Pemda Mana Peraih Pengawasan Terbaik Kearsipan di Jateng?

Liputan6.com, Semarang - Pemerintah Kota (Pemkot) Semarang meraih penghargaan peringkat 1 Pengawasan Kearsipan Tingkat Jawa Tengah tahun 2024. Dinas Arsip dan Perpustakaan (Arpus) menjadi Lembaga Kearsipan Daerah di Jawa Tengah yang mendapatkan kategori AA atau sangat memuaskan. 

Kepala Dinas Arpus Kota Semarang, Bambang Suranggono mewakili Pemkot Semarang menerima langsung penghargaan dalam Rakor Kearsipan Tingkat Provinsi Jawa Tengah tahun 2024.

Kabid Pengembangan, Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, Laily Widiyaningtyas mengatakan, Dinas Arpus meraih skor 94,42 dalam penilaian pengawasan kearsipan. Nilai ini merupakan nilai tertinggi, yang menjadikan Kota Semarang ranking 1 se-Jawa Tengah. 

"Penilaian pengawasan kearsipan dilakukan setahun sekali oleh Pemerintah Provinsi Jawa Tengah," kata Laily.

Pada tahun 2023 lalu, Dinas Arpus Kota Semarang meraih nilai 91,38 dan berada di ranking kedua. Tahun 2024, nilai yang diperoleh meningkat menjadi 94,42 dan menjadikan kota Semarang sebagai terbaik pengawasan kearsipan se-Jawa Tengah.

Laily menyebut ada dua kategori penilaian dalam pengawasan tersebut, yakni assessment eksternal (Dinas Arpus) dengan nilai bobot 60 persen. Sedangkan assessment internal perangkat daerah di lingkungan Kota Semarang memiliki bobot nilai 40 persen. 

"60 persen penilaian dari Dinas Arpus dan 40 persennya adalah nilai kearsipan organisasi perangkat daerah se-Kota Semarang. Semua dinas itu nilainya 40 persen," katanya.

Aspek pengawasan kearsipan eksternal meliputi kebijakan, pembinaan, pengelolaan arsip inaktif, pengelolaan arsip statis, sumber daya kearsipan dan pengelolaan arsip elektronik. 

"Selama ini kearsipan dianggap sepele, kemudian Wali Kota Semarang, meminta pengawasan kearsipan dibenahi," katanya.

Sejak saat itu perspektif berubah dan menganggap arsip itu penting, karena disitulah dapat melihat sejarah dan kegiatan-kegiatan yang selama ini tidak terlihat. 

Menurut Laily, ada jenis-jenis arsip terpelihara seperti arsip statis, arsip bernilai sejarah, arsip yang mempunyai memori kolektif bangsa. Arsip itu dinilai sangat penting demi bagi sejarah Ibu Kota Jawa Tengah.  

"Keunggulan Arpus di Kota Semarang sudah digitalisasi dalam kegiatan sehari hari semua OPD di Kota Semarang," katanya. 

Bahkan Dinas Arpus memiliki aplikasi pengelolaan arsip elektronik yang diberi nama Srikandi (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). 

Untuk indikator pengawasan kearsipan di OPD Pemkot Semarang memiliki bobot nilai 40 persen yang meliputi aspek penciptaan, pemeliharaan arsip, SDM, hingga sarpras.

Pemkot Semarang akan mewakili Provinsi Jawa Tengah pada penilaian Kearsipan Tingkat Nasional yang akan diumumkan pada akhir tahun 2024.