Cara Membalas Email Offering Letter: Panduan Lengkap untuk Profesional

Liputan6.com, Jakarta Menerima email offering letter adalah momen yang membanggakan bagi setiap pencari kerja. Namun, cara membalas email offering letter yang tepat juga sama pentingnya untuk memberikan kesan profesional pada calon pemberi kerja.

Artikel ini akan membahas secara komprehensif tentang cara membalas email offering letter dengan baik dan benar. Berikut adalah selengkapnya. 

Offering letter atau surat penawaran kerja adalah dokumen resmi yang dikirimkan oleh perusahaan kepada kandidat terpilih sebagai tanda bahwa mereka telah lolos proses seleksi dan ditawari posisi pekerjaan tertentu. Surat ini berisi informasi penting terkait posisi yang ditawarkan, seperti:

• Nama jabatan dan deskripsi pekerjaan
• Gaji dan tunjangan yang ditawarkan
• Tanggal mulai bekerja
• Masa percobaan (jika ada)
• Fasilitas dan benefit lainnya
• Syarat dan ketentuan kerja

Offering letter merupakan langkah penting dalam proses rekrutmen, namun perlu diingat bahwa surat ini belum mengikat secara hukum seperti kontrak kerja. Kandidat masih memiliki kesempatan untuk menegosiasikan beberapa poin atau bahkan menolak tawaran tersebut jika dirasa kurang sesuai.

Meski sama-sama dokumen penting dalam proses rekrutmen, offering letter dan kontrak kerja memiliki beberapa perbedaan mendasar:

• Sifat dokumen: Offering letter bersifat penawaran dan belum mengikat secara hukum, sementara kontrak kerja sudah bersifat mengikat kedua belah pihak.
• Isi dokumen: Offering letter berisi garis besar penawaran, sedangkan kontrak kerja memuat detail lengkap hak dan kewajiban pekerja serta perusahaan.
• Waktu pemberian: Offering letter diberikan sebelum kandidat resmi bergabung, kontrak kerja ditandatangani saat atau setelah karyawan mulai bekerja.
• Negosiasi: Masih ada ruang negosiasi dalam offering letter, sementara kontrak kerja umumnya sudah final.
• Konsekuensi hukum: Melanggar kontrak kerja dapat memiliki konsekuensi hukum, sedangkan offering letter tidak.

Memahami perbedaan ini penting agar kandidat bisa merespons offering letter dengan tepat dan memanfaatkan kesempatan negosiasi jika diperlukan.

Sebelum terburu-buru membalas offering letter, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dengan seksama:

• Baca seluruh isi surat dengan teliti, jangan sampai ada informasi penting yang terlewat.
• Pastikan semua detail pekerjaan sesuai dengan yang dibicarakan saat wawancara.
• Perhatikan besaran gaji dan tunjangan, apakah sudah sesuai ekspektasi.
• Cek kembali tanggal mulai kerja, apakah memberikan waktu transisi yang cukup.
• Pelajari syarat dan ketentuan kerja dengan seksama.
• Jika ada hal yang kurang jelas, catat untuk ditanyakan kemudian.
• Bandingkan penawaran dengan ekspektasi karir dan finansial Anda.
• Diskusikan dengan keluarga atau mentor jika perlu masukan tambahan.
• Pertimbangkan faktor non-finansial seperti budaya perusahaan dan peluang pengembangan diri.
• Jangan ragu untuk meminta waktu tambahan jika butuh pertimbangan lebih lanjut.

Dengan memperhatikan poin-poin di atas, Anda akan lebih siap untuk memberikan respons yang tepat terhadap offering letter yang diterima.

