Formulir adalah Lembar Isian, Kenali Fungsi, Jenis, dan Unsur-unsurnya

Liputan6.com, Jakarta Formulir adalah istilah yang mungkin sudah tidak asing lagi bagi kebanyakan orang. Pasalnya, formulir sering kali kamu temukan dalam kehidupan sehari-hari. Pada saat mendaftar kerja, daftar berobat, mengisi kuesioner dan banyak hal lainnya terkadang menggunakan formulir ini.

Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang yang terformat dan diisi oleh penggunanya. Namun, sekarang ini formulir tidak hanya berbentuk kertas, namun juga dalam bentuk elektronik atau digital.

Formulir akan memudahkan dalam hal menyimpan dan mencatat. Dengan adanya formulir, akan terbentuk adanya keseragaman sehingga dapat mengurangi terjadinya ketidakefektifan penyimpanan.

Berikut Liputan6.com rangkum dari berbagai sumber, Minggu (5/11/2023) tentang formulir.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), formulir adalah lembar isian atau surat isian. Sementara itu, dalam bidang komputer, arti formulir adalah halaman web yang memungkinkan pengguna untuk memasukkan data, yang kemudian dapat dikirim kembali ke server web tersebut.

Menurut Rama dan Jones (2008), formulir adalah dokumen terpola yang berisi field kosong yang dapat diisi pengguna dengan data. Sementara itu, menurut Puspitawati (2011), formulir adalah secarik kertas atau media yang memiliki ruang untuk diisi dengan berbagai informasi sebagai dasar pencatatan transaksi atau aktifitas ekonomi suatu unit organisasi.

Formulir adalah lembaran kartu atau kertas atau dokumen elektronik dengan ukuran tertentu yang di dalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap dan juga bagian lain yang diisi dengan bagian yang tidak tetap.

Jadi, formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang yang terformat dan diisi oleh penggunanya. Formulir adalah alat yang penting dalam menjalankan organisasi informasi, karena bermanfaat untuk merekam data sehingga dapat mengurangi kemungkinan kesalahan informasi.

Menurut Ira A. Penn, formulir adalah alat yang dapat digunakan untuk mengorganisasi, mengumpulkan, mengalihkan informasi. Formulir memberikan fasilitas terhadap pengumpulan dan pemindahan data dan informasi dengan cepat dalam bentuk yang ringkas dan padat.

Formulir adalah alat penting untuk menciptakan dokumen karena formulir menentukan informasi apa yang akan dikumpulkan dan disimpan. Ada beberapa alasan penting mengapa formulir–formulir digunakan. Melansir dpad.jogjaprov.go.id, fungsi formulir adalah sebagai berikut:

1. Untuk keseragaman atau pembakuan kerja (work standarization).
2. Untuk mempermudah dalam penggolongan (classification) data.
3. Untuk mempermudah pemberkasan (filling) baik sistem maupun tempatnya.
4. Untuk mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja.
5. Sebagai alat pemberian instruksi.
6. Sebagai alat perencanaan, karena di dalamnya terdapat data dan fakta baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif.
7. Sebagai alat untuk kontrol dan evaluasi baik kualitatif maupun kuantitatif.

Dengan demikian pada dasarnya, apabila dirancang dengan benar berdasarkan perspektif sistem manajemen kearsipan, formulir dapat mempercepat arus kerja di dalam kantor atau organisasi secara keseluruhan, meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional, dan mengurangi biaya.

Pada umumnya jenis formulir dapat dibedakan menjadi lima macam, di antaranya:

1. Formulir tunggal
2. Formulir stub type
3. Formulir continuous stub type
4. Formulir kipas
5. Formulir continuous semi strip

Formulir yang digunakan di Indonesia memiliki kekhasan dalam desain, yang pada dasarnya mengandung unsur–unsur tertentu. Unsur-unsur formulir adalah kepala, batang tubuh, dan kaki.

Suatu desain formulir harus dirancang dengan baik agar dapat digunakan secara efisien dengan memperhatikan beberapa aturan umum yang berlaku:

1. Formulir harus dipahami dan ditentukan tujuan dan penggunaannya.
2. Desain formulir harus dibuat sederhana.
3. Setiap formulir harus mencantumkan nomor dan nama.
4. Sebaiknya menggunakan kartu atau ukuran kertas yang standar.
5. Menggunakan terminologi yang standar dalam instruksi.
6. Items sebaiknya disusun pada formulir dalam urutan yang tepat.

Kadang terlepas dari kebutuhan, sering terjadi seseorang membuat formulir baru tanpa mempertimbangkan apakah data yang diinginkan telah terdapat pada formulir yang ada atau dapat direkam pada formulir yang ada dengan modifikasi.

Pengertian yang sederhana, formulir adalah sehelai kertas tercetak yang menyediakan ruangan untuk dimuat catatan–catatan, informasi atau instruksi–instruksi yang akan diteruskan kepada individu–individu, atau organisasi lain. Tidak efisiensinya suatu formulir dapat disebabkan oleh beberapa faktor seperti misalnya:

1. Formulir sering kali dibuat melalui prosedur yang salah
2. Formulir sulit untuk diisi
3. Formulir memuat informasi yang tidak dibutuhkan
4. Formulir sering kali tumpang tindih dengan yang lain
5. Instruksi formulir kadang tidak lengkap dan tidak jelas
6. Formulir sudah kedaluwarsa
7. Desain formulir tidak standar

Standarisasi dan desain formulir akan menentukan data dan informasi apa saja yang layak direkam dalam suatu formulir. Isi data dan informasi yang akan direkam sebaliknya juga akan menentukan kualitas kertas dari formulir. Informasi yang dianggap penting bagi organisasi atau sangat vital bagi keberlangsungan hidup organisasi harus menggunakan kualitas yang tinggi.