Laporan Adalah Segala Sesuatu yang Dilaporkan, Kenali Tujuan dan Fungsinya

Liputan6.com, Jakarta Laporan adalah istilah yang tentunya sudah tidak asing lagi bagi kebanyakan orang. Apalagi bagi mahasiswa yang kerapkali mendapatkan tugas membuat laporan ini. Terkadang, kamu juga mungkin pernah diberikan tugas membuat laporan saat di sekolah.

Laporan adalah tulisan yang harus memiliki format penulisan yang baik. Selain itu, laporan juga harus memiliki isi yang mudah dipahami agar pembaca mengerti apa yang dimaksud dan antusias dalam membacanya.

Laporan adalah segala sesuatu yang dilaporkan, baik itu berbentuk lisan maupun tulisan. Laporan harusnya ditulis atau disampaikan berdasarkan fakta atau peristiwa yang terjadi. Ada berbagai jenis laporan yang digunakan untuk berbagai macam keperluan.

Berikut Liputan6.com rangkum dari lms-paralel.esaunggul.ac.id, Jumat (24/11/2023) tentang pengertian laporan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), laporan adalah segala sesuatu yang dilaporkan. Laporan adalah segala sesuatu, baik itu peristiwa atapun kegiatan yang dilaporkan dan dapat berbentuk lisan ataupun tertulis berdasarkan fakta atau peristiwa yang terjadi. Menurut Widyamartaya, laporan adalah penyampaian informasi yang bersifat faktual tentang sesuatu dari satu pihak ke pihak yang lain. 

Dalam Indradi disebutkan bahwa laporan adalah suatu tulisan berisi hasil pengamatan terhadap sebuah tempat atau suatu pekerjaan. Laporan adalah suatu bentuk penyajian informasi yang berdasarkan fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, di mana fakta yang disajikan itu harus berdasarkan tanggung jawab terhadap informasi tersebut. Fakta yang disajikan dalam lapiran adalah bahan atau keterangan untuk informasi yang dibutuhkan, berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika telah melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan. 

Sementara itu, menurut Keraf (2001: 284), laporan adalah suatu cara komunikasi di mana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

Jadi, laporan adalah bentuk penyampaian informasi yang didasarkan oleh data-data yang faktual sehingga informasi yang diberikan dapat dipercaya serta mudah dipahami. Dalam penyampaiannya, laporan dapat bersifat lisan maupun tertulis.

Tujuan laporan adalah sebagai berikut:

1. Mengenal masalah yang terjadi 
2. Membuat data tentang peristiwa secara detail
3. Memberikan data-data faktual
4. Menpersiapkan tindakan yang perlu dilakukan 
5. Menilai suatu penyelidikan
6. Mempersiapkan penyelesaian terhadap suatu masalah
7. Membuat kesimpulan 
8. Menjelaskan secara detail tentang sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan. 

Laporan adalah alat komunikasi dalam suatu organisasi untuk menyampaikan data-data fakta secara rinci. Dengan alat inilah anggota dari suatu organisasi memberikan umpan balik pada pimpinan, yang memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. Di samping itu, laporan juga dibuat sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas atau fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan pengendalian.

Lebih lengkapnya, fungsi laporan adalah sebagai berikut (2006:125):

1. Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian. Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan.
2. Penyampaian informasi. Sebagaimana telah dikemukakan, bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi.
3. Bahan pengambilan keputusan. Untuk keperluan pengambilan keputusan seorang pimpinan memerlukan data/dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diarnbil. Data dan informasi yang akan diambil. Data dan informasi itu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi.
4. Alat pembina kerja sama. Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Saling tukar informasi, saling pengertian, dan koordinasi antara atasan dan bawahan sangat mendukung kerja sama yang baik.
5. Alat pengembangan cakrawala wawasan. Dengan saling tukar informasi, maka Pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.

Syarat- syarat laporan yang baik adalah sebagai berikut:

1. Jelas

Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan sangat banyak, oleh karena itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat laporan dalam menentukan data-data apa saja yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. Dalam hal ini, penulis harus memahami dengan benar dan detail, mengerti dengan baik materi yang akan dibahas di dalam laporan, dan juga menyusun kalimat dan istilah-istilah yang digunakan dalam laporan dengan jelas, agar lebih mudah dipahami oleh pembaca laporan tersebut. Maka dari itu, kejelasan suatu laporan sangat diperlukan.

2. Mengenai sasaran permasalahannya

Dengan menghindarkan pemakaian kata-kata yang ambigu sehingga menimbulkan kebingungan terhadap kata-kata yang terdapat di laporan yang juga akan membuat masalah dan penyelesaian masalahnya menjadi tidak tepat pada sasarannya.

3. Lengkap

Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya, dan sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan, di samping dalam mengemukakannya komprehensif.

4. Tepat waktu

Pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan, sehingga laporan harus tepat waktu.

5. Konsisten

Laporan dibuat dengan konsisten dalam arti selalu akurat sesuai data-data yang faktual yang akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.

6. Objektif dan faktual

Pembuatan laporan harus sesuai dengan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya dan dibuat secara objektif berdasar data yang faktual. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang akan dikemukakan.

7. Harus ada proses timbal balik

Jika si pembaca memberikan respon berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan.

8. Logis

Laporan dianggap logis jika keterangan yang dikemukakannya dapat ditelusuri alasan-alasannya yang masuk akal.

9. Sistematis

Laporan dianggap sistematik jika keterangan yamg tulisannya disusun dalam satuan-satuan yang berurutan dan saling berhubungan.

10. Tepat Penerimanya

Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan, atau antara atasan dan bawahan. Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana peiaksanaan tugas yang telah diberikannya, dan di lain pihak bawahan mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak lanjutnya. Oleh karena itu, laporan harus benar-benar sampai kepada yang memintanya.