Invoice Adalah Pengiriman Tagihan kepada Pembeli, Begini Pembuatan, Fungsi, dan Jenisnya

Liputan6.com, Jakarta Ketika melakukan kegiatan jual beli, invoice harus ada dan dicetak sebagai bukti tertulisnya. Apa itu invoice? Invoice adalah bentuk pengiriman tagihan dari penjual kepada pembeli atau konsumen. Nama lain dari invoice adalah faktur.

Isi dari invoice adalah nama dan alamat penjual, nomor faktur, nama dan alamat pembeli, tanggal pesanan, syarat pembayaran, keterangan mengenai barang seperti jenis barang, harga satuan, kuantitas barang, dan jumlah harga. Bukti invoice biasanya dipakai dan dibutuhkan pada saat terjadi retur pembelian atau retur penjualan.  

Dalam proses pembuatan invoice, sebetulnya tidak ada aturan khusus. Umumnya bukti tertulis invoice dibuat tiga rangkap untuk diberikan kepada pembeli, disimpan penjual sebagai bukti tagihan, dan digunakan untuk faktur.

Berikut Liputan6.com ulas invoice adalah pengiriman tagihan kepada pembeli, pembuatan, fungsi, dan jenisnya dari berbagai sumber, Rabu (17/3/2021).

Sugeng Hariyanto (2006)

Invoice adalah suatu catatan yang menggambarkan barang-barang yang dikirimkan kepada pembeli beserta harganya. Catatan ini dibuat oleh penjual dan biasanya dikirimkan kepada pembeli untuk meminta pembayaran atau hanya untuk menginformasikan tagihan apabila pembayaran akan dilakukan dengan dasar kredit (jika pembeli memiliki open account dengan pemasok barang).

Mahmudi (2007)

Invoice adalah proses pengiriman tagihan kepada pelanggan (customer). Dengan dikirimnya tagihan kepada pelanggan tersebut maka perusahaan akan mengakui adanya piutang kepada pelanggan yang bersangkutan.

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Invoice adalah daftar kiriman barang yang dibeli serta dilengkapi dengan keterangan catatan nama, harga juga jumlah barang yang dibeli serta berapa total yang harus dibayar oleh pembeli.

Sutedi (2014)

Invoice adalah suatu dokumen penting daam perdagangan sebab dengan data-data dalam invoice ini dapat diketahui berapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah asuransi, dan penyelenggara segala macam bea masuk.

Andrian Sutedi (2014)

Invoice adalah suatu dokumen penting dalam perdagangan sebab dengan data-data dalam invoice ini dapat diketahui beberapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah penutupan asuransi dan penyelesaian segala macam bea masuk.

Dalam proses jual beli, pemberian invoice kepada pelanggan merupakan keharusan. Pengertian invoice adalah pengiriman tagihan kepada pembeli dari penjual. Invoice adalah berupa dokumen yang menerangkan barang-barang yang dikirimkan, nama konsumen, dan harga barang yang ditagihkan.

Pahami bahwa dalam transaksi jual beli, keberadaan invoice adalah bagian dari bahan pertimbangan konsumen untuk meneliti barang-barang yang dibelinya. Bukti ini kerap dibutuhkan pada saat terjadi retur pembelian atau retur penjualan.

Lebih lengkapnya, invoice adalah memuat informasi mengenai nama dan alamat penjual, nomor faktur, nama dan alamat pembeli, tanggal pesanan, syarat pembayaran, keterangan mengenai barang seperti jenis barang, harga satuan, kuantitas barang dan jumlah harga.

Bukti tertulis seperti invoice adalah selalu dikeluarkan oleh pihak penjual. Biasanya invoice dibuat sebanyak tiga rangkap. Lampiran pertama diberikan kepada pembeli atau pelanggan.

Lampiran kedua disimpan oleh penjual sebagai bukti penagihan yang sudah dianggap piutang. Untuk lampiran ketiga diperuntukkan sebagai buku faktur. Hal inilah yang menjadikan invoice adalah nama lain dari faktur.

Dalam proses pembuatan invoice, tidak ada aturan baku yang mengkhususkan. Akan tetapi ada beberapa komponen yang mendasari pembuatan invoice. Komponen invoice adalah sebagai berikut:

1. Nama pelanggan.

2. Identitas penjual.

3. Nomor invoice.

4. Daftar barang yang dibeli, meliputi jumlah pemesanan, harga satuan, total tagihan, dan jumlah pajak yang harus dibayar.

5. Diskon dan biaya pengiriman yang ditulis apa adanya.

6. Sistem pembayaran.

Tembusan Untuk Langganan

Yaitu lembar pertama dan satu atau dua tembusan, tergantung pada permintaan pembeli.

Tembusan Piutang

Yaitu tembusan yang dipakai sebagai dasar (media) untuk mendebit rekening buku pembantu piutang. Dalam ledgerless bookkeeping, media ini tidak diposting, tetapi disimpan dalam map yang fungsinya sebagai buku pembantu piutang.

Tembusan Distribusi

Yaitu tembusan yang digunakan untuk mengkredit rekening penjualan yang dirinci sesuai dengan klasifikasinya, menghitung harga pokok penjualan dan menghitung komisi salesman.

Tembusan Pemberitahuan (Advice Copy)

Yaitu tembusan yang diberikan pada salesman sebagai pemberitahuan bahwa faktur yang sudah dikirim, sehingga salesma dapat menghitung berapa komisi yang akan diterimanya.

Invoice Biasa

Pengertian invoice adalah faktur saat pejual dan pembeli melakukan transaksi. Isi invoice biasa umumnya memuat keterangan dari badan usaha pihak penjual dan pembeli, item produk, dan total harga.

Invoice Proforma

Invoice proforma atau proforma invoice adalah invoice yang bersifat sementara. Pemberian invoice ini dilakukan penjual tepat sebelum pengiriman barang dilakukan. Terutama bila, barang biasa dikirimkan secara berkala.

Jika barang sudah diterima oleh pembeli atau pelanggan, invoice biasa bisa langsung diberikan. Invoice biasa adalah bentuk tagihan dan bukti barang sudah diterima oleh pembeli.

Invoice Konsuler

Invoice konsuler umumnya digunakan untuk perdagangan internasional atau antar negara. Invoice jenis ini sudah pasti tidak bisa sembarangan dicetak. Dalam proses pembuatannya, bukti tertulis ini harus memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari keduataan besar Negara atau perwakilan Negara yang dituju.