Ciri-ciri Surat Resmi: Panduan Lengkap Penulisan dan Penggunaan

Liputan6.com, Jakarta Surat resmi merupakan salah satu jenis surat yang memiliki peran penting dalam komunikasi formal, baik di lingkungan pemerintahan, bisnis, maupun organisasi. Memahami ciri-ciri surat resmi sangatlah penting agar dapat menulis dan menggunakan surat resmi dengan tepat. Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang berbagai aspek surat resmi, mulai dari definisi, struktur, hingga contoh penggunaannya.

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal atau dinas dan ditulis dengan format serta bahasa yang baku. Surat ini biasanya digunakan dalam konteks pemerintahan, bisnis, atau organisasi untuk menyampaikan informasi, permintaan, atau keputusan secara tertulis.

Beberapa karakteristik utama surat resmi meliputi:

• Menggunakan bahasa formal dan baku
• Memiliki struktur yang jelas dan teratur
• Menggunakan kop surat resmi
• Mencantumkan nomor surat, lampiran, dan perihal
• Ditandatangani oleh pejabat yang berwenang

Surat resmi memiliki fungsi yang sangat penting dalam komunikasi formal. Beberapa fungsi utama surat resmi antara lain:

• Sebagai bukti tertulis atas suatu kegiatan atau transaksi
• Menyampaikan informasi secara resmi dan terdokumentasi
• Membangun dan menjaga hubungan baik antar instansi atau organisasi
• Menjadi sarana komunikasi yang efektif dalam lingkup formal

Struktur surat resmi terdiri dari beberapa bagian penting yang harus diperhatikan. Berikut adalah penjelasan detail mengenai struktur surat resmi:

1. Kop Surat

Kop surat merupakan bagian paling atas dari surat resmi yang memuat informasi tentang instansi atau organisasi pengirim surat. Kop surat biasanya terdiri dari:

• Logo instansi atau organisasi
• Nama instansi atau organisasi
• Alamat lengkap
• Nomor telepon dan fax
• Alamat email atau website (jika ada)

Kop surat berfungsi untuk memberikan identitas resmi pada surat dan memudahkan penerima surat untuk mengenali asal surat tersebut.

2. Nomor Surat

Nomor surat biasanya ditulis di bawah kop surat dan terdiri dari beberapa komponen, seperti:

• Nomor urut surat
• Kode surat
• Bulan dan tahun pembuatan surat

Contoh: Nomor: 001/ABC/III/2023

Nomor surat berfungsi sebagai identifikasi unik untuk setiap surat yang dikeluarkan dan memudahkan dalam pengarsipan serta penelusuran surat.

3. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis lengkap meliputi tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat. Penulisan tanggal surat biasanya diletakkan di sebelah kanan atas, di bawah kop surat.

Contoh: Jakarta, 15 Maret 2023

4. Lampiran

Bagian lampiran mencantumkan jumlah dokumen yang dilampirkan bersama surat (jika ada). Jika tidak ada lampiran, bagian ini dapat ditulis dengan "Lampiran: -" atau tidak perlu dicantumkan sama sekali.

Contoh: Lampiran: 2 (dua) lembar

5. Perihal

Perihal atau hal merupakan ringkasan singkat mengenai isi atau tujuan surat. Bagian ini ditulis secara singkat dan jelas agar penerima surat dapat langsung memahami maksud surat tersebut.

Contoh: Perihal: Undangan Rapat Koordinasi

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan berisi informasi lengkap mengenai penerima surat, meliputi:

• Nama penerima atau jabatan
• Nama instansi atau organisasi
• Alamat lengkap

Penulisan alamat tujuan biasanya diawali dengan kata "Kepada Yth." (Yang Terhormat).

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan sapaan formal yang digunakan untuk membuka surat. Beberapa contoh salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi antara lain:

• Dengan hormat,
• Salam sejahtera,
• Assalamualaikum Wr. Wb.,

8. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian utama yang memuat informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Isi surat biasanya terdiri dari tiga bagian:

• Pembuka: menjelaskan maksud dan tujuan penulisan surat
• Isi pokok: menjelaskan detail informasi atau pesan yang ingin disampaikan
• Penutup: berisi harapan atau ucapan terima kasih

9. Salam Penutup

Salam penutup merupakan ungkapan formal untuk mengakhiri surat. Beberapa contoh salam penutup yang umum digunakan antara lain:

• Hormat kami,
• Wassalamualaikum Wr. Wb.,
• Salam hormat,

10. Tanda Tangan dan Nama Terang

Bagian ini berisi tanda tangan pejabat yang berwenang beserta nama terang dan jabatannya. Tanda tangan berfungsi sebagai pengesahan atas isi surat.

