9 Jenis-Jenis Arsip, Kenali Sifat dan Nilai Gunanya

Liputan6.com, Jakarta Arsip sering digunakan untuk aktivitas perkantoran dan perkuliahan. Arsip biasa berisi informasi, data, bukti, serta rekaman aktivitas. Kegiatan pengarsipan penting untuk menunjang pekerjaan. Mengetahui jenis-jenis arsip bisa memudahkan penggunaannya.

Menurut lembaga pemerintah, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen. Tidak heran jika jenis-jenis arsip kini ada banyak sekali.

Setelah mengetahui jenis-jenis arsip, penting juga untuk mengelolanya dengan benar. Memaksimalkan penggunaan arsip tentu harus beriringan dengan pemeliharaan. Agar arsip bisa terjaga dengan baik, teratur, dan aman.

Berikut Liputan6.com rangkum jenis-jenis arsip dari berbagai sumber, Selasa (19/5/2020).

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya

1. Arsip yang berbentuk lembaran. Misalnya: Surat-surat, warkat, akte notaries, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan-laporan, micro fiche, foto-foto dan lain-lain.

2. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Misalnya, disket komputer, hard disk, video kaset, flash disk, micro film, rekaman pada pita kaset, dan lain-lain.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Subyek atau Isinya

Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4, antara lain yaitu:

1. Arsip Keuangan, contohnya: laporan keuangan, darftar gaji,  bukti pembelian, bukti pembayaran dan surat perintah bayar.

2. Arsip Kepegawaian, contohnya: surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

3. Arsip Pemasaran, contohnya: surat pesanan, surat perjanjian penjualan, surat penawaran, daftar pelanggan dan daftar harga.

4. Daftar pendidikan, contohnya: satuan pelajaran, daftar hadir siswa, kurikulum, raport dan transkip mahasiswa.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya

1. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Contoh: kuintasi, giro, cek, dan kartu kredit.

2. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.Contoh: catatan tentangjumlah barang, merek, ukuran, dan harga.

3. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, dan surat keputusan.

4. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.

5. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Keahliannya

Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keasliannya, bisa dibedakan menjadi 3, yaitu:

1. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, tanda tangan, cetakan printer, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

2. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, akan tetapi mempunyai kesesuaian dengan dokumen asli.

3. Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, akan tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya

1. Lembaga pemerintahan

- Arsip nasional di indonesia(Arsip Nasional Republik Indonesia) sebagai inti organisasi dari Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut arsip nasional pusat.

- Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip nasional daerah), termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I, (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah khusus Ibukuota Jakarta) yang selanjuntya disebut arsip nasional daerah.

2. Instansi pemerintah/swasta

- Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya. Jadi, bukan tindasan, bukan karbon kopinya atau bukan salinan atau bukan microfilmnya. Sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopinya, salinan atau microfilmnya.

- Arsip sentral arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

1. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan.

2. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan.

3. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak.

4. Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.

5. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoth: hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya

1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

- Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Arsip inimasih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.

- Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.

- Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip inaktif hanyadigunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.

2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi Negara.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Nilai Gunanya

Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, antara lain yaitu:

1. Arsip bernilai informasi, contohnya: pengumuman, undangan dan pemberitahuan.

2. Arsip bernilai hukum, contohna: akta pendirian perusahaan, akta perkawinan, akta kelahiran, surat kuasa, surat perjanjian dan keputusan pengadilan.

3. Arsip bernilai administrasi, contohnya: surat keputusan, prosedur kerja, ketentuan-ketentuan organisasi, dan uraian tugas pegawai.

4. Arsip bernilai ilmiah, contohnya: hasil penelitian.

5. Arsip bernilai keuangan, contohnya: kuitansi, bon penjualam, dan laporan keuangan.

6. Arsip bernilai sejarah, conohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa.

7. Arsip bernilai pendidikan, contohnya: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Kekuatan Hukum

Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum dibedakan menjadi 2 macam, antara lain yaitu:

1. Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan. Dalam hal ini arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

2. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofiolm dan hasil print komputer.