Memahami Purchasing Adalah: Definisi, Proses, dan Perannya dalam Bisnis

Liputan6.com, Jakarta Purchasing adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau organisasi untuk memenuhi kebutuhan operasional atau produksi mereka. Secara sederhana, purchasing dapat diartikan sebagai kegiatan pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan.

Departemen atau fungsi purchasing bertanggung jawab untuk mengelola seluruh aktivitas yang terkait dengan pengadaan, mulai dari:

1. Identifikasi kebutuhan barang/jasa
2. Pemilihan pemasok (supplier)
3. Negosiasi harga dan syarat pembelian
4. Pembuatan pesanan pembelian
5. Pemantauan pengiriman
6. Penerimaan dan pemeriksaan barang
7. Pembayaran kepada supplier

Tujuan utama dari purchasing adalah memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan dengan kualitas yang baik, harga yang kompetitif, dan tepat waktu, sehingga dapat mendukung efisiensi operasional perusahaan.

Dalam beberapa perusahaan, purchasing juga dikenal dengan istilah procurement atau supply management. Meskipun memiliki beberapa perbedaan, pada intinya ketiga istilah tersebut merujuk pada proses pengadaan barang/jasa untuk kebutuhan perusahaan.

Proses purchasing melibatkan beberapa tahapan penting yang harus dilalui untuk memastikan pengadaan barang/jasa berjalan dengan efektif dan efisien. Berikut adalah penjelasan detail mengenai tahapan-tahapan dalam proses purchasing:

1. Identifikasi Kebutuhan

Tahap pertama dalam proses purchasing adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Pada tahap ini, departemen purchasing akan berkoordinasi dengan berbagai divisi lain untuk mengetahui kebutuhan mereka, baik itu bahan baku, peralatan, atau layanan lainnya.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam tahap identifikasi kebutuhan antara lain:

• Spesifikasi teknis barang/jasa yang dibutuhkan
• Jumlah atau kuantitas yang diperlukan
• Estimasi waktu pengiriman yang diharapkan
• Anggaran yang tersedia

Identifikasi kebutuhan yang akurat akan membantu proses purchasing berjalan lebih lancar pada tahap-tahap selanjutnya.

2. Pemilihan Supplier

Setelah kebutuhan teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah mencari dan memilih supplier atau pemasok yang mampu menyediakan barang/jasa sesuai kebutuhan perusahaan. Proses pemilihan supplier meliputi:

• Pencarian supplier potensial melalui berbagai sumber informasi
• Evaluasi kemampuan supplier dalam menyediakan barang/jasa
• Analisis reputasi dan track record supplier
• Perbandingan harga dan kualitas antar supplier

Pemilihan supplier yang tepat sangat penting karena akan mempengaruhi kualitas barang/jasa yang diterima serta kelancaran proses pengadaan secara keseluruhan.

3. Permintaan Penawaran

Setelah beberapa supplier potensial teridentifikasi, tim purchasing akan mengirimkan permintaan penawaran atau Request for Quotation (RFQ) kepada supplier-supplier tersebut. RFQ berisi informasi detail mengenai spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, serta tenggat waktu pengiriman.

Supplier akan merespon dengan memberikan penawaran harga serta informasi lain seperti ketersediaan barang, waktu pengiriman, syarat pembayaran, dan sebagainya. Tim purchasing kemudian akan menganalisis dan membandingkan penawaran dari berbagai supplier untuk mendapatkan opsi terbaik.

4. Negosiasi

Berdasarkan penawaran yang diterima, tim purchasing akan melakukan negosiasi dengan supplier terpilih untuk mendapatkan kesepakatan yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Aspek-aspek yang biasanya dinegosiasikan meliputi:

• Harga barang/jasa
• Syarat pembayaran
• Waktu pengiriman
• Jaminan kualitas
• Layanan purna jual

Keterampilan negosiasi yang baik sangat diperlukan pada tahap ini untuk memastikan perusahaan mendapatkan nilai terbaik dari transaksi yang dilakukan.

