5 Cara Membuat Struktur Organisasi yang Mudah dan Menarik, Bisa Online dan Offline

Liputan6.com, Jakarta Cara membuat struktur organisasi bisa dilakukan dengan Microsoft Word dan Power Point. Kemudian melalui Microsoft Excel di Visio, Canva, dan secara online melalui situs Lucidchart. Kelima cara membuat struktur organisasi ini mudah untuk pemula.

Mengingat struktur organisasi adalah yang menentukan peran, tanggung jawab, dan budaya kerja, cara membuat struktur organisasi jangan asal-asalan. Proses pembuatan struktur organisasi merupakan langkah awal pelaksanaan kegiatan dan segala rencana dapat diindahkan. 

Selain itu, cara membuat struktur organisasi yang mudah dan menarik baik disesuaikan dengan jenis-jenis struktur organisasinya. Pastikan untuk membuat bagan struktur organisasi sesuai dengan yang dibutuhkan. Ada jenis Komite; Lini, Staf, dan Fungsional; Lini dan Staf; Lini; dan Fungsional.

Berikut Liputan6.com ulas cara membuat struktur organisasi yang mudah dan menarik dari berbagai sumber, Rabu (5/5/2021).

Cara Membuat Struktur Organisasi di Microsoft Word

1. Buka tab Insert dan klik SmartArt untuk memulai cara membuat struktur organisasi.

2. Buka grup Hierarchy, lalu cara membuat struktur organisasi pilih templat bagan organisasi yang diinginkan. 

3. Pada cara membuat struktur organisasi bagian ini, akan melihat menu dengan shape yang mewakili orang. Cukup masukkan teks sebagai cara membuat struktur organisasi untuk mewakili setiap orang di dalam bagan yang dibuat. 

4. Jika cara membuat struktur organisasi perlu menambahkan shape ke templat bagan organisasi, klik tab SmartArt Tools Design, lalu cara membuat struktur organisasi klik Add Shape. 

5. Untuk menyusun seseorang ke dalam bagan organisasi, cara membuat struktur organisasi klik nama mereka pada kotak Text Dialog.

6. Tekan Tab untuk cara membuat struktur organisasi bagian memindahkan ke atas atau Shift + Tab untuk memindahkan ke bawah.

7. Atau cara membuat struktur organisasi dapat mengatur hierarchies pada tab SmartArt Design. 

Cara Membuat Struktur Organisasi di Microsoft Power Point

1. Cara membuat struktur organisasi adalah buka dokumen PowerPoint baru.

2. Buka tab Insert, lalu cara membuat struktur organisasi klik SmartArt.

3. Arahkan ke grup Hierarchy dan cara membuat struktur organisasi pilih templat bagan organisasi yang dibutuhkan. 

4. Klik shape untuk cara membuat struktur organisasi bagian menambahkan teks. 

5. Tambahkan lebih banyak bentuk (atau orang) sesuai yang dibutuhkan.

Canva didirikan oleh Chief Executive Officer Melanie Perkins, Obrecht, dan Cameron Adams pada 2012 dan diluncurkan pada tahun berikutnya.

Situs web dan aplikasi Canva membantu orang dan perusahaan membuat spanduk, logo, grafik dan presentasi media sosial.

Berikut cara membuat struktur organisasi dengan Canva:

1. Buat akun Canva baru untuk memulai cara membuat struktur organisasi sendiri, bisa dipraktikkan di HP dan laptop.

2. Pilih template, lalu cara membuat struktur organisasi klik kotak teks untuk mulai menyesuaikan grafik.

3. Sesuaikan detail seperti warna dan font sebagai cara membuat struktur organisasi sesuai keinginan.

4. Cara membuat struktur organisasi selanjutnya, pilih dari berbagai elemen grafik yang menakjubkan, seperti bingkai, bentuk, dan garis.

5. Simpan dan bagikan bila cara membuat struktur organisasi sudah diselesaikan.

Cara Membuat Struktur Organisasi dari Excel

1. Cara membuat struktur organisasi bisa memanfaatkan visio, yakni visual, drag-and-drop canvas tool yang memungkinkan orang untuk membuat bagan organisasi.

2. Visio memiliki kemampuan terhubung data di Excel file atau Active Directories.

3. Untuk memulai cara membuat struktur organisasi, buka Visio dan klik Organization Chart Wizard.

4. Klik “Informasi yang sudah disimpan dalam file atau database” sebagai cara membuat struktur organisasi.

5. Jawablah pertanyaan saat diminta dalam proses cara membuat struktur organisasi ini dari Excel.

6. Impor gambar sebagai cara membuat struktur organisasi jika diinginkan. 

7. Klik finish untuk cara membuat struktur organisasi bagian penyelesaian.

8. Seiring dengan mengimpor informasi ke bagan organisasi dari Excel, cara membuat struktur organisasi bisa menambahkan informasi secara langsung dalam Organization Chart Wizard. 

Cara Membuat Struktur Organisasi Online di Lucidchart

1. Buka situs Lucidchart menggunakan browser sebagai cara membuat struktur organisasi online.

2. Pastikan mulai cara membuat struktur organisasi dengan ,asuk menggunakan akun Lucidchart, kalau belum punya silahkan daftar terlebih dahulu.

3. Di halaman dasbor Lucidchart, cara membuat struktur organisasi mulai pilih menu Templates.

4. Pada kolom pencarian template, cara membuat struktur organisasi adalah ketik Organization Chart dan tekan Enter.

5. Bila sudah, cara membuat struktur organisasi mulai pilih template bagan yang ingin digunakan, sebagai contoh Company Structure Diagram, lalu klik Open Template.

