrasi

1. Adanya suatu kelompok atau organisasi yang terdiri dari dua atau lebih.

2. Terdapat kerja sama antar pegawai dan atasan.

3. Terdapat suatu proses atau usaha.

4. Adanya sebuah bimbingan, dalam kepemimpinan dan dalam pengawasan.

5. Dalam sebuah perusahaan, organisasi, atau instansi harus memiliki satu tujuan.

Tujuan Administrasi

1. Administrasi bertujuan untuk memonitoring kegiatan atau data yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi.

2. Agar pengelola usaha bisa mengevaluasi suatu kegiatan-kegiatan dalam pengorganisasian perusahaan.

3. Administrasi bertujuan untuk menyusun suatu program pengembangan usaha dan suatu kegiatan pengorganisasian.

4. Administrasi bertujuan untuk mengamankan data atau catatan atau mengamankan suatu kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.

Itulah pengertian administrasi, hingga ciri-ciri, fungsi, dan juga tujuannya. Di dalam sebuah organisasi, perusahaan, atau instansi, administrasi adalah suatu hal yang penting. Jika tidak ada administrasi maka sebuah perusahaan, organisasi, atau instansi tidak akan berkembang dan tidak tertata.