5. Pembuatan Purchase Order

Setelah kesepakatan tercapai, tim purchasing akan membuat dokumen Purchase Order (PO) yang berisi detail lengkap mengenai barang/jasa yang dipesan, termasuk:

• Spesifikasi barang/jasa
• Jumlah pesanan
• Harga satuan dan total
• Tanggal pengiriman yang disepakati
• Syarat pembayaran
• Informasi pengiriman

PO ini akan dikirimkan ke supplier sebagai dokumen resmi pemesanan barang/jasa. Supplier kemudian akan mengkonfirmasi penerimaan PO dan memulai proses penyediaan barang/jasa sesuai pesanan.

6. Pemantauan Pengiriman

Setelah PO dikirim, tim purchasing akan memantau proses pengiriman barang untuk memastikan barang sampai tepat waktu sesuai yang dijadwalkan. Jika ada kendala atau keterlambatan dalam pengiriman, tim purchasing akan berkoordinasi dengan supplier untuk mencari solusi agar operasional perusahaan tidak terganggu.

7. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang

Ketika barang tiba, tim penerimaan akan melakukan pemeriksaan untuk memastikan barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi dan jumlah yang dipesan. Jika ditemukan ketidaksesuaian atau kerusakan, tim purchasing akan menindaklanjuti dengan supplier untuk penggantian atau perbaikan.

8. Pembayaran

Setelah barang diterima dalam kondisi baik, tim purchasing akan memproses pembayaran kepada supplier sesuai dengan syarat pembayaran yang telah disepakati. Proses ini biasanya melibatkan koordinasi dengan departemen keuangan atau akuntansi.

9. Evaluasi Kinerja Supplier

Sebagai tahap akhir, tim purchasing akan melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier berdasarkan beberapa kriteria seperti ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, layanan yang diberikan, dan sebagainya. Hasil evaluasi ini akan menjadi pertimbangan untuk penggunaan supplier tersebut di masa mendatang.

Dengan menjalankan seluruh tahapan proses purchasing secara sistematis, perusahaan dapat memastikan efisiensi dan efektivitas dalam pengadaan barang/jasa yang dibutuhkan untuk menunjang operasional bisnis.

Purchasing memiliki peran yang sangat penting dalam menunjang operasional dan keberhasilan sebuah bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi dan peran kunci dari purchasing dalam konteks bisnis:

1. Menjamin Ketersediaan Bahan Baku dan Sumber Daya

Salah satu fungsi utama purchasing adalah memastikan ketersediaan bahan baku, peralatan, dan sumber daya lain yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan operasional sehari-hari. Dengan manajemen purchasing yang baik, perusahaan dapat menghindari kendala produksi akibat kekurangan bahan baku atau peralatan.

2. Pengendalian Biaya

Purchasing berperan penting dalam mengendalikan biaya operasional perusahaan. Melalui negosiasi harga yang efektif, pemilihan supplier yang tepat, dan optimalisasi proses pengadaan, tim purchasing dapat membantu perusahaan menghemat biaya secara signifikan.

3. Menjaga Kualitas Produk/Layanan

Dengan memastikan pengadaan bahan baku dan peralatan berkualitas tinggi, purchasing turut berperan dalam menjaga standar kualitas produk atau layanan yang dihasilkan perusahaan. Hal ini pada akhirnya akan berdampak pada kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan.

4. Manajemen Risiko Supply Chain

Tim purchasing bertanggung jawab untuk mengidentifikasi dan mengelola berbagai risiko terkait supply chain, seperti fluktuasi harga bahan baku, ketidakstabilan pasokan, atau perubahan regulasi. Dengan manajemen risiko yang baik, perusahaan dapat meminimalisir gangguan pada operasional bisnis.

