Digitalisasi Pangkas Birokasi, Mengintip Sistem Aplikasi Perpustakaan Unand

Liputan6.com, Jakarta - Birokrasi yang harus dilalui oleh mahasiswa untuk mendapatkan Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP) sering kali menjadi kendala yang memakan waktu dan energi. Mahasiswa harus memenuhi beberapa syarat yang harus diverifikasi oleh berbagai bagian di perpustakaan sebelum mendapatkan SKBP. Hal ini menjadi lebih kompleks saat mereka juga harus mempersiapkan diri untuk prosesi wisuda.

Untuk mengatasi masalah tersebut, Perpustakaan Universitas Andalas (Unand) di Padang, Sumatera Barat, merancang aplikasi Kliring Bebas Pustaka online. Aplikasi ini memberikan kemudahan akses kepada mahasiswa untuk melakukan perpanjangan peminjaman buku, melihat riwayat peminjaman buku, dan mendaftar kliring bebas pustaka (mendapatkan status bebas pustaka) melalui laman http://katalog.pustaka.unand.ac.id/mandiri.

Adalah Andi Saputra (52), Pustakawan Ahli Madya dari Unand yang menginisiasi aplikasi tersebut. Andi mencetuskan gagasan aplikasi yang memudahkan akses kepada mahasiswa tersebut agar birokrasi di kampus khususnya perpustakaan menjadi lebih praktis dan efisien.

"Salah satu layanan di Unand itu menerapkan tata kelola perguruan tinggi yang baik. Makanya saya punya ide membuatkan aplikasi yang bisa online dari mana saja," katanya saat berbincang dengan Liputan6.com, beberapa waktu lalu.

Untuk menggunakan aplikasi ini, mahasiswa hanya perlu login menggunakan akun perpustakaan yang telah diperoleh saat mendaftar sebagai anggota perpustakaan. Sebelum mengajukan kliring bebas pustaka, mahasiswa harus memastikan bahwa semua buku yang dipinjam telah dikembalikan.

Jika ada buku yang belum dikembalikan, mahasiswa tersebut tidak dapat memasukkan data kliring bebas pustaka. Selain itu, mahasiswa juga diwajibkan untuk mengunggah tugas akhir dan menyerahkan buku sumbangan serta tugas akhir tercetak.

Pengajuan kliring bebas pustaka oleh mahasiswa akan diverifikasi oleh petugas perpustakaan. Jika semua persyaratan telah terpenuhi, status bebas pustaka akan diberikan kepada mahasiswa tersebut.

"Jadi, aplikasi ini akan mendeteksi apakah mahasiswa yang bersangkutan apakah masih ada peminjaman buku atau tidak, riwayat peminjaman buku ada di aplikasi itu. Karena aplikasi itu kita integrasikan dengan data di perpustakaan yang digunakan untuk mengentri peminjaman," ujar pria kelahiran Saning Bakar yang jadi finalis Pustakawan Berprestasi Nasional 2023 pilihan Perpusnas.  

Aplikasi Kliring Bebas Pustakan ini terintegrasi dengan aplikasi katalog perpustakaan dan aplikasi wisuda, sehingga dapat mendeteksi dan mencatat mahasiswa yang belum mengembalikan pinjaman buku.

Integrasi dengan Sistem Informasi Wisuda (SIWUD) memungkinkan perubahan status bebas pustaka di aplikasi Bebas Pustaka Mandiri secara otomatis terverifikasi di SIWUD Unand. Admin di jurusan atau program studi tidak perlu lagi memasukkan status mahasiswa yang akan diwisuda secara manual.

Keberadaan aplikasi ini memberikan banyak manfaat bagi mahasiswa dalam mengurus SKBP. Proses birokrasi menjadi lebih sederhana dan fleksibel karena dapat diakses dari mana saja.

Selain itu, penggunaan aplikasi ini juga lebih efisien dalam hal waktu dan ramah lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas. Mahasiswa tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk bolak-balik ke perpustakaan dan fakultas guna mendapatkan SKBP.

