KPI Adalah Key Performance Indicator, Ketahui Fungsi dan Cara Membuatnya

Liputan6.com, Jakarta KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicators. KPI adalah indikator penting (kunci) perkembangan menuju hasil yang diinginkan.

KPI adalah sesuatu yang memberikan fokus untuk peningkatan strategis dan operasional, menciptakan dasar analitis untuk pengambilan keputusan, dan membantu memusatkan perhatian pada hal yang paling penting.

KPI adalah suatu sistem yang dapat membantu perusahaan untuk menetapkan target atau tingkat kinerja yang diinginkan, serta melacak kemajuan terhadap target tersebut. KPI adalah suatu sistem yang dapat membantu perusahaan untuk menilai kinerja karyawannya. Dengan KPI, kinerja karyawan dapat diukur dari waktu ke waktu untuk tujuan tertentu.

KPI adalah alat ukur kemajuan, serta wawasan yang membantu orang-orang di seluruh organisasi untuk membuat keputusan yang lebih baik. KPI dapat membantu pengambilan keputusan dari setiap area bisnis, mulai dari keuangan hingga sumber daya manusia.

Berikut adalah ulasan lengkap mengenai KPI, mulai dari cara kerja hingga fungsinya, seperti yang telah dirangkum Liputan6.com dari berbagai sumber, Rabu (14/9/2022).

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, KPI adalah kependekan dari Key Performance Indicator. Dengan kata lain, KPI adalah suatu sistem yang diperlukan untuk mengukur kinerja suatu perusahaan.

Dalam buku berjudul Panduan Praktis Penilaian Kinerja Karyawan oleh Ir. M. Budihardjo dan ‎Andriansyah, dijelaskan arti KPI adalah indikator untuk memonitor tingkat pencapaian target kinerja dari suatu perusahaan.

Lalu bagaimana para ahli memahami arti KPI sebagai tolok ukur kinerja?

Menurut Bahari Antono (2011), KPI adalah tolok ukur kuantitatif yang digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian kinerja terhadap target kinerja yang telah ditetapkan.

Menurut Iveta (2012), KPI adalah ukuran yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai perspektif dan berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi.

Menurut Parmenter (2007), KPI adalah indikator yang paling kritikal untuk kesuksesan organisasi pada kondisi sekarang dan di masa datang.

Menurut Warren (2011), KPI adalah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi strategisnya. Visi strategis yang dimaksud merujuk kepada bagaimana strategi organisasi secara interaktif terintegrasi dalam strategi organisasi secara menyeluruh.

Menurut Nerjee dan Buoti (2012), KPI adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi. KPI juga digunakan untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan.

KPI adalah cara penting untuk memastikan perusahaan untuk tujuan organisasi secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa alasan terbesar mengapa perusahaan harus memiliki KPI:

a. Menjaga agar karyawan tetap selaras: Baik mengukur keberhasilan proyek atau kinerja karyawan, KPI membuat tim tetap bergerak ke arah yang sama.

b. Menunjukkan Kesehatan Perusahaan: KPI adalah cara atau alat penting untuk memberikan pandangan realistis tentang kesehatan organisasi atau perusahaan, dari faktor risiko hingga indikator keuangan.

c. Panduan untuk Melakukan Penyesuaian: KPI adalah cara atau alat yang akan membantu melihat dengan jelas keberhasilan dan kegagalan perusahaan, sehingga dapat menjadi bahan evaluasi untuk menjadi lebih baik lagi.

d. Mempertahankan Kinerja Karyawan: KPi adalah cara atau indikator penilaian yang akan membantu mempertahankan tingkat kinerja karyawan. dengan KPI, perusahaan akan dengan mudah menilai tingkat kinerja karyawan, dan memberi tahu apakah ada yang perlu ditingkatkan atau sudah cukup bagus. KPI adalah alat atau indikator yang dapat menilai apakah seorang karyawan telah bekerja sesuai target atau belum.