5. Mendukung Inovasi dan Pengembangan Produk

Melalui interaksi dengan berbagai supplier, tim purchasing dapat memperoleh informasi terkini mengenai perkembangan teknologi atau material baru yang dapat dimanfaatkan untuk inovasi dan pengembangan produk perusahaan.

6. Membangun Hubungan dengan Supplier

Purchasing berperan dalam membangun dan memelihara hubungan jangka panjang dengan supplier strategis. Hubungan yang baik dengan supplier dapat memberikan berbagai keuntungan seperti prioritas pengiriman, harga yang lebih kompetitif, atau akses ke teknologi terbaru.

7. Optimalisasi Inventory

Tim purchasing bekerja sama dengan departemen lain untuk mengoptimalkan tingkat persediaan (inventory) perusahaan. Tujuannya adalah memastikan ketersediaan bahan baku atau produk yang cukup tanpa menimbulkan kelebihan stok yang dapat membebani keuangan perusahaan.

8. Mendukung Keberlanjutan dan Tanggung Jawab Sosial

Dalam era bisnis modern, purchasing juga berperan dalam mendukung inisiatif keberlanjutan dan tanggung jawab sosial perusahaan. Hal ini dapat dilakukan melalui pemilihan supplier yang memiliki praktik bisnis berkelanjutan atau pengadaan bahan baku ramah lingkungan.

9. Peningkatan Efisiensi Operasional

Dengan mengoptimalkan proses pengadaan dan menerapkan teknologi terkini seperti e-procurement, tim purchasing dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan secara keseluruhan.

10. Dukungan terhadap Strategi Bisnis

Purchasing yang efektif harus selaras dengan strategi bisnis perusahaan secara keseluruhan. Tim purchasing berperan dalam menerjemahkan strategi bisnis ke dalam strategi pengadaan yang mendukung tujuan jangka panjang perusahaan.

Dengan memahami dan mengoptimalkan berbagai fungsi dan peran purchasing di atas, perusahaan dapat meningkatkan daya saing dan kinerja bisnisnya secara signifikan.

Dalam praktiknya, terdapat beberapa jenis atau tipe purchasing yang diterapkan oleh perusahaan, tergantung pada kebutuhan dan karakteristik bisnis masing-masing. Berikut adalah penjelasan mengenai jenis-jenis purchasing:

1. Direct Purchasing

Direct purchasing mengacu pada pembelian bahan baku, komponen, atau barang lain yang secara langsung terkait dengan produk atau layanan utama perusahaan. Contohnya adalah pembelian bahan baku untuk produksi atau komponen untuk perakitan produk. Karakteristik direct purchasing antara lain:

• Berdampak langsung pada kualitas produk akhir
• Umumnya melibatkan volume pembelian yang besar
• Memerlukan kontrol kualitas yang ketat
• Sering kali melibatkan hubungan jangka panjang dengan supplier

2. Indirect Purchasing

Indirect purchasing meliputi pembelian barang atau jasa yang tidak secara langsung terkait dengan produk utama, namun diperlukan untuk mendukung operasional perusahaan. Contohnya termasuk pembelian alat tulis kantor, peralatan IT, atau jasa kebersihan. Karakteristik indirect purchasing:

• Tidak berdampak langsung pada produk akhir
• Umumnya melibatkan pembelian dalam jumlah lebih kecil namun lebih sering
• Lebih berfokus pada efisiensi biaya
• Sering kali melibatkan banyak supplier berbeda

3. Services Purchasing

Services purchasing mengacu pada pengadaan berbagai jasa yang dibutuhkan perusahaan, seperti jasa konsultasi, pelatihan, atau outsourcing. Karakteristik services purchasing antara lain:

• Lebih sulit untuk mengukur kualitas dibandingkan pembelian barang fisik
• Sering kali memerlukan kontrak yang lebih kompleks
• Evaluasi kinerja supplier lebih subjektif
• Dapat melibatkan hubungan jangka panjang dengan penyedia jasa

