Hati-Hati 4 Pola Reimbursement Karyawan, Bisa Bikin Kas Perusahan Boncos

Liputan6.com, Jakarta Reimbursement sudah menjadi keseharian dari operasional perusahaan dan para karyawannya. Walau terlihat simpel, proses reimbursement dapat mempengaruhi kelancaran arus kas perusahaan dan kepuasan kerja karyawan.

Reimbursement adalah pengembalian dana pribadi yang telah dikeluarkan karyawan untuk menalangi keperluan kantor atau kerja, seperti biaya taksi online saat pergi ke pertemuan bisnis. Setelah pengeluaran dilakukan, karyawan biasanya akan mengajukan reimbursement dengan menyerahkan bukti pembayaran ke perusahaan.

Jansen Jumino, Chief Business Officer Mekari, mengatakan bahwa walau terlihat sederhana, ada beban administratif dan keuangan yang ditanggung perusahaan untuk memproses dan mengeluarkan reimbursement.

“Di sisi karyawan, reimbursement juga tidak bisa dianggap remeh karena kemudahan mengurus hal tersebut berpengaruh pada kepuasan mereka terhadap sistem internal perusahaan. Sebab itu, perusahaan perlu menerapkan sistem dan proses reimbursement yang efisien demi kelancaran administratif dan operasional,” kata Jansen ditulis, Sabtu (2/3/2024).

Ia melanjutkan bahwa tren terkait pola reimbursement karyawan memberi pandangan menarik bagi perusahaan mengenai cara mengatur reimbursement dengan baik.

“Data dari Mekari Expense selama semester II tahun lalu menunjukkan bahwa perusahaan segala ukuran disibukkan oleh reimbursement. Bahkan, kategori UMKM secara keseluruhan memproses lebih dari ribuan transaksi perbulan, sebuah volume yang menyerupai kategori perusahaan besar dan enterprise,” ujarnya.

Lalu, apa saja pola reimbursement perusahaan dan karyawan lainnya? Simak empat hal di bawah ini.

Kategori Transportasi

Pengeluaran untuk transportasi menjadi kategori reimbursement yang paling sering diajukan, mengingat tingginya mobilitas kerja di era hybrid work. Hingga 30% dari jenis reimbursement menutupi pengeluaran kendaraan, bensin, parkir, dan service. Kategori kedua terbesar adalah peralatan dan pengiriman (15%), seperti alat tulis kantor (ATK) dan kurir, diikuti oleh akomodasi, seperti sewa hotel saat perjalanan dinas.

“Adanya sub-kategori pengeluaran mengharuskan perusahaan untuk memiliki sistem reimbursement yang bisa menangani kompleksitas tersebut. Sebagai contoh, perjalanan dinas harus tercatat dan terhitung dengan akurat karena terdiri dari banyak komponen pengeluaran, seperti per diem, transportasi, dan akomodasi,” katanya.

Karena kerap mengunjungi pelanggan dan mitra bisnis, tim sales dan commercial adalah divisi yang paling sering mengajukan reimbursement. Sebanyak 40% dari pengajuan reimbursement berasal dari tim tersebut, diikuti oleh tim operasional dan produk (18%) yang acap kali mengecek langsung keadaan pasar. Tim engineering dan lapangan (16%) yang juga biasa terjun ke lapangan berada di posisi ketiga.

“Tim yang menyelesaikan kerja dari kantor, seperti keuangan dan HR, tetap mengajukan reimbursement untuk pengeluaran terkait ATK serta kas kecil lainnya,” katanya.

Selesai Dalam 7 Hari Kerja

Semakin lancar perusahaan memproses pengajuan reimbursement, semakin cepat pula mereka mengembalikan uang ke karyawan. Data menunjukkan bahwa 42% perusahaan membutuhkan hingga 7 hari untuk memproses reimbursement, sedangkan yang lain membutuhkan 8-14 hari (37%) dan 15-21 hari (21%).

Untuk jadwal, sebanyak 38% perusahaan membayar reimbursement sekali sebulan, umumnya bersama dengan gaji. Selain itu, sebanyak 25% perusahaan membayar secara mingguan dan 34% membayar secara harian.

“Perusahaan membutuhkan waktu untuk memproses reimbursement karena pengajuan yang diserahkan oleh karyawan ditangani oleh berbagai divisi, termasuk divisi payroll di HRD yang menerima pengajuan dan divisi keuangan yang bertanggung jawab untuk membayar reimbursement. Pemrosesan lintas divisi ini mengharuskan perusahaan untuk menerapkan alur pengajuan reimbursement yang tertata rapi dan sistem pencatatan arus kas yang akurat,” ujarnya.

Berdasarkan data, sebanyak 83% karyawan mengajukan reimbursement dalam 7 hari setelah tanggal transaksi. Selain itu, karyawan aktif umumnya mengajukan reimbursement rata-rata 5 kali sebulan dengan rata-rata nilai total Rp 250 ribu.

“Karyawan bergerak cepat agar tidak melewati tenggat waktu pengajuan reimