Paklaring Itu Apa: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Liputan6.com, Jakarta Paklaring merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai bukti bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan tersebut. Istilah paklaring berasal dari bahasa Belanda "verklaring" yang berarti pernyataan atau keterangan. Dalam konteks ketenagakerjaan, paklaring adalah surat keterangan pengalaman kerja yang memuat informasi mengenai identitas karyawan, jabatan, masa kerja, dan keterangan lain terkait pekerjaan seseorang di suatu perusahaan.

Paklaring berbeda dengan surat keterangan kerja. Surat keterangan kerja diberikan kepada karyawan yang masih aktif bekerja, sedangkan paklaring diberikan kepada karyawan yang sudah tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut karena mengundurkan diri, pensiun, atau alasan lainnya. Paklaring berfungsi sebagai bukti resmi pengalaman kerja seseorang yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan.

Isi paklaring umumnya mencakup:

• Identitas perusahaan (nama, alamat, logo)
• Identitas karyawan (nama, NIK, alamat)
• Jabatan terakhir karyawan
• Masa kerja (tanggal mulai dan berakhir)
• Alasan berakhirnya hubungan kerja
• Keterangan kinerja karyawan selama bekerja
• Tanda tangan pejabat berwenang dan stempel perusahaan

Paklaring merupakan hak karyawan yang wajib diberikan oleh perusahaan sesuai ketentuan dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan. Dokumen ini penting sebagai bukti pengalaman kerja yang dapat mendukung karir karyawan di masa depan.

Paklaring memiliki beberapa fungsi dan manfaat penting bagi karyawan maupun perusahaan, antara lain:

1. Bukti Pengalaman Kerja

Fungsi utama paklaring adalah sebagai bukti resmi bahwa seseorang pernah bekerja di suatu perusahaan. Dokumen ini memuat informasi mengenai jabatan, masa kerja, dan kinerja karyawan selama bekerja. Paklaring dapat digunakan sebagai referensi saat melamar pekerjaan baru untuk menunjukkan pengalaman dan kompetensi yang dimiliki.

2. Persyaratan Melamar Kerja

Banyak perusahaan yang menjadikan paklaring sebagai salah satu persyaratan dalam proses rekrutmen karyawan baru, terutama untuk posisi manajerial atau level atas. Paklaring membantu perusahaan memverifikasi riwayat pekerjaan dan pengalaman kandidat.

3. Pencairan Dana BPJS Ketenagakerjaan

Paklaring merupakan salah satu dokumen yang dibutuhkan untuk mencairkan dana Jaminan Hari Tua (JHT) dari BPJS Ketenagakerjaan. Surat ini menjadi bukti bahwa seseorang sudah tidak lagi bekerja di perusahaan sebelumnya sehingga berhak mencairkan dana JHT.

4. Pengajuan Pinjaman atau Kartu Kredit

Lembaga keuangan seperti bank sering meminta paklaring sebagai salah satu persyaratan pengajuan pinjaman atau kartu kredit. Dokumen ini menjadi bukti pekerjaan dan penghasilan pemohon untuk menilai kemampuan membayar.

5. Melamar Beasiswa

Beberapa program beasiswa, terutama untuk jenjang pascasarjana, mensyaratkan pengalaman kerja. Paklaring dapat digunakan sebagai bukti pengalaman kerja saat mengajukan beasiswa.

6. Evaluasi Kinerja

Bagi perusahaan, paklaring dapat menjadi sarana evaluasi kinerja karyawan secara keseluruhan selama masa kerjanya. Informasi dalam paklaring membantu perusahaan menilai kontribusi karyawan.

7. Perlindungan Hukum

Paklaring memberikan perlindungan hukum bagi karyawan maupun perusahaan terkait hubungan kerja yang pernah terjalin. Dokumen ini menjadi bukti resmi jika di kemudian hari terjadi perselisihan.

Dengan berbagai fungsi tersebut, paklaring menjadi dokumen penting yang perlu dimiliki setiap karyawan setelah mengakhiri masa kerjanya di suatu perusahaan. Baik karyawan maupun perusahaan perlu memahami pentingnya paklaring ini.

Untuk mendapatkan paklaring, ada beberapa syarat yang umumnya harus dipenuhi oleh karyawan:

1. Masa Kerja Minimal

Kebanyakan perusahaan menetapkan syarat masa kerja minimal untuk mendapatkan paklaring, biasanya 1 tahun. Hal ini untuk memastikan karyawan memiliki pengalaman kerja yang cukup signifikan di perusahaan tersebut. Karyawan dengan masa kerja kurang dari 1 tahun mungkin hanya akan mendapatkan surat keterangan kerja biasa.

