8 Cara Mengirim Fax Secara Tradisional dan Online, Ketahui Keunggulannya

Liputan6.com, Jakarta Fax (faksimili) adalah teknologi pengiriman dokumen, melalui sinyal elektronik yang diubah menjadi sinyal suara dan dikirim melalui jaringan telepon. Proses pengiriman dokumen ini, dilakukan dengan mengubah dokumen fisik menjadi sinyal elektronik dan mengirimkannya melalui jaringan telepon. Penerima dokumen akan menerima sinyal suara yang kemudian diubah kembali menjadi dokumen fisik. Cara mengirim fax juga tergolong mudah, karena tersedia sejumlah layanan baik secara tradisional maupun online. 

Fax telah digunakan sejak tahun 1843, ketika Alexander Bain menciptakan perangkat fax pertama. Namun, fax baru menjadi populer pada tahun 1970-an dengan diperkenalkannya mesin fax modern, yang dapat mengirim dan menerima dokumen dengan cepat dan mudah. Cara mengirim fax dengan mesin modern ini, menggunakan teknologi digital yang lebih canggih, sehingga memungkinkan dokumen untuk dikirim dan diterima dengan lebih cepat dan dengan kualitas yang lebih baik.

Meskipun teknologi fax telah digantikan oleh teknologi digital lainnya, seperti email dan layanan file sharing, cara mengirim fax tradisional masih digunakan oleh banyak bisnis dan organisasi untuk mengirim dokumen penting, terutama di sektor kesehatan, keuangan, dan hukum. Penggunaan fax juga masih tetap relevan di beberapa negara dan organisasi, yang menerapkan regulasi atau kebijakan yang mensyaratkan penggunaan fax sebagai salah satu bentuk pengiriman dokumen.

Keuntungan utama dari penggunaan fax adalah kemampuannya untuk mengirim dokumen dengan cepat dan mudah, tanpa perlu mengirim dokumen fisik yang dapat memakan waktu dan biaya. Berikut ini cara mengirim fax yang Liputan6.com rangkum dari berbagai sumber, Selasa (7/3/2023).

Mengirim fax adalah salah satu cara untuk mengirim dokumen secara elektronik. Meskipun teknologi ini mungkin sudah usang bagi sebagian orang, tetapi masih ada beberapa situasi di mana mengirim fax diperlukan, terutama dalam lingkungan bisnis. Berikut ini beberapa cara mengirim fax yang perlu dilakukan:

1. Mengirim fax dengan mesin fax tradisional

- Persiapkan dokumen yang akan dikirim. Pastikan dokumen tersebut sudah diprint dengan kertas yang cukup tebal dan tinta yang cukup.

- Siapkan mesin fax dengan memasukkan nomor fax penerima. Pastikan nomor fax tersebut benar dan valid. Anda juga bisa menggunakan cover sheet atau lembar penutup dengan mencantumkan informasi dasar seperti nama dan nomor fax penerima, nama pengirim, dan judul dokumen.

- Letakkan dokumen yang akan dikirim pada mesin fax. Pastikan dokumen tersebut terletak pada posisi yang benar dan rapi.

- Tekan tombol "send" atau "start" pada mesin fax untuk memulai mengirim dokumen. Pastikan bahwa mesin fax telah mengirimkan seluruh dokumen secara utuh dan terkirim dengan sukses.

- Setelah selesai mengirim, pastikan untuk mengunci mesin fax dan menghapus dokumen dari memori mesin. Hal ini untuk menjaga keamanan dan privasi dokumen.

2. Mengirim fax dengan layanan fax online

- Pilih layanan fax online yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Ada banyak layanan fax online yang tersedia, seperti FaxZero, HelloFax, eFax, dan lainnya. Pastikan untuk memilih layanan yang terpercaya, memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda, dan memiliki biaya yang terjangkau.

- Daftarkan akun Anda pada layanan fax online. Setelah mendaftar, Anda akan diberikan nomor fax virtual yang dapat digunakan untuk mengirim dan menerima fax.