Berikut adalah beberapa tips penting dalam membalas email offering letter agar terkesan profesional:

• Balas email dengan cepat, idealnya dalam 24-48 jam setelah menerima.
• Gunakan bahasa formal dan sopan dalam penulisan email.
• Mulai dengan ucapan terima kasih atas kesempatan yang diberikan.
• Konfirmasikan penerimaan atau penolakan tawaran dengan jelas.
• Jika menerima, nyatakan antusiasme Anda untuk bergabung dengan perusahaan.
• Konfirmasi ulang detail penting seperti posisi, gaji, dan tanggal mulai kerja.
• Jika ada hal yang perlu diklarifikasi, sampaikan dengan sopan dan jelas.
• Untuk negosiasi, gunakan bahasa yang diplomatis dan berikan alasan yang kuat.
• Tanyakan langkah selanjutnya atau dokumen tambahan yang perlu disiapkan.
• Akhiri email dengan ucapan terima kasih kembali dan salam penutup yang sopan.
• Periksa kembali email untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau typo.
• Simpan salinan email balasan Anda untuk dokumentasi pribadi.

Dengan menerapkan tips-tips di atas, Anda dapat memastikan bahwa balasan email offering letter Anda akan memberikan kesan profesional dan positif kepada calon pemberi kerja.

Untuk memudahkan penulisan, berikut adalah struktur umum yang bisa digunakan dalam membalas email offering letter:

1. Subjek email: Gunakan subjek yang jelas, misalnya "Re: Offering Letter - [Nama Anda] - [Posisi]"
2. Salam pembuka: Gunakan salam formal seperti "Dear [Nama HR/Recruiter]," atau "Yth. Bapak/Ibu [Nama],"
3. Paragraf pembuka: Ucapkan terima kasih dan nyatakan tujuan email
4. Isi email:
   • Konfirmasi penerimaan/penolakan tawaran
   • Pernyataan antusiasme (jika menerima)
   • Konfirmasi detail pekerjaan (posisi, gaji, tanggal mulai)
   • Pertanyaan atau klarifikasi (jika ada)
   • Negosiasi (jika diperlukan)
5. Paragraf penutup: Tanyakan langkah selanjutnya dan ucapkan terima kasih kembali
6. Salam penutup: Gunakan penutup formal seperti "Hormat saya," atau "Best regards,"
7. Tanda tangan: Nama lengkap dan informasi kontak

Struktur ini dapat disesuaikan tergantung pada situasi dan kebutuhan spesifik Anda. Yang terpenting adalah memastikan bahwa email terorganisir dengan baik dan mudah dibaca oleh penerima.

Berikut adalah contoh email balasan offering letter untuk situasi di mana Anda menerima tawaran pekerjaan:

Subjek: Re: Offering Letter - Anita Sari - Marketing Manager

Yth. Ibu Sinta Dewi,

Terima kasih atas email offering letter untuk posisi Marketing Manager di PT Maju Bersama yang saya terima pada tanggal 15 Juli 2023. Saya sangat menghargai kesempatan yang diberikan dan dengan senang hati menerima tawaran tersebut.

Saya telah membaca dengan seksama seluruh isi surat penawaran dan menyetujui syarat serta ketentuan yang tercantum di dalamnya, termasuk:

• Posisi: Marketing Manager
• Gaji pokok: Rp15.000.000 per bulan
• Tunjangan: Asuransi kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan
• Tanggal mulai kerja: 1 Agustus 2023

Saya sangat antusias untuk bergabung dengan tim PT Maju Bersama dan berkontribusi dalam mencapai target pemasaran perusahaan. Pengalaman dan keahlian saya di bidang digital marketing saya yakini akan menjadi nilai tambah bagi departemen pemasaran.

Terkait langkah selanjutnya, apakah ada dokumen tambahan yang perlu saya siapkan sebelum tanggal mulai kerja? Saya juga ingin menanyakan tentang jadwal orientasi karyawan baru, jika ada.

Sekali lagi, terima kasih atas kepercayaan yang diberikan. Saya sangat menantikan untuk dapat segera bergabung dan berkontribusi bagi kesuksesan PT Maju Bersama.