2. Mengundurkan Diri Secara Baik-baik

Karyawan harus mengundurkan diri dengan cara yang baik dan profesional sesuai prosedur perusahaan. Ini mencakup memberikan surat pengunduran diri resmi, menyelesaikan masa kerja (notice period), dan melakukan serah terima pekerjaan dengan baik. Pengunduran diri yang tidak sesuai prosedur dapat menyebabkan perusahaan menolak memberikan paklaring.

3. Menyelesaikan Semua Kewajiban

Sebelum mendapatkan paklaring, karyawan harus menyelesaikan semua kewajiban dan tanggung jawabnya terhadap perusahaan. Ini termasuk:

• Menyelesaikan semua tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya
• Mengembalikan semua aset perusahaan yang dipinjamkan (laptop, kendaraan, dll)
• Melunasi hutang atau pinjaman kepada perusahaan (jika ada)
• Menyelesaikan laporan-laporan yang dibutuhkan
• Melakukan serah terima pekerjaan kepada pengganti atau atasan

4. Tidak Ada Masalah Hukum

Karyawan sebaiknya tidak memiliki masalah hukum atau pelanggaran serius terhadap peraturan perusahaan. Kasus-kasus seperti penggelapan, pencurian, atau pelanggaran berat lainnya dapat menyebabkan perusahaan menolak memberikan paklaring.

5. Mengajukan Permohonan

Beberapa perusahaan mensyaratkan karyawan untuk mengajukan permohonan resmi untuk mendapatkan paklaring. Permohonan ini biasanya diajukan ke bagian HRD dengan menyertakan alasan kebutuhan paklaring.

6. Penilaian Kinerja Baik

Meskipun tidak selalu menjadi syarat mutlak, karyawan dengan penilaian kinerja yang baik selama masa kerjanya akan lebih mudah mendapatkan paklaring dengan keterangan positif dari perusahaan.

Penting untuk dicatat bahwa syarat-syarat di atas dapat berbeda-beda tergantung kebijakan masing-masing perusahaan. Ada perusahaan yang lebih fleksibel, namun ada pula yang memiliki persyaratan lebih ketat. Karyawan sebaiknya memahami kebijakan perusahaan terkait paklaring ini sejak awal bekerja.

Proses pembuatan dan permintaan paklaring melibatkan beberapa langkah yang perlu diperhatikan baik oleh karyawan maupun perusahaan. Berikut adalah panduan lengkap cara membuat dan meminta paklaring:

Bagi Karyawan:

1. Pahami Kebijakan Perusahaan

   Pelajari terlebih dahulu kebijakan perusahaan terkait prosedur pengunduran diri dan permintaan paklaring. Informasi ini biasanya tercantum dalam kontrak kerja atau peraturan perusahaan.

2. Ajukan Pengunduran Diri

   Buat surat pengunduran diri resmi dan ajukan sesuai prosedur perusahaan. Berikan waktu yang cukup (biasanya 1 bulan) sebelum tanggal efektif pengunduran diri.

3. Selesaikan Kewajiban

   Pastikan untuk menyelesaikan semua tugas, tanggung jawab, dan kewajiban terhadap perusahaan sebelum masa kerja berakhir.

4. Ajukan Permohonan Paklaring

   Buat surat permohonan paklaring yang ditujukan kepada HRD atau pihak berwenang. Sebutkan alasan kebutuhan paklaring tersebut.

5. Lakukan Exit Interview

   Ikuti proses exit interview jika ada. Ini kesempatan untuk memberikan feedback dan memastikan semua prosedur pengunduran diri telah diikuti.

6. Tindak Lanjut

   Jika paklaring belum diberikan saat hari terakhir kerja, lakukan follow up secara sopan kepada HRD.

Bagi Perusahaan (HRD):

1. Verifikasi Kelayakan

   Pastikan karyawan yang mengajukan paklaring memenuhi syarat sesuai kebijakan perusahaan.

2. Kumpulkan Informasi

   Kumpulkan data-data terkait karyawan seperti masa kerja, jabatan, prestasi, dan catatan kinerja.

3. Buat Draft Paklaring

   Susun draft paklaring sesuai format standar perusahaan. Pastikan semua informasi akurat dan objektif.

4. Review dan Persetujuan

   Minta review dan persetujuan dari atasan langsung karyawan atau pejabat berwenang lainnya.

5. Finalisasi dan Tanda Tangan

   Cetak paklaring pada kop surat resmi perusahaan. Minta tanda tangan pejabat berwenang dan bubuhkan stempel perusahaan.

6. Serahkan kepada Karyawan

   Berikan paklaring kepada karyawan, idealnya pada hari terakhir kerja. Minta tanda terima sebagai bukti paklaring telah diserahkan.

