Meeting Adalah Bentuk Komunikasi Kelompok untuk Memecahkan Masalah, Ini Macam dan Jenisnya

Liputan6.com, Jakarta Meeting adalah alat atau media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi meeting adalah bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat. Meeting adalah suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya merupakan perpaduan antara waktu luang dan bisnis, biasanya melibatkan orang secara bersama-sama.

Meeting adalah bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan masalah tertentu. Dimana meeting digunakan untuk memberikan informasi, mengatasi permasalahan, melakukan kerjasama, dan untuk memenuhi peraturan. Saat melakukan meeting kita harus Menyusun sedemikian rupa topik yang akan di bahas serta materi yang akan di sampaikan susunan Menyusun daftar mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan dibahas dalam meeting.

Berikut ini adalah macam macam meeting yang liputan6.com rangkum dari berbagai sumber, Senin (31/7/2023)

Meeting yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja. Selain itu bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling mengait. Tujuan yang terakhir bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

2. Menurut sifatnya

Meeting bersifat formal dan informal. Meeting secara formal yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan. Sedangkan meeting informal yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal. Dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja.

3. Menurut jangka waktunya

Meeting bisa dilakukan mingguan bulanan, maupun tahunan. Dimana meeting yang dilakukan mingguan yang diadakan sekali seminggu, yang membahas masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer. Meeting bulanan, biasanya dilakukan untuk membahas untung rugi bulanan atau meeting organisasi himpunan dari proker yang berjalan. Sedangkan tahunan, adalah  rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan Komisaris.

4. Menurut frekuensinya

Meeting yang dilakukan secara rutin yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan. Sedangkan meeting isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.

5. Menurut media

Menurut jurnal unversitas pendidikan indonesia, teleconference adalah rapat yang diikuti oleh peserta yang tidak berhadapan secara langsung (tidak bertatap muka) karena peserta rapat berada ditempat yang berlainan. Untuk memfasilitasi agar rapat dapat berlangsung dibutuhkan telepon yang memiliki fasilitas untuk pembicaraan lebih dari dua orang sekaligus. Biasanya maksimal peserta rapat adalah 50 orang.

Sedangkan videoconference Hampir seperti teleconference, tetapi para peserta rapat dapat saling melihat, sehingga seolah-oleh mereka saling berhadapan. Rapat seperti ini dapat diterapkan bila ada fasilitas penunjangnya. Biasanya fasilitas penunjang ini berupa audio-visual. Meskipun video conference memiliki kelebihan dengan adanya tampilan visual (video), penggunaan fasilitas telekonferensi ini masih kurang populer di Indonesia.

1. Meeting resmi

Meeting resmi yaitu meeting yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan. Dalam meeting resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

2. Meeting tidak resmi

Meeting tidak resmi yaitu meeting yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada meeting ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil meeting yang dilakukan dan menghasilkan kesimpulan yang nantinya menjadi hasil dari meeting tersebut.

1. Suasana terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa pun.
2. Tidak ada monopoli di dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta meeting atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya meeting karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.
3. Partisipasi aktif dari peserta yang baik apabila para peserta meeting turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas.
4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan. Pimpinanan meeting seharusnya dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan meeting tersebut.
5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi, dimana terjadi perdebatan saat meeting adalah hal yang biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat.
6. Pertanyaan singkat dan jelas, pertanyaan yang diajukan dalam meeting sebaiknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta.
7. Disiplin waktu membiasakan diri dalam pelaksanaan meeting sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta menjadi lebih disiplin dan menjadi lebih tertib.