- Siapkan dokumen yang akan dikirim, di mana dokumen tersebut dapat diupload dari komputer atau perangkat mobile Anda. Pastikan dokumen tersebut sudah dalam format yang sesuai dengan kebutuhan penerima.

- Masukkan nomor fax penerima pada layanan fax online. Pastikan nomor fax tersebut benar dan valid.

- Tekan tombol "send" pada layanan fax online untuk memulai mengirim dokumen. Pastikan bahwa dokumen telah terkirim dengan sukses dan terima notifikasi jika dokumen telah diterima oleh penerima.

- Setelah selesai mengirim, pastikan untuk logout dari layanan fax online dan menghapus dokumen dari penyimpanan online. Hal ini untuk menjaga keamanan dan privasi dokumen.

Selain dengan menggunakan mesin fax tradisional dan layanan fax online, ada beberapa cara lain yang dapat digunakan untuk mengirim fax. Berikut ini adalah beberapa cara mengirim fax lainnya:

1. Mengirim fax melalui email

Beberapa perusahaan menyediakan layanan email-to-fax, di mana pengguna dapat mengirim fax dengan mengirim email ke alamat khusus yang disediakan oleh perusahaan tersebut. Cara ini cukup mudah dan efisien karena pengguna hanya perlu mengirim email seperti biasa, dan perusahaan akan mengirimkan dokumen tersebut sebagai fax ke nomor tujuan yang ditentukan.

2. Mengirim fax melalui aplikasi mobile

Beberapa aplikasi mobile, seperti CamScanner, juga menyediakan fitur untuk mengirim fax. Cara ini cukup praktis karena pengguna hanya perlu mengambil gambar dokumen dengan kamera ponsel, dan aplikasi akan mengubahnya menjadi format yang dapat dikirimkan sebagai fax. Pengguna kemudian dapat mengirimkan fax tersebut dengan memasukkan nomor fax tujuan.

3. Mengirim fax melalui printer multifungsi

Beberapa printer multifungsi juga dilengkapi dengan fitur fax. Pengguna dapat mengirim fax dengan memasukkan dokumen ke printer, dan printer akan mengirimkannya sebagai fax ke nomor tujuan yang ditentukan. Cara mengirim fax ini cukup praktis, karena pengguna dapat mengirim fax langsung dari printer tanpa perlu menggunakan mesin fax terpisah.

4. Mengirim fax dengan menggunakan layanan kantor virtual

Beberapa layanan kantor virtual, seperti Regus dan Servcorp, juga menyediakan layanan fax. Pengguna dapat mengirim fax dengan mengunjungi kantor virtual yang tersedia di berbagai lokasi di seluruh dunia, dan mengirimkan dokumen melalui mesin fax yang tersedia di sana. 

5. Gunakan layanan fax melalui internet (Internet fax)

Layanan internet fax adalah cara lain yang cukup populer untuk mengirim fax. Dalam layanan ini, dokumen dikirimkan melalui internet, bukan melalui jalur telepon seperti mesin fax tradisional. Pengguna harus mendaftar ke layanan internet fax dan akan diberikan nomor fax virtual. Dokumen kemudian dapat diunggah ke akun pengguna dan dikirimkan ke nomor fax tujuan yang ditentukan. Keuntungan menggunakan layanan internet fax adalah pengguna dapat mengirim dan menerima fax dari mana saja asalkan terhubung dengan internet.

6. Gunakan layanan cloud fax

Layanan cloud fax mirip dengan layanan internet fax. Bedanya, dalam layanan cloud fax, dokumen diunggah ke cloud dan kemudian dikirimkan sebagai fax ke nomor tujuan yang ditentukan. Layanan cloud fax biasanya lebih aman dan lebih terintegrasi dengan sistem IT perusahaan. Keuntungan lain dari layanan cloud fax adalah pengguna dapat dengan mudah mencari dan mengakses dokumen yang sudah dikirimkan sebelumnya.

