Membuat Sistem yang Akurat untuk Merekam Kehadiran Karyawan

Liputan6.com, Jakarta Clock in dan clock out adalah ritual yang dilakukan oleh karyawan saat tiba dan pulang dari tempat kerja. Meski terlihat sederhana, clock in dan clock out sangat berpengaruh pada absensi dan penggajian, selain produktivitas. Sebab itu, perusahaan dan bisnis harus membuat proses dan sistem clock in dan clock out yang mudah namun akurat saat digunakan untuk merekam kehadiran karyawan.

Menurut Stevens Jethefer selaku Head of Business Mekari Talenta, penyedia solusi human resource (HR), sistem clock in dan clock out adalah bagian kritis dari manajemen tenaga kerja setiap perusahaan dan bisnis. S

istem clock in dan clock out yang bagus merekam dengan akurat kehadiran karyawan untuk menjaga kedisiplinan kerja dan terintegrasi juga ke sistem absensi serta payroll untuk mempermudah perhitungan penggajian.

“Sebab itu, sistem clock in dan clock out tidak bisa disepelekan karena berdampak langsung pada pengaturan human resource (HR) dan produktivitas kerja. Semakin banyak sumber daya manusia (SDM) dan semakin kompleks pengaturan jam kerja sebuah perusahaan atau bisnis, maka semakin penting pula menerapkan sistem clock in dan clock out yang otomatis, efisien, dan mudah digunakan oleh perusahaan maupun karyawan,” terangnya.

Ia menambahkan bahwa berbagai perusahaan kini sudah beralih ke teknologi untuk mendukung kelancaran clock in dan clock out. Ia pun membagikan tren menarik terkait kebiasaan clock in dan clock out karyawan berdasarkan data Mekari Talenta selama kuartal pertama 2024.

Tiap perusahaan dan bisnis memiliki pola pengaturan jam kerja tersendiri. Ada perusahaan, khususnya di industri manufaktur, yang menggunakan sistem shift dan ada perusahaan, seperti di industri layanan profesional, yang menggunakan sistem flextime.

Apapun pengaturan jam kerja, data menunjukkan bahwa secara umum, karyawan melakukan clock in rata-rata 9 menit lebih awal dari jam masuk dan clock out rata-rata 18 menit setelah jam pulang. “Bisa dilihat, kebanyakan karyawan cukup disiplin dalam menaati jadwal masuk dan pulang yang ditetapkan perusahaan,” katanya.

2. Pulang Tenggo

Mayoritas karyawan, atau sama dengan 31%, melakukan clock in di antara jam 07:00 - 07:59. Di ujung hari kerja, kebanyakan, atau sama dengan 24%, dari karyawan melakukan clock out di antara jam 17:00 - 17:59. “Karyawan, khususnya mereka yang ngantor, memilih untuk datang lebih pagi agar mereka mempunyai waktu untuk menyiapkan diri untuk bekerja,” jelasnya.

3. Serap Tenaga Kerja

Berbagai perusahaan di industri manufaktur berada di peringkat pertama pengguna sistem clock in dan clock out terbesar, mengingat banyaknya jumlah karyawan mereka. Khusus perusahaan manufaktur, sampai 12% dari clock in dan clock out terpusat di Jakarta Barat dan 8% terpusat di Tangerang.

Ketepatan tiba dan pulang dari tempat kerja sangat berdampak pada tingkat produktivitas perusahaan manufaktur. Oleh sebab itu, mereka mengedepankan penggunaan sistem clock in dan clock out yang bagus agar mereka bisa mengatur jadwal kerja ratusan karyawan sesuai dengan unit dan fungsi masing-masing,” katanya.

Untuk industri manufacturing sendiri, shift yang paling populer adalah pagi berdasarkan mayoritas (35%) clock in di jam 8:00. “Hal ini sesuai dengan shift pertama yang biasanya jatuh antara jam 8:00 - 17:00,” katanya.

Stevens menambahkan bahwa kedepannya, teknologi mutakhir akan semakin banyak diadopsi oleh perusahaan dan bisnis untuk memudahkan clock in dan clock out bagi karyawan. Salah satu teknologi terkini adalah touchless portal yaitu karyawan tidak perlu lagi menggunakan sidik jari untuk melakukan absensi.

“Kami melihat bahwa perusahaan-perusahaan sudah mulai mencoba touchless portal dengan facial recognition yang bisa memindai wajah karena nilai tambah yang ditawarkan teknologi tersebut, yaitu tingkat keamanan lebih tinggi.

Facial recognition mengurangi kemungkinan penyalahgunaan identitas antar karyawan untuk melakukan absensi. Di waktu yang bersamaan, teknologi tersebut mempercepat clock in dan clock out karena karyawan tidak perlu lagi berhenti untuk menekan sidik jari atau kartu ke mesin absensi,” pungkasnya.