Tak Bisa Disepelekan, Ternyata Ini Peran Vital Arsip

Liputan6.com, Jakarta Arsip memainkan peran vital dalam pengembangan masyarakat dengan cara menjaga dan membantu memori individu dan kolektif. Bahkan, keterbukaan akses arsip memperkaya pengetahuan kita mengenai masyarakat, mendorong demokrasi, melindungi hak warga negara, dan meningkatkan kualitas hidup.

Hal tersebut diungkapkan Ketua Umum Pengurus Nasional Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Andi Kasman dalam AAI Awards 2024.

Andi Kasman menjelaskan, kegiatan AAI Awards 2024 dilaksanakan berdasarkan Deklarasi Universal Kearsipan dan sesuai dengan tujuan AAI dalam mempertinggi mutu sumber daya manusia (SDM) bidang kearsipan sehingga tercipta tenaga kearsipan yang andal dan mandiri, serta mempertinggi mutu penyelenggaraan dan pemanfaatan arsip.

“Arsip merupakan aktivitas yang sangat penting, karena merekam keputusan, tindakan, memori, dan menjadi warisan yang unik dan tidak tergantikan dalam melintasi satu generasi ke generasi berikutnya. Arsip juga dikelola sejak penciptaan untuk melestarikan nilai guna dan pemanfaatannya,” papar Andi dikutip Sabtu (10/8/2024).

AAI Awards bertujuan untuk memberikan apresiasi bagi profesi arsiparis maupun mahasiswa calon arsiparis guna menunjukkan talenta dan kinerja terbaiknya dalam olah cipta, rasa, karsa dan karya sebagai pengabdian kepada bangsa dan negara. Tahun ini merupakan kali keempat pelaksanaan AAI Awards, yang sebelumnya sudah digelar pada tahun 2016, 2019 dan 2022.

“Kegiatan AAI AWARDS 2024 merupakan kawah candradimuka bagi pengembangan dan penigkatan kompetensi arsiparis Indonesia. Selain itu, kontestasi AAI Awards 2024 menjadi ajang pembelajaran, unjuk talenta dan kinerja terbaik, serta pengabdian arsiparis bagi bangsa dan negara,” lanjut dia.

Lebih lanjut, dalam sebuah organisasi atau institusi, arsip merupakan sumber informasi yang otoritatif dalam mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan.

Ketua Pelaksana AAI Awards 2024 Setia Utama mengtemukakan, AAI Awards 2024 menjadi ajang kontestasi kompetensi bagi arsiparis se-Indonesia melalui dua kategori utama lomba. Pertama, lomba poster infografis tematik bagi arsiparis dan mahasiswa kearsipan termasuk rekam medis, dengan lima tema pilihan.

“Bagi arsiparis terdapat tiga pilihan tema poster, yaitu Pengembangan Profesi Arsiparis, Manajamen Arsip Digital, dan Manajemen Risiko Arsip. Adapun bagi mahasiswa kearsipan termasuk rekam medis, terdapat dua tema pilihan poster, yaitu: Serba-Serbi Pendidikan Kearsipan, dan Perspektif Milenial Terhadap Arsip,” ungkapnya.

Indikator penilaian lomba poster infografis tematik berdasarkan orisinalitas, kesesuaian tema dan pesan, visualisasi (desain grafis), dan kekuatan pesan yang disampaikan. Pemenang juara lomba poster infografis tematik akan diberi peluang untuk mengikuti ajang internasional Poster Award dalam rangkaian kegiatan Kongres International Council on Archives (ICA) tahun 2025 di Barcelona, Spanyol.

Kategori kedua adalah lomba kinerja program kerja terbaik organisasi bagi Pengurus Wilayah AAI/Forum Arsiparis Kementerian/Lembaga dengan empat bidang penilaian kinerja terbaik, yaitu bidang program kerja kolaborasi, inovasi, keberlanjutan dan kepedulian sosial organisasi bagi pemangku kepentingannya.

Metode penilaian lomba kinerja organisasi berdasarkan Laporan Tahun 2023 dan Laporan Januari-April 2024 yang dikompilasi, dianalisis (analisa perbandingan) dan diverifikasi oleh Dewan Juri AAI Awards 2024. “Kepada para pemenang maupun peserta lomba AAI Awards 2024 agar terus meningkatkan kemampuan infografis tematik dan kinerja organisasi agar semakin dirasakan manfaatnya oleh anggota dan pemangku kepentingan lainnya,” ujar Setia.

Indonesia terus mengejar target memiliki data statistik dan informasi geospasial yang akurat, valid, dan terkini melalui Kebijakan Satu Peta (KSP). Pengelolaan data geospasial yang tidak hanya sekadar peta atau gambar, tetapi juga informasi lengkap tentang kondisi di seluruh wilayah Indonesia bukan perkara mudah mengingat peta yang terus berkembang secara dinamis dari waktu ke waktu. Pembaruan data menjadi tantangan terbesar KSP.

Dekan Fakultas Geografi Universitas Gadjah Mada (UGM), Danang Sri Hadmoko mengungkapkan Indonesia masih menghadapi berbagai tantangan besar dalam mengelola data dan informasi geospasial. Sehingga pembaruan data dan informasi dalam KSP menjadi wajib dilakukan secara berkelanjutan.

"Selama 8 tahun progres Kebijakan Satu Peta luar biasa bagus. Ini penting dan mendesak, karena informasi ini harus dimiliki negara untuk menyelenggarakan pemerintahan. Tapi peta itu selalu dinamis, jadi tantangannya harus updating terus menerus," kata Danang dalam dialog Forum Merdeka Barat 9 (FMB9) dengan tema ‘Satu Peta, Satu Data untuk Satu Indonesia’, Senin (5/8).

Danang menjelaskan peta adalah entitas yang sangat dinamis, yang memerlukan pembaruan data dan informasi secara terus-menerus. Pembaruan data dan informasi ini menjadi salah satu pekerjaan rumah yang mesti diselesaikan oleh kementerian dan lembaga dalam menyokong KSP.

"Ini adalah pekerjaan berkelanjutan yang harus dilakukan oleh kementerian dan lembaga terkait," tambahnya.

Menurutnya, keakurasian data sangat penting, terutama untuk mendukung kegiatan ekonomi dan sosial. Misalnya, peta kerawanan bencana di suatu kota sangat krusial bagi investor dalam menilai risiko investasi mereka.

"Bagaimana iklim usaha di Indonesia bisa terbentuk dengan baik jika peta wilayah belum ada?" ujar Danang.