4. Capital Purchasing

Capital purchasing melibatkan pembelian aset jangka panjang atau barang modal seperti mesin produksi, kendaraan, atau properti. Karakteristik capital purchasing:

• Melibatkan investasi dalam jumlah besar
• Memerlukan perencanaan dan analisis yang lebih mendalam
• Sering kali membutuhkan persetujuan manajemen tingkat atas
• Berdampak signifikan pada operasional dan kinerja jangka panjang perusahaan

5. Project-Based Purchasing

Project-based purchasing mengacu pada pengadaan barang atau jasa untuk proyek-proyek khusus yang memiliki batas waktu tertentu. Contohnya adalah pengadaan material dan jasa untuk proyek konstruksi. Karakteristik project-based purchasing:

• Memiliki timeline dan anggaran yang spesifik
• Sering kali melibatkan berbagai jenis barang dan jasa dalam satu proyek
• Memerlukan koordinasi yang erat dengan tim proyek
• Dapat melibatkan proses tender atau lelang

6. Strategic Purchasing

Strategic purchasing berfokus pada pengadaan barang atau jasa yang dianggap kritis atau strategis bagi perusahaan. Ini bisa meliputi bahan baku utama atau teknologi kunci yang memberikan keunggulan kompetitif. Karakteristik strategic purchasing:

• Melibatkan analisis pasar dan industri yang mendalam
• Berfokus pada membangun hubungan jangka panjang dengan supplier strategis
• Sering kali melibatkan kontrak jangka panjang atau kemitraan strategis
• Memerlukan keterlibatan manajemen tingkat atas dalam pengambilan keputusan

7. E-Purchasing

E-purchasing mengacu pada penggunaan platform elektronik atau sistem online untuk melakukan proses pembelian. Karakteristik e-purchasing:

• Memanfaatkan teknologi informasi untuk mengotomatisasi proses pembelian
• Dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya transaksi
• Memungkinkan akses ke basis supplier yang lebih luas
• Menyediakan data real-time untuk analisis dan pengambilan keputusan

Pemahaman terhadap berbagai jenis purchasing ini penting bagi perusahaan untuk merancang strategi pengadaan yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnisnya. Setiap jenis purchasing memiliki karakteristik dan tantangan unik yang perlu dikelola dengan pendekatan yang tepat.

Untuk menjadi profesional yang sukses di bidang purchasing, diperlukan kombinasi berbagai keterampilan teknis dan soft skill. Berikut adalah beberapa keterampilan kunci yang dibutuhkan dalam purchasing:

1. Analisis Data dan Pasar

Kemampuan untuk menganalisis data pasar, tren harga, dan kinerja supplier sangat penting dalam purchasing. Profesional purchasing harus mampu menginterpretasikan data untuk membuat keputusan pembelian yang tepat dan mengidentifikasi peluang penghematan biaya.

2. Negosiasi

Keterampilan negosiasi yang kuat sangat diperlukan untuk mendapatkan kesepakatan terbaik dengan supplier. Ini meliputi kemampuan untuk memahami posisi kedua belah pihak, mengidentifikasi area kompromi, dan mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

3. Manajemen Hubungan

Membangun dan memelihara hubungan yang baik dengan supplier, stakeholder internal, dan pihak eksternal lainnya sangat penting dalam purchasing. Ini membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik, empati, dan kemampuan untuk mengelola ekspektasi berbagai pihak.

4. Pemahaman Teknis

Pengetahuan teknis tentang produk atau jasa yang dibeli sangat membantu dalam memahami spesifikasi, mengevaluasi kualitas, dan berkomunikasi efektif dengan supplier dan tim internal.

5. Manajemen Risiko

Kemampuan untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengelola risiko terkait supply chain sangat penting dalam purchasing. Ini meliputi pemahaman tentang risiko geopolitik, fluktuasi harga komoditas, dan potensi gangguan pasokan.

