Ini Pentingnya Transformasi Pengelolaan Arsip di Era Digital

Liputan6.com, Semarang - Pengelolaan arsip sebagai dokumen resmi terus mengalami transformasi. Zaman sudah berubah dan semua harus bisa diakses secara cepat, aman, dan bisa dipertanggungjawabkan. Merespon kondisi ini Sekolah Vokasi Undip bekerja sama dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah melalui penandatanganan Perjanjian Teknis Pengelolaan Kearsipan dan Perpustakaan. Sebenarnya perjanjian ini sudah dimulai sejak tahun 2017.

Dekan Sekolah Vokasi Undip, Prof Dr Ir Budiyono, MSi, dan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, De Francisco Da Silva Tavares, SP, MSi sepakat bahwa pengelolaan arsip secara profesional sangat penting. "Ini sebagai respons kebutuhan akan integrasi sistem perpustakaan digital," kata Da Silva.

Dalam kerja sama tersebut, tidak hanya berfokus pada peningkatan manajemen kearsipan, tetapi juga menyangkut pengembangan perpustakaan digital sebagai pusat informasi yang lebih terintegrasi dan mudah diakses. Prof Dr Ir Budiyono MSi menyebut kerja sama meliputi banyak hal. Mulai dari pertukaran Tenaga Ahli hingga Pelatihan Kearsipan dan Perpustakaan Digital. "Ada juga program magang dan praktik kerja kepada mahasiswa Sekolah Vokasi Undip, agar memiliki pengalaman langsung dalam pengelolaan informasi modern," katanya.

Ditambahkan pula penyelenggaraan Lokakarya dan Seminar juga dilakukan dengan tujuan memperbarui dan memetakan persoalan kearsipan paling mutakhir. De Francisco Da Silva Tavares, menyebutkan bahwa teknologi informasi dapat diimplementasikan secara optimal dalam manajemen arsip dan perpustakaan.

Bagi Sekolah Vokasi Undip sebagai lembaga pendidikan, dilihat bahwa kerjasama itu bukan sekadar memperkuat kapasitas akademik dan keterampilan praktis mahasiswa, tetapi juga membawa manfaat nyata bagi pengelolaan informasi di Provinsi Jawa Tengah. "Kalau bisa tidak hanya melibatkan dua pihak saja, tetapi ada semacam pengelolaan bersama arsip-arsip di Jateng dalam bentuk digital (IT)," kata Prof Budiyono.

Selain itu kerja sama juga bisa menyelenggarakan bersama-sama berupa pengabdian untuk desa desa yang membutuhkan pembenahan arsip.