11. Tembusan

Tembusan mencantumkan pihak-pihak lain yang juga menerima salinan surat tersebut. Bagian ini bersifat opsional dan hanya dicantumkan jika diperlukan.

Penggunaan bahasa yang tepat merupakan salah satu ciri-ciri surat resmi yang penting. Berikut adalah beberapa pedoman dalam penggunaan bahasa surat resmi:

1. Bahasa Baku

Surat resmi harus menggunakan bahasa Indonesia yang baku sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Hindari penggunaan bahasa gaul, dialek daerah, atau istilah asing yang tidak perlu.

2. Kalimat Efektif

Gunakan kalimat yang efektif, jelas, dan mudah dipahami. Hindari kalimat yang terlalu panjang atau berbelit-belit. Setiap kalimat harus memiliki subjek dan predikat yang jelas.

3. Pilihan Kata (Diksi) yang Tepat

Pilihlah kata-kata yang tepat dan sesuai dengan konteks formal. Hindari penggunaan kata-kata yang bermakna ganda atau ambigu. Gunakan istilah teknis dengan tepat jika diperlukan.

4. Tata Bahasa yang Benar

Perhatikan penggunaan tata bahasa yang benar, termasuk penggunaan imbuhan, kata penghubung, dan struktur kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.

5. Sopan dan Hormat

Gunakan bahasa yang sopan dan menunjukkan rasa hormat kepada penerima surat. Hindari penggunaan kata-kata yang kasar atau merendahkan.

6. Objektif dan Netral

Usahakan untuk menggunakan bahasa yang objektif dan netral, terutama dalam menyampaikan informasi atau pendapat. Hindari penggunaan bahasa yang bersifat emosional atau subjektif.

Terdapat berbagai jenis surat resmi yang digunakan dalam berbagai konteks. Berikut adalah beberapa jenis surat resmi yang umum digunakan:

1. Surat Dinas

Surat dinas adalah surat resmi yang digunakan dalam lingkungan pemerintahan atau instansi untuk keperluan kedinasan. Contoh surat dinas meliputi:

• Surat perintah tugas
• Surat keputusan
• Surat edaran
• Surat undangan rapat

2. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat resmi yang digunakan dalam dunia bisnis atau perdagangan. Beberapa contoh surat niaga antara lain:

• Surat penawaran
• Surat pesanan
• Surat tagihan
• Surat pengaduan

3. Surat Organisasi

Surat organisasi adalah surat resmi yang digunakan dalam lingkup organisasi atau lembaga non-pemerintah. Contoh surat organisasi meliputi:

• Surat undangan rapat anggota
• Surat keputusan pengurus
• Surat pemberitahuan kegiatan

4. Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja merupakan surat resmi yang digunakan untuk melamar pekerjaan. Surat ini biasanya disertai dengan curriculum vitae (CV) dan dokumen pendukung lainnya.

5. Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah surat resmi yang berisi kesepakatan antara dua pihak atau lebih. Contoh surat perjanjian meliputi:

• Surat perjanjian kerja sama
• Surat perjanjian jual beli
• Surat perjanjian sewa-menyewa

Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam menulis surat resmi yang efektif:

1. Persiapkan Informasi yang Diperlukan

Sebelum mulai menulis, pastikan Anda telah mengumpulkan semua informasi yang diperlukan, termasuk data penerima surat, tujuan surat, dan detail informasi yang akan disampaikan.

2. Gunakan Format yang Benar

Pastikan Anda menggunakan format surat resmi yang sesuai dengan jenis surat yang akan dibuat. Perhatikan struktur surat dan tata letak yang benar.

3. Perhatikan Ejaan dan Tata Bahasa

Periksa kembali ejaan dan tata bahasa yang digunakan dalam surat. Gunakan alat bantu seperti kamus atau aplikasi pemeriksa ejaan jika diperlukan.