- Efisiensi dan kemudahan

Layanan fax online memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima fax dari mana saja, kapan saja dengan hanya menggunakan perangkat yang terhubung dengan internet. Pengguna tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membeli dan merawat mesin fax tradisional yang memakan tempat dan memerlukan banyak kertas dan toner. Selain itu, pengguna tidak perlu menunggu lama untuk dokumen dicetak dan dikirim melalui mesin fax, karena dokumen akan langsung diunggah ke platform online dan dikirimkan ke nomor fax tujuan dalam hitungan detik.

- Biaya yang lebih rendah

Layanan fax online biasanya lebih murah daripada menggunakan mesin fax tradisional. Pengguna hanya membayar biaya bulanan atau per pengiriman fax, yang seringkali lebih murah daripada biaya bulanan dan per halaman dari mesin fax tradisional. Selain itu, pengguna tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membeli kertas, toner, dan perawatan mesin fax.

- Kemudahan akses dan pencarian dokumen

Dokumen yang dikirim melalui layanan fax online dapat dengan mudah diakses, dan ditemukan di platform online. Pengguna dapat mengakses dokumen yang sudah dikirimkan sebelumnya kapan saja dan di mana saja tanpa perlu mencari kertas atau file fisik. Hal ini memudahkan pengguna untuk menyimpan dan mengarsipkan dokumen dengan lebih mudah dan aman.

- Keamanan

Layanan fax online biasanya dilengkapi dengan fitur keamanan, yang memastikan bahwa dokumen yang dikirimkan aman dan terenkripsi. Selain itu, dokumen yang dikirim melalui layanan fax online hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki akses ke akun tersebut. Hal ini memastikan bahwa dokumen hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang dan mencegah informasi rahasia atau penting bocor ke pihak yang tidak berwenang.

- Kemampuan integrasi dengan sistem perusahaan

Layanan fax online seringkali dapat diintegrasikan dengan sistem IT perusahaan, sehingga memudahkan pengguna untuk mengirim dan menerima fax secara otomatis dan terpusat. Hal ini memastikan bahwa dokumen yang dikirimkan terorganisir dengan baik dan dapat diakses oleh semua orang yang membutuhkannya 

- Fleksibilitas dalam format dokumen

Layanan fax online memungkinkan pengguna untuk mengirim dokumen dalam berbagai format file, termasuk PDF, Word, Excel, dan gambar. Hal ini memudahkan pengguna untuk mengirim dokumen apa pun tanpa perlu mengonversinya ke format khusus yang dibutuhkan oleh mesin fax tradisional.

- Penghematan waktu

Dengan layanan fax online, pengguna tidak perlu repot mengoperasikan mesin fax dan menunggu dokumen dicetak dan dikirimkan. Dokumen yang dikirim melalui layanan fax online dapat langsung diunggah ke platform dan dikirimkan dalam hitungan detik. Hal ini memungkinkan pengguna untuk menghemat waktu dan fokus pada tugas-tugas lain yang lebih penting.

- Lingkungan yang lebih bersih

Mesin fax tradisional menggunakan kertas dan toner, yang dapat menciptakan limbah dan mencemari lingkungan. Dengan layanan fax online, pengguna dapat mengurangi penggunaan kertas dan toner yang tidak perlu, sehingga membantu mengurangi dampak negatif terhadap lingkungan.

- Dapat digunakan di seluruh dunia

Layanan fax online dapat digunakan di seluruh dunia dengan menggunakan koneksi internet. Hal ini memudahkan pengguna untuk mengirim dan menerima fax dari mana saja, tanpa perlu khawatir tentang batasan geografis.

- Dukungan pelanggan

Layanan fax online biasanya dilengkapi dengan dukungan pelanggan yang tersedia selama 24 jam, sehingga pengguna dapat mengajukan pertanyaan dan memperoleh bantuan jika ada masalah atau kesulitan dalam menggunakan layanan tersebut.