6. Keterampilan Analitis dan Pemecahan Masalah

Profesional purchasing sering dihadapkan pada situasi kompleks yang memerlukan analisis mendalam dan pemecahan masalah kreatif. Kemampuan untuk berpikir kritis dan menemukan solusi inovatif sangat dihargai.

7. Manajemen Proyek

Banyak inisiatif purchasing melibatkan koordinasi berbagai pihak dan timeline yang ketat. Keterampilan manajemen proyek membantu dalam merencanakan, mengeksekusi, dan memantau berbagai aktivitas purchasing secara efektif.

8. Pemahaman Finansial

Pengetahuan tentang konsep keuangan dasar seperti analisis biaya total kepemilikan (Total Cost of Ownership), manajemen arus kas, dan pemahaman laporan keuangan sangat membantu dalam membuat keputusan purchasing yang tepat.

9. Keterampilan Teknologi

Dengan semakin banyaknya penggunaan sistem e-procurement dan analitik data dalam purchasing, kemampuan untuk menggunakan berbagai tools teknologi menjadi semakin penting.

10. Etika Bisnis

Integritas dan pemahaman tentang etika bisnis sangat penting dalam purchasing, mengingat posisi ini sering berhadapan dengan situasi yang melibatkan konflik kepentingan atau potensi praktik tidak etis.

11. Adaptabilitas dan Pembelajaran Berkelanjutan

Lingkungan bisnis yang terus berubah menuntut profesional purchasing untuk terus memperbarui pengetahuan dan keterampilan mereka. Kemampuan untuk beradaptasi dengan tren baru dan belajar secara berkelanjutan sangat penting.

12. Keterampilan Presentasi

Kemampuan untuk menyajikan data, rekomendasi, dan strategi purchasing kepada manajemen dan stakeholder lainnya dengan cara yang jelas dan meyakinkan sangat berharga.

13. Pemikiran Strategis

Kemampuan untuk melihat gambaran besar dan menyelaraskan strategi purchasing dengan tujuan bisnis jangka panjang perusahaan sangat penting, terutama untuk posisi purchasing tingkat senior.

Dengan mengembangkan dan mempertajam keterampilan-keterampilan ini, profesional purchasing dapat meningkatkan efektivitas mereka dalam mengelola proses pengadaan dan memberikan nilai tambah bagi organisasi mereka.

Purchasing memainkan peran vital dalam operasional dan keberhasilan sebuah bisnis. Dari memastikan ketersediaan bahan baku hingga mengoptimalkan biaya dan mendukung inovasi, fungsi purchasing berkontribusi signifikan terhadap daya saing dan profitabilitas perusahaan.

Memahami berbagai aspek purchasing, mulai dari proses, jenis-jenis, hingga keterampilan yang dibutuhkan, jadi sangat penting bagi profesional bisnis dan perusahaan yang ingin mengoptimalkan fungsi pengadaan mereka. Dengan pengelolaan purchasing yang efektif, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, meminimalkan risiko supply chain, dan pada akhirnya mencapai keunggulan kompetitif di pasar.

Seiring dengan perkembangan teknologi dan perubahan lanskap bisnis global, peran purchasing akan terus berkembang. Perusahaan yang mampu mengadaptasi praktik purchasing mereka dengan tren terbaru, seperti digitalisasi proses pengadaan dan fokus pada keberlanjutan, akan berada pada posisi yang lebih baik untuk menghadapi tantangan bisnis di masa depan.

Purchasing bukan sekadar fungsi pendukung, melainkan komponen strategis yang dapat mendorong pertumbuhan dan inovasi dalam organisasi. Dengan pemahaman yang mendalam dan penerapan praktik terbaik dalam purchasing, perusahaan dapat memaksimalkan nilai dari setiap rupiah yang dikeluarkan untuk pengadaan, menciptakan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.