Hormat saya,

Anita SariEmail: anita.sari@email.comTelepon: 081234567890

Berikut adalah contoh email balasan offering letter untuk situasi di mana Anda ingin melakukan negosiasi:

Subjek: Re: Offering Letter - Budi Santoso - Senior Software Engineer

Yth. Bapak Rudi Pratama,

Terima kasih atas email offering letter untuk posisi Senior Software Engineer di PT Teknologi Maju yang saya terima pada tanggal 20 Juli 2023. Saya sangat menghargai tawaran ini dan antusias dengan prospek bergabung dengan tim Anda.

Saya telah mempelajari dengan seksama seluruh isi surat penawaran dan sangat tertarik dengan peluang ini. Namun, ada beberapa poin yang ingin saya diskusikan lebih lanjut:

1. Gaji: Surat penawaran mencantumkan gaji pokok sebesar Rp20.000.000 per bulan. Mengingat pengalaman 7 tahun saya di industri dan keahlian khusus dalam pengembangan AI, saya berharap dapat mendiskusikan kemungkinan penyesuaian menjadi Rp23.000.000 per bulan.
2. Opsi Kerja Jarak Jauh: Mengingat situasi pandemi yang masih berlangsung, apakah ada fleksibilitas untuk melakukan kerja jarak jauh sebagian waktu? Saya yakin dapat tetap produktif dan berkomunikasi efektif meski bekerja dari rumah.
3. Program Pengembangan Profesional: Saya sangat tertarik dengan peluang pengembangan diri. Apakah PT Teknologi Maju memiliki program atau anggaran khusus untuk pelatihan dan sertifikasi karyawan?

Saya sangat menghargai kesempatan untuk mendiskusikan poin-poin ini lebih lanjut. Apakah Bapak bersedia untuk mengadakan panggilan singkat minggu ini untuk membahas hal tersebut?

Sekali lagi, saya sangat berterima kasih atas tawaran ini dan berharap kita dapat mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan. Saya yakin dengan keahlian dan dedikasi saya, saya dapat memberikan kontribusi signifikan bagi kesuksesan proyek-proyek PT Teknologi Maju.

Hormat saya,

Budi SantosoEmail: budi.santoso@email.comTelepon: 087654321098

Berikut adalah contoh email balasan offering letter untuk situasi di mana Anda memutuskan untuk menolak tawaran:

Subjek: Re: Offering Letter - Dewi Lestari - HR Specialist

Yth. Ibu Maria Susanti,

Terima kasih atas email offering letter untuk posisi HR Specialist di PT Karya Bersama yang saya terima pada tanggal 25 Juli 2023. Saya sangat menghargai kepercayaan yang diberikan kepada saya dan waktu yang telah diluangkan selama proses rekrutmen.

Setelah melakukan pertimbangan yang matang, dengan berat hati saya harus menolak tawaran ini. Keputusan ini saya ambil karena adanya tawaran lain yang lebih sesuai dengan tujuan karir jangka panjang saya di bidang pengembangan organisasi.

Saya sangat terkesan dengan visi dan misi PT Karya Bersama, serta budaya kerja yang positif yang saya rasakan selama proses wawancara. Saya yakin perusahaan Anda akan terus berkembang dan mencapai kesuksesan di masa depan.

Sekali lagi, saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Saya berharap kita dapat tetap terhubung secara profesional dan siapa tahu di masa depan ada kesempatan untuk bekerja sama kembali.

Hormat saya,

Dewi LestariEmail: dewi.lestari@email.comTelepon: 089876543210

Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat membalas offering letter dan harus dihindari:

• Terlalu lama merespons: Menunda balasan terlalu lama dapat memberi kesan kurang antusias atau tidak profesional.
• Balasan terlalu singkat: Email yang terlalu singkat bisa terkesan tidak sopan atau kurang menghargai.
• Tidak mengonfirmasi detail penting: Lupa mengonfirmasi ulang posisi, gaji, atau tanggal mulai kerja dapat menimbulkan kesalahpahaman di kemudian hari.
• Bahasa yang terlalu informal: Penggunaan bahasa yang terlalu santai dapat mengurangi kesan profesional.
• Typo atau kesalahan gramatikal: Kesalahan penulisan dapat memberi kesan ceroboh.
• Tidak mengucapkan terima kasih: Lupa berterima kasih atas kesempatan yang diberikan bisa dianggap kurang sopan.
• Terlalu banyak pertanyaan: Mengajukan terlalu banyak pertanyaan dalam satu email bisa membuat recruiter kewalahan.
• Membahas kompensasi terlalu dini: Jika ingin negosiasi, pastikan timing-nya tepat dan disampaikan dengan cara yang diplomatis.
• Tidak menyimpan salinan email: Penting untuk menyimpan salinan korespondensi untuk referensi di masa depan.
• Membandingkan dengan tawaran lain: Mengatakan bahwa Anda memiliki tawaran yang lebih baik dari perusahaan lain bisa dianggap tidak etis.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan di atas, Anda dapat memastikan bahwa respons Anda terhadap offering letter akan diterima dengan baik dan profesional.

Setelah Anda mengirimkan balasan offering letter, ada beberapa langkah lanjutan yang perlu diperhatikan:

1. Tunggu konfirmasi: Pastikan Anda menerima konfirmasi bahwa email balasan Anda telah diterima. Jika dalam 2-3 hari kerja belum ada respons, tidak ada salahnya untuk melakukan follow-up secara sopan.
2. Persiapkan dokumen: Mulai siapkan dokumen-dokumen yang mungkin diperlukan untuk proses onboarding, seperti ijazah, sertifikat, atau dokumen identitas.
3. Rencanakan transisi: Jika Anda saat ini masih bekerja di tempat lain, mulailah merencanakan proses transisi dan pengajuan resign yang baik.
4. Pelajari lebih lanjut: Manfaatkan waktu sebelum mulai bekerja untuk mempelajari lebih lanjut tentang perusahaan dan industri terkait.
5. Jaga komunikasi: Tetap responsif terhadap komunikasi lanjutan dari perusahaan, mereka mungkin akan menghubungi Anda untuk informasi tambahan atau persiapan onboarding.
6. Persiapkan diri: Mulai mempersiapkan diri secara mental dan fisik untuk memulai pekerjaan baru, termasuk menyesuaikan jadwal harian Anda.
7. Networking: Jika memungkinkan, mulailah menjalin kontak dengan calon rekan kerja melalui platform profesional seperti LinkedIn.
8. Evaluasi kebutuhan: Pertimbangkan apakah ada keterampilan atau pengetahuan spesifik yang perlu Anda tingkatkan sebelum mulai bekerja.
9. Atur logistik: Jika pekerjaan baru mengharuskan Anda untuk pindah, mulailah mengatur logistik seperti tempat tinggal dan transportasi.
10. Jaga profesionalisme: Tetap jaga profesionalisme di tempat kerja lama (jika masih bekerja) meskipun Anda akan segera pindah.

Dengan memperhatikan langkah-langkah ini, Anda akan lebih siap untuk memulai perjalanan karir baru Anda dengan lancar dan profesional.

Membalas email offering letter dengan tepat adalah langkah penting dalam proses mendapatkan pekerjaan baru. Cara membalas email offering letter yang profesional tidak hanya menunjukkan kesopanan dan antusiasme Anda, tetapi juga dapat memperkuat kesan positif yang telah Anda bangun selama proses rekrutmen.

Ingatlah untuk selalu membaca offering letter dengan teliti, mempertimbangkan semua aspek penawaran, dan merespons dengan cepat dan profesional. Jika ada hal yang perlu dinegosiasikan, lakukan dengan sopan dan berdasarkan alasan yang kuat. Bahkan jika Anda memutuskan untuk menolak tawaran, lakukanlah dengan cara yang tetap menjaga hubungan baik.

Dengan mengikuti panduan dan tips yang telah dibahas dalam artikel ini, Anda dapat memastikan bahwa respons Anda terhadap offering letter akan meninggalkan kesan yang baik dan membuka pintu untuk peluang karir yang menjanjikan. Selamat mencoba dan semoga sukses dalam perjalanan karir Anda!