4. Buat Konsep Terlebih Dahulu

Sebelum menulis surat final, buatlah konsep atau draft terlebih dahulu. Hal ini memungkinkan Anda untuk menyusun ide dan informasi dengan lebih terstruktur.

5. Gunakan Kalimat yang Jelas dan Singkat

Usahakan untuk menggunakan kalimat yang jelas, singkat, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang atau berbelit-belit.

6. Periksa Kembali Sebelum Dikirim

Sebelum mengirim surat, baca kembali seluruh isi surat untuk memastikan tidak ada kesalahan atau informasi yang terlewat. Jika memungkinkan, minta orang lain untuk membaca dan memberikan masukan.

Untuk lebih memahami ciri-ciri surat resmi, penting untuk mengetahui perbedaannya dengan surat tidak resmi. Berikut adalah beberapa perbedaan utama antara surat resmi dan tidak resmi:

1. Tujuan

Surat resmi memiliki tujuan formal seperti komunikasi bisnis, pemerintahan, atau organisasi. Sementara itu, surat tidak resmi biasanya digunakan untuk komunikasi pribadi atau informal.

2. Bahasa

Surat resmi menggunakan bahasa formal dan baku, sedangkan surat tidak resmi dapat menggunakan bahasa sehari-hari atau informal.

3. Struktur

Surat resmi memiliki struktur yang baku dan teratur, sementara surat tidak resmi memiliki struktur yang lebih fleksibel.

4. Kop Surat

Surat resmi biasanya menggunakan kop surat yang berisi informasi instansi atau organisasi, sedangkan surat tidak resmi tidak memerlukan kop surat.

5. Nomor Surat

Surat resmi selalu mencantumkan nomor surat, sementara surat tidak resmi tidak memerlukan nomor surat.

6. Tanda Tangan

Surat resmi harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, sedangkan surat tidak resmi cukup ditandatangani oleh pengirim surat.

Berikut adalah contoh surat resmi yang dapat dijadikan referensi:

PT MAJU BERSAMA

Jl. Raya Utama No. 123, Jakarta Pusat

Telp. (021) 5555-6666, Fax. (021) 5555-7777

Email: info@majubersama.com

Nomor: 001/MB/III/2023 Jakarta, 20 Maret 2023

Lampiran: 1 (satu) berkas

Perihal: Undangan Rapat Koordinasi

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Kepala Divisi

PT Maju Bersama

di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kinerja perusahaan triwulan pertama tahun 2023, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri Rapat Koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Senin, 27 Maret 2023

Waktu : Pukul 09.00 - 12.00 WIB

Tempat : Ruang Rapat Utama, Lantai 5 Gedung PT Maju Bersama

Agenda : Evaluasi Kinerja Triwulan I 2023 dan Perencanaan Triwulan II 2023

Mengingat pentingnya rapat ini, kami mohon kehadiran dan partisipasi aktif Bapak/Ibu. Dimohon untuk mempersiapkan laporan kinerja divisi masing-masing sesuai dengan format yang terlampir.

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT Maju Bersama

[Tanda tangan]

Budi Santoso

Direktur Utama

Tembusan:

1. Komisaris Utama PT Maju Bersama

2. Arsip

Memahami ciri-ciri surat resmi sangatlah penting dalam komunikasi formal, baik di lingkungan pemerintahan, bisnis, maupun organisasi. Dengan mengetahui struktur, bahasa, dan jenis-jenis surat resmi, Anda dapat menulis dan menggunakan surat resmi dengan lebih efektif dan profesional.

Ingatlah bahwa surat resmi bukan hanya sekadar formalitas, tetapi juga merupakan cerminan profesionalisme dan kredibilitas pengirim surat. Oleh karena itu, penting untuk selalu memperhatikan detail dan kualitas dalam setiap surat resmi yang Anda buat.

Dengan mempraktikkan tips-tips yang telah dibahas dan terus meningkatkan keterampilan menulis, Anda dapat menghasilkan surat resmi yang berkualitas dan mencapai tujuan komunikasi dengan lebih baik. Jangan ragu untuk terus belajar dan mengasah kemampuan Anda dalam menulis surat resmi, karena keterampilan ini akan sangat bermanfaat dalam karir dan kehidupan profesional Anda.