6. Ubah semua tulisan yang ada di dalam bagan, cara membuat struktur organisasi bagian ini klik dua kali pada tulisan yang ingin diganti dan ketik tulisan yang ingin dimasukkan dalam bagan.

7. Untuk cara membuat struktur organisasi mengubah jenis, ketebalan, ukuran, dan warna huruf, cara membuat struktur organisasi adalah blok teks kemudian gunakan menu yang ada di bagian atas.

8. Jika ingin menambahkan kotak bagan, cara membuat struktur organisasi klik pada salah satu kotak bagan kemudian tekan Ctrl + C pada keyboard lalu tekan Ctrl + V, maka akan muncul kotak baru yang mirip dengan kotak bagan yang sudah dipilih.

9. Untuk menghapus bagan atau garis yang tidak diperlukan, cara membuat struktur organisasi adalah klik kanan pada elemen yang ingin dihapus lalu pilih Delete.

10. Untuk menyesuaikan posisi kotak bagan dan garis penghubung, cara membuat struktur organisasi bisa dilakukan dengan drag and drop.

11. Untuk menyimpan hasilnya, cara membuat struktur organisasi mulai klik menu File pilih Export lalu pilih jenis file yang akan digunakan, misalnya PNG. Setelah itu, klik tombol Download yang ada di pojok kanan bawah.

Jenis Struktur Organisasi Lini dan Staf

Menurut E. Merson, organisasi lini dan staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Di mana posisi staf sebagai pemberi saran sesuai bidangnya kepada pimpinan. Kelebihan jenis struktur organisasi ini adalah hanya ada satu pimpinan atau komando (perintah) yang ditaati.

Prinsip the right man in the right place lebih mudah dilaksanakan dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara mudah dan cepat. Kekurangannya, staf dapat menyalahgunakan fungsinya, tidak memberikan saran, tetapi memberikan perintah. Jenis struktur organisasi ini juga memiliki persaingan yang tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya.

Jenis Struktur Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional

Merupakan kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf, dan fungsional, biasanya diterapkan pada organisasi besar serta kompleks. Pada tingkat Dewan Komisaris (board of director) diterapkan tipe organisasi lini dan staf, sedangkan pada tingkat middle manager diterapkan tipe organisasi fungsional. Organisasi ini dilakukan dengan cara menggabungkan kebaikan dan menghilangkan kelemahan dari ketiga tipe organisasi tersebut.

Jenis Struktur Organisasi Komite

Suatu organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi komite (panitia = committees organization) mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif presidium/plural executive” dan komite ini bersifat manajerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal, komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang dibagikan secara khusus.

Jenis Struktur Organisasi Lini

Menurut Henry Fayol, organisasi lini adalah bentuk organisasi di mana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya.

Kelebihan jenis struktur organisasi ini adalah pemimpin berada pada satu tangan. Pengambilan keputusan dapat dilakukan secepat mungkin dan rasa solidaritas antar kawan umumnya tinggi. Dalam jenis struktur organisasi ini biaya organisasi relatif rendah.

Kekurangannya, jenis struktur organisasi ini terlalu tergantung pada satu orang, sehingga apabila yang bersangkutan tidak mampu, maka kegiatan perusahaan akan terganggu. Ditambah adanya kecenderungan pemimpin bertindak otokritas dan karyawan sulit mengembangkan karier.

Jenis Struktur Organisasi Fungsional

Menurut Frederick W.Taylor, organisasi fungsional adalah bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu.

 Kelebihan jenis struktur organisasi ini adalah pembidangan tugas cukup jelas dan spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan didayagunakan semaksimal mungkin. jenis organisasi ini juga menggunakan tenaga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai fungsinya.

Kekurangannya, adanya spesialisasi mengakibatkan sulitnya melakukan tour of duty. Koordinasi juga sulit dilaksanakan karena setiap tenaga ahli akan tetap mementingkan bidangnya masing-masing. Jenis struktur organisasi ini juga menekankan pada rutinitas tugas dan kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang.

Fungsi Perencanaan

Fungsi struktur organisasi yang pertama yaitu fungsi perencanaan, yaitu kemampuan yang untuk mengalokasikan sumber daya, menetapkan tenggat waktu dan melakukan "visi" dalam jangka pendek dan jangka panjang. 

Fungsi ini akan membantu Anda mengetahui bahwa sebagai sebuah kelompok, pengusaha cenderung menjadi pelaku, bukan perencana. Tetapi Anda dapat mengubah paradigma ini  dengan memasukkan semua ide bagus ke kertas atau komputer seperti Word Document, atau spreadsheet.

Fungsi Pengorganisasian

Fungsi struktur organisasi berikutnya yaitu fungsi pengorganisasian. Fungsi pengorganisasian yaitu ketika tiba saatnya untuk menerjemahkan semua ide tersebut ke dalam rencana tindakan, lengkap dengan prosedur dan protokol serta pendelegasian tugas kepada orang-orang yang paling sesuai untuk melaksanakannya.

Fungsi Kepemimpinan

Fungsi struktur organisasi selanjutnya yaitu fungsi kepemimpinan. Memimpin, atau memberikan arahan, bantuan dan dukungan yang dibutuhkan sebagian besar karyawan, bersamaan dengan kecakapan motivasi yang cenderung mereka kagumi.

Fungsi Kontrol

Fungsi struktur organisasi yang terakhir yaitu fungsi control. Seseorang harus tetap memperhatikan denyut nadi bisnis untuk memastikan bahwa semuanya dilakukan, secara efisien, cepat, dan untuk kepuasan pelanggan. Di banyak bisnis kecil, bos adalah "pengambil denyut nadi".