Pengertian Surat dan Jenis-jenisnya yang Perlu Dipahami

Liputan6.com, Jakarta Pengertian surat dan jenis-jenisnya sudah sepatutnya kamu pahami. Apalagi dalam bekerja, akan banyak sekali jenis surat yang biasa dipakai. Walaupun sekarang surat-menyurat seakan sudah tergantikan dengan tekologi surat elektronik, namun masih banyak yang menggunakan surat cetak sebagai bukti perjanjian, dan lain-lain.

Surat seakan tenggelam dengan adanya teknologi pengiriman pesan yang praktis dan lebih mudah. Apalagi sekarang surat mungkin hanya digunakan dalam kegiatan resmi yang juga mulai tergerus dengan surat elektronik.

Jenis surat wajib diketahui agar penulisan surat sesuai dengan tujuan. Penulisan surat tentunya akan berbeda-beda seiring dengan jenis surat apa yang ingin ditulis, apa tujuan surat tersebut ditulis, serta faktor-faktor lainnya.

Berikut Liputan6.com rangkum dari berbagai sumber, Selasa (9/11/2021) tentang pengertian surat.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian surat adalah kertas dan sebagainya yang bertulis (berbagai-bagai isi maksudnya). Pengertian surat juga dimaknai sebagai secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan. KBBI juga mendefinisikan pengertian surat secara lebih sederhana, yaitu sesuatu yang ditulis; yang tertulis; tulisan.

Pengertian surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim.  Biasanya, informasi yang diberikan di dalam surat berupa pengantar, pemberitahuan, tugas, permintaan, perjanjian, pesanan, perintah, laporan dan putusan. Pengertian surat juga bisa berisa peringatan, teguran, hingga penghargaan. 

Pengertian surat juga dapat dimaknai sebagai informasi tertulis yang berfungsi sebagai sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan prangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di prangko harus semakin besar juga.

Selain memahami pengertian surat, kamu tentunya juga perlu mengetahui jenis-jenisnya. Jenis-jenis surat dapat dikenal dari berbagai macam pembagian tertentu.

Jenis Surat Menurut Sifat Isi dan Asalnya

Menurut sifat isi dan asalnya, surat dibagi menjadi 3 macam yang mungkin sudah banyak diketahui. Macam macam surat tersebut adalah:

- Surat pribadi. Menurut sifat dan asalnya, macam macam surat yang pertama adalah surat pribadi. Surat ini merupakan surat yang sifatnya pribadi. Biasanya dikirimkan kepada orang lain atau petugas dalam suatu lembaga.

- Surat dinas. Jenis surat selanjutnya adalah surat dinas. Surat dinas ini biasanya digunakan untuk kepentingan tugas dinas oleh instansi-instansi tertentu, baik instansi sipil maupun militer.

- Surat bisnis atau surat niaga. Surat yang dipakai untuk keperluan bisnis oleh lembaga-lembaga usaha disebut juga dengan surat bisnis atau surat niaga.

Jenis Surat Menurut Jumlah Penerima

Menurut jumlah penerimanya, surat dibagi menjadi 3 jenis. Di antaranya adalah:

- Surat biasa. Surat biasa biasanya ditujukan kepada satu orang penerima atau satu orang petugas dari sebuah lembaga.

- Surat pengumuman. Surat pengumuman biasanya ditujukan kepada sekelompok orang atau suatu lembaga.

- Surat edaran. Surat edaran lebih memiliki jumlah penerima yang lebih dari satu orang. Biasanya ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan kepada seluruh masyarakat.

Jenis Surat Berdasarkan Jangkauannya

- Surat Internal. Surat internal merupakan surat yang asalnya dari dalam suatu kantor atau perusahaan dan ditujukan ke divisi lain di perusahaan yang sama. Surat ini tidak ada kaitannya dengan orang luar.

- Surat Eksternal. Sedangkan surat eksternal merupakan surat yang asalnya dari luar kantor atau perusahaan yang masuk melalui pengiriman pos surat.

Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya

- Surat perintah. Surat perintah adalah salah satu jenis surat yang memiliki tujuan agar pihak penerima surat melakukan sesuatu yang dijelaskan dalam surat tersebut.

- Surat peringatan. Surat peringatan memiliki tujuan untuk mengingatkan kesalahan seseorang. Surat ini biasa ditemukan pada suatu instansi.

- Surat keputusan. Surat keputusan bertujuan dalam menyampaikan keputusan yang diambil atas dasar pertimbangan pada suatu organisasi.

- Surat pemberitahuan. Tujuan surat pemberitahuan adalah sebagai pemberitahuan kepada banyak pihak yang merupakan bagian dari suatu lembaga.

- Surat permintaan. Surat permintaan merupakan surat yang bertujuan untuk meminta informasi lebih rinci mengenai sesuatu.

- Surat panggilan. Surat panggilan biasanya digunakan untuk memanggil suatu pihak baik secara personal maupun organisasi.

- Surat susulan. Surat susulan adalah surat yang berisi penegasan dari surat yang pernah dikirim sebelumnya.

- Surat penawaran. Surat penawaran biasanya selalau berhubungan dengan jual-beli barang atau jasa yang isinya mengenai penawaran spesifikasi dan harga.

- Surat laporan. Surat laporan merupakan surat yang berisi laporan kerja kepada orang lain.

Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

- Kartu pos. Kartu pos adalah surat yang isinya ditulis pada secarik kertas dan dikirim melalui pos. Biasanya berukuran 10×15 cm.

- Telegram. Telegram merupakan pesan singkat yang dikirim dari jarak jauh dalam waktu cepat dengan bantuan pesawat telegram.

- Warkat pos. Warkat pos adalah surat tertutup yang dibuat dari sehelai kertas cetakan dan dapat dilipat seperti amplop.

- Surat bersampul. Surat bersampul adalah surat yang dibuat dalam beberapa helaian kertas terpisah dimana untuk mengirimnya harus menggunakan amplop.

- Memorandum dan Nota. Memorandum dan nota merupakan surat yang digunakan untuk keperluan internal suatu organisasi yang bertujuan untuk memberi/ meminta informasi antar pejabat kantor.