Cara Membuat Kop Surat dengan Ms Word, Mudah dan Cepat

Liputan6.com, Jakarta Cara membuat kop surat penting diketahui saat ingin membuat surat resmi. Kop surat penting untuk mewakili identitas sebuah organisasi, lembaga, atau perusahaan. Cara membuat kop surat bisa menggunakan Microsoft Word.

Cara membuat kop surat dari Ms. Word cukuplah sederhana. Kamu bisa menggunakan Ms. Word versi apa saja untuk cara membuat kop surat. Fitur untuk cara membuat kop surat di Word adalah Header & Footer.

Header dan Footer dalam dokumen Word berguna untuk menambahkan tanggal, nomor halaman, dan teks apa pun pada bagian atas dan bawah dokumen. Cara membuat kop surat dari Ms. Word yang paling mendasar adalah menggunakan fitur Header.

Berikut cara membuat kop surat dari Ms. Word, dirangkum Liputan6.com dari berbagai sumber, Kamis(17/12/2020).

Sebelum mengetahui cara membuat kop surat dari Ms. Word, penting mengetahui apa saja isi dalam kop surat. Isi kop surat bisa bervariasi sesuai individu, organisasi, atau perusahaan yang diwakili. Umumnya isi kop surat meliputi:

- Logo.

- Nama perusahaan/organisasi/lembaga.

- Alamat.

- Nomor telepon.

- Email.

- Website.

- Slogan atau tagline.

- Nomor lisensi profesional.

Cara membuat kop surat di Ms Word yang pertama adalah mengakses fitur Header terlebih dahulu. Berikut cara membuat kop surat di Ms Word:

Buka dokumen baru di Ms Word. Pilih menu Insert lalu pada pilihan Header & Footer, pilih opsi Header. Setelah itu pilih jenis header sesuai keinginan. Setelah dipilih, lembar kerja otomatis akan mengarah pada bagian atas dokumen. Word juga dilengkapi dengan beberapa desain header dan footer bawaan yang dapat kamu gunakan dalam cara membuat kop surat.

Selain melalui menu Insert, kamu juga bisa mengakses fitur header dengan mengklik dua kali di area di bagian atas di dokumen.

Setelah berada pada fitur Header, kamu bisa mulai memasukkan isi kop surat. Berikut cara memasukkan isi kop surat dalam Header:

1. Untuk memasukkan isi seperti nama perusahaan, alamat, dan kontak, pilih menu Home.

2. Lalu pada pilihan Paragraph, pilih jenis paragraf 'center' atau rata tengah. Mulai isi nama perusahaan pada baris pertama. Lanjutkan dengan alamat, kontak, dan informasi tambahan lainnya di baris berikutnya.

3. Sesuaikan font tiap isi kop surat. Misalnya, nama perusahaan memiliki font lebih besar dan tebal. Sementara font isi lainnya lebih kecil dan tanpa efek tebal.

4. Sesuaikan letak teks dengan ruler yang sudah ada.

Satu hal yang penting dalam cara membuat kop surat adalah memasukkan logo perusahaan. Siapkan gambar logo perusahaan dengan kualitas baik dan tidak pecah. Logo biasanya berada di sebelah kiri kop surat. Berikut cara memasukkan logo perusahaan:

1. Pilih menu Insert lalu pada bagian Illustrations, pilih opsi Picture.

2. Pilih folder tempat logo disimpan, lalu pilih Insert.

3. Logo secara otomatis akan terletak di bagian tengah. Untuk mengubahnya, klik logo dan pilih menu format.

4. Pada pilihan Arrange, pilih Wrap Text dan pilih opsi Through. Dengan pengaturan ini, kamu bisa mengatur letak logo dengan lebih bebas.

5. Untuk membuat garis, klik enter pada teks isi kop surat. Lalu pilih menu Home dan pilih opsi Borders. Kemudian pilih Borders and Shading.

6. Atur garis seperti ukuran dan ketebalan sesuai kebutuhan.

Setelah semuanya selesai, kamu bisa menutup header. Cara menutup header bisa dengan memilih menu Design dan pilih opsi Close Header and Footer. Atau kamu juga bisa mengklik dua kali area tengah dokumen yang bukan bagian dari Header dan Footer. Cara membuat kop surat di Ms Word sudah selesai.

Selain cara membuat kop surat, mencetak tulisan di amplop juga penting diketahui dalam bagian surat menyurat kantor. Berikut caranya:

1. Pertama, buka Ms Word di komputer atau laptop. Pilih opsi 'mailing' pada menu tab yang ada. Setelah itu klik opsi 'envelope' dengan ikon amplop diatasnya.

2. Setelah itu jendela Envelopes and Labels akan muncul. Di sinilah kamu akan memasukkan semua informasi yang akan kamu taruh di amplop. Di kotak "Delivery Address" , masukkan alamat penerima.

3. Kotak "Return Address" adalah tempat kamu meletakkan nama dan alamat. Kamu dapat mengabaikan ini dengan mencentang kotak "Omit" jika mau. Setelah memasukkan semua informasi, klik "Option".

4. Di jendela Opsi Amplop yang terbuka, kamu harus memberi tahu Word bagaimana akan memasukkan amplop ke dalam printer.Pilih metode umpan yang sesuai dari opsi yang tersedia. Setelah mengatur di sini, kamu dapat menuju ke tab "Envelope Options".

5. Sekarang kamu memiliki opsi untuk mengubah ukuran amplop dan gaya font. Klik tarik-turun "Envelope Size" untuk membuka daftar besar ukuran amplop yang berbeda dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan.

6. Untuk mengkustomisasi font untuk pengiriman atau alamat pengirim, klik tombol "Font" di bawah item masing-masing. Kamu akan disambut oleh jendela baru yang menyajikan opsi font. Setelah selesai menyesuaikan ukuran dan gaya font amplop, klik "OK."

7. Kembali di jendela 'Envelopes and Labels'. Satu-satunya yang tersisa untuk dilakukan adalah mengklik tombol "Add To Document". Setelah dipilih, kamu akan menerima pesan yang menanyakan apakah kamu ingin menggunakan alamat pengirim yang kamu masukkan sebagai alamat pengirim default.

8. Saat melihat pratinjau tulisan amplop dan tak menemukan kesalahan apapun, kamu sudah dapat mencetaknya. Untuk mencetaknya, masuk sekali lagi pada jendela 'Envelopes and Labels'. setelah itu pilih opsi print untuk mencetaknya.

9. Sebelum itu, sambungkan komputer atau laptop pada perangkat printer. Pastikan amplop dipasang dengan benar dan sesuai di printer. Biarkan proses pencetakan berlangsung dan tunggu hasilnya.