Beberapa KPI adalah indikator yang memiliki tujuan melihat perkembangan untuk mencapai target bulanan, beberapa lainnya memiliki tujuan jangka panjang. Namun dari semua jenis KPI, semuanya terikat oleh tujuan strategis, atau target yang harus dicapai. Jenis-jenis KPI antara lain adalah sebagai berikut:

a. Strategis: KPI jenis ini memiliki tujuan untuk memantau tujuan organisasi. Eksekutif biasanya melihat satu atau dua KPI strategis untuk mengetahui bagaimana kinerja organisasi pada waktu tertentu. Contohnya, termasuk laba atas investasi, pendapatan, dan pangsa pasar.

b. Operasional: KPI ini biasanya mengukur kinerja dalam kerangka waktu yang lebih pendek, dan berfokus pada proses dan efisiensi organisasi. Beberapa contoh antara lain adalah penjualan menurut wilayah, biaya transportasi bulanan rata-rata, dan biaya per akuisisi.

c. Unit Fungsional: Banyak KPI terkait dengan fungsi tertentu, seperti keuangan. KPI keuangan melacak margin laba kotor atau pengembalian aset. KPI fungsional ini juga dapat diklasifikasikan sebagai strategis atau operasional

d. Leading dan Tertinggal: Terlepas dari jenis KPI yang Anda tentukan, Anda harus mengetahui perbedaan antara indikator leading dan indikator tertinggal. Sementara KPI leading dapat membantu memprediksi hasil, KPI tertinggal melacak apa yang telah terjadi. Organisasi menggunakan campuran keduanya untuk memastikan mereka melacak apa yang paling penting.

KPI adalah indikator yang punya banyak jenis. Ada banyak hal yang bisa menjadi KPI. Namun penting untuk diingat, hanya indikator yang penting-penting saja yang seharusnya masuk dalam KPI. Memasukkan banyak aspek dalam KPI hanya akan mempersulit penilaian dan mengetahui gambaran besar mengenai perkembangan proyek sebuah perusahaan.

Fokus strategis adalah salah satu aspek terpenting dari KPI. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk mengembangkan KPI yang tepat:

a. Menentukan bagaimana KPI akan digunakan: Bicaralah dengan orang-orang yang akan menggunakan laporan KPI untuk mengetahui apa yang ingin mereka capai dan bagaimana mereka akan menggunakannya. Ini akan membantu Anda menentukan KPI yang relevan dan berharga bagi pengguna bisnis.

b. Fokus pada tujuan strategis: Jika KPI Anda tidak berhubungan dengan apa yang ingin Anda capai dalam bisnis Anda, Anda membuang-buang waktu. Meskipun mungkin terkait dengan fungsi bisnis tertentu seperti SDM atau pemasaran, setiap KPI harus dikaitkan langsung dengan tujuan bisnis Anda secara keseluruhan.

c. SMART KPI: KPI yang paling efektif mengikuti formula SMART yang telah terbukti. Pastikan KPI Specific, Measurable, Attainable, Realistic and Time-Bound.

Specific

Syarat penilaian KPI adalah specific. Di mana target pencapaian Key performance indikator harus dirumuskan dengan jelas dan specific, sehingga dapat dipahami dengan mudah oleh seluruh anggota organisasi.

Measurable

Syarat penilaian KPI adalah measurable. Di mana setiap Key performance indikator (baik ukuran kuantitatif maupun kualitatif) telah ditentukan informasi tentang jenis data-data yang akan digali, sumber data, dan cara mendapatkan data tersebut.

Attainable

Syarat penilaian KPI adalah attainable. Indikator kinerja yang dibuat harus bermanfaat dalam pengambilan keputusan.

Relevant

Syarat penilaian KPI adalah relevant. Indikator kinerja tersebut harus sesuai dengan ruang lingkup program dan dapat menggambarkan hubungan sebab dan akibat diantara indikator lainnya.

Time-Bond

Syarat penilaian KPI adalah time-bond. Indikator kinerja yang sudah ditetapkan harus dikumpulkan datanya dan dilaporkan tepat pada waktunya. Selain itu KPI juga harus menetapkan jangka waktu dalam mencapai target.

d. KPI harus jelas: Setiap orang di organisasi harus memahami KPI sehingga mereka dapat menindaklanjutinya. Inilah mengapa literasi data sangat penting. Ketika orang memahami cara bekerja dengan data, mereka dapat membuat keputusan yang akan memudahkan perusahaan mencapai target.

e. Rencana revisi: Saat bisnis dan pelanggan Anda berubah, Anda mungkin perlu merevisi KPI. Beberapa poin bisa saja tidak lagi relevan, atau Anda perlu menyesuaikan berdasarkan kinerja. Pastikan Anda memiliki rencana untuk mengevaluasi dan membuat perubahan pada KPI bila diperlukan.

f. Hindari melibatkan banyak indikator: Perlu diingat bahwa definisi KPI mengacu pada target yang paling penting. Hindari KPI yang berlebihan dengan berfokus pada tindakan yang paling berdampak.