"Sistemnya sudah terintegrasi. Artinya, dari rumah mereka sudah bisa mengusulkan dalam waktu 5-10 menit sudah selesai," ucap Andi.

Aplikasi Bebas Pustaka Mandiri telah diujicobakan saat pendaftaran wisuda periode II 2022 dan meskipun masih ada beberapa kendala, secara keseluruhan aplikasi ini membantu memudahkan mahasiswa, petugas perpustakaan, dan admin wisuda fakultas dalam proses pengurusan SKBP.

Keberadaan aplikasi ini merupakan bagian dari transformasi digitalisasi yang dilakukan oleh Perpustakaan Unand untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada mahasiswa dan meningkatkan efisiensi dalam proses administratif.

Kesulitan yang dialami oleh sebagian civitas akademika Universitas Andalas dalam memanfaatkan sumber referensi riset secara maksimal merupakan tantangan yang perlu diatasi. Dalam era digitalisasi ini, akses terhadap sumber-sumber referensi riset menjadi semakin mudah dan praktis. Namun, kesadaran dan kemahiran dalam memanfaatkannya masih perlu ditingkatkan.

Salah satu faktor yang memengaruhi tingkat pemanfaatan sumber referensi riset adalah kurangnya pemahaman mengenai sumber-sumber yang tersedia. Tidak semua mahasiswa dan dosen menyadari bahwa sebagian besar referensi riset dapat diakses secara online, baik dalam bentuk open access yang gratis maupun melalui berlangganan.

Oleh karena itu, Perpustakaan Universitas Andalas memberikan inovasi baru seperti menyediakan layanan Library Guides yang terdapat pada website perpustakaan. Fitur Library Guides ini berisi panduan tentang pencarian sumber informasi atas sumber referensi yang bisa diakses pengguna secara open access.

Dalam fitur tersebut juga terdapat video tutorial tentang bimbingan literasi informasi. Serta disediakan referensi berbagai subjek untuk memandu mahasiswa dalam mengembangkan ide-ide penulisan tugas akhir atau penelitian yang disertai dari sumber-sumber referensi yang berkualitas atau jurnal-jurnal internasional.

Andi menginisiasi layanan di website Perpustakaan Unand sejak pandemi Covid-19 melanda pada 2021 lalu. Di mana pada saat itu pembatasan sosial membuat orang tidak bisa berkunjung ke kampus maupun perpustakaan.

"Mahasiswa kan tidak bisa datang ke kampus. Sementara, mereka banyak yang mengerjakan tugas akhir kan pada kesulitan mencari referensi. Akhirnya saya putuskan untuk seluruh materi informasi-informasi itu saya bikin dalam bentuk video tutorial. Selain itu, sumber referensi open access baik dalam negeri maupun luar negeri itu saya kumpulkan, saya rangkum dalam website tersebut," ujarnya.

Perpustakaan Unand juga memberikan kemudahan akses informasi seperti, mengaplikasikan sistem OPAC (Online Public Access Catalog) yang dapat digunakan untuk menelusuri informasi pada perpustakaan. Manfaat yang diperoleh bagi pengguna adalah mempermudah penelusuran informasi, menghemat waktu dan tenaga.

Sedangkan, bagi perpustakaan adalah mempermudah dalam mengolah bahan pustaka, meringankan pekerjaan, serta bahan pustaka dapat dimanfaatkan lebih optimal.

"Sumber informasi open access itu misalnya jurnal-jurnal yang bisa diunduh secara full text baik dalam negeri dan luar negeri. Atau repositori perguruan tinggi negeri yang sifatnya open access. Itu bisa diakses oleh siapa saja," ucap Andi.

Tak hanya di kampus, Andi juga membagikan informasi terkait sistem akses terbuka ini kepada komunitas pustakawan. Bahkan, di dalam sejumlah kesempatan itu membagikan tips ini di sejumlah seminar.

"Saya bagikan tidak hanya di kampus Unand saja, di komunitas perpustakaan juga saya bagikan semua. Setiap ada kegiatan webinar saja bagikan juga informasinya, silakan diakses," ujarnya.