7. Arsip

   Simpan salinan paklaring dalam arsip perusahaan untuk keperluan di masa mendatang.

Penting untuk diingat bahwa proses pembuatan paklaring harus dilakukan dengan cermat dan profesional. Informasi yang tercantum harus akurat, objektif, dan tidak memuat hal-hal yang dapat merugikan karyawan di masa depan. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa format dan isi paklaring sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

Dalam dunia kerja, ada beberapa jenis surat yang sering kali membingungkan karena kemiripannya, yaitu paklaring, surat keterangan kerja, dan surat rekomendasi. Meskipun ketiganya berkaitan dengan pekerjaan seseorang, masing-masing memiliki fungsi dan karakteristik yang berbeda. Berikut adalah penjelasan mengenai perbedaan ketiga jenis surat tersebut:

1. Paklaring

• Definisi: Surat keterangan pengalaman kerja yang diberikan kepada karyawan yang sudah tidak lagi bekerja di perusahaan.
• Waktu Pemberian: Diberikan saat karyawan mengundurkan diri, pensiun, atau berakhirnya kontrak kerja.
• Isi: Memuat informasi tentang identitas karyawan, jabatan terakhir, masa kerja, dan keterangan singkat tentang kinerja selama bekerja.
• Fungsi Utama: Sebagai bukti pengalaman kerja untuk keperluan melamar pekerjaan baru, mengurus BPJS, atau keperluan administratif lainnya.
• Sifat: Bersifat netral dan objektif, hanya menyatakan fakta-fakta terkait pekerjaan.

2. Surat Keterangan Kerja

• Definisi: Surat yang menyatakan bahwa seseorang masih aktif bekerja di suatu perusahaan.
• Waktu Pemberian: Diberikan saat karyawan masih aktif bekerja, biasanya atas permintaan karyawan untuk keperluan tertentu.
• Isi: Memuat informasi tentang status kepegawaian, jabatan saat ini, dan lama bekerja di perusahaan.
• Fungsi Utama: Untuk keperluan administratif seperti pengajuan visa, pinjaman bank, atau keperluan lain yang membutuhkan bukti pekerjaan aktif.
• Sifat: Bersifat konfirmasi status pekerjaan saat ini.

3. Surat Rekomendasi

• Definisi: Surat yang berisi penilaian dan rekomendasi positif tentang kinerja dan karakter seseorang.
• Waktu Pemberian: Bisa diberikan saat masih bekerja atau setelah tidak lagi bekerja, biasanya atas permintaan karyawan.
• Isi: Memuat penilaian subjektif tentang kualitas kerja, keterampilan, dan karakter personal karyawan.
• Fungsi Utama: Untuk mendukung aplikasi pekerjaan, beasiswa, atau keperluan lain yang membutuhkan referensi personal.
• Sifat: Bersifat subjektif dan personal, biasanya berisi pujian dan rekomendasi positif.

Perbedaan utama antara ketiga jenis surat ini terletak pada tujuan, waktu pemberian, dan sifat informasi yang dimuat. Paklaring bersifat lebih formal dan objektif, menjadi bukti resmi pengalaman kerja. Surat keterangan kerja lebih berfokus pada konfirmasi status pekerjaan saat ini. Sementara surat rekomendasi lebih personal dan subjektif, memberikan penilaian kualitatif tentang kinerja dan karakter seseorang.

Dalam praktiknya, seseorang mungkin membutuhkan kombinasi dari ketiga jenis surat ini tergantung pada keperluannya. Misalnya, saat melamar pekerjaan baru, seseorang mungkin menyertakan paklaring sebagai bukti pengalaman kerja sekaligus surat rekomendasi untuk memberikan gambaran lebih mendalam tentang kualitas kerjanya.

Paklaring merupakan dokumen penting dalam dunia kerja yang memiliki berbagai fungsi dan manfaat bagi karyawan maupun perusahaan. Sebagai bukti resmi pengalaman kerja, paklaring dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti melamar pekerjaan baru, mengurus BPJS Ketenagakerjaan, hingga mengajukan pinjaman atau beasiswa.

Bagi karyawan, penting untuk memahami syarat dan prosedur mendapatkan paklaring, serta menjaga hubungan baik dengan perusahaan hingga akhir masa kerja. Sementara bagi perusahaan, pembuatan paklaring harus dilakukan dengan cermat dan profesional, memuat informasi yang akurat dan objektif.

Dengan memahami pentingnya paklaring, baik karyawan maupun perusahaan dapat menjalankan proses pengunduran diri dan pemutusan hubungan kerja dengan lebih baik. Paklaring bukan hanya formalitas, tetapi juga cerminan profesionalisme dan penghargaan terhadap kontribusi karyawan selama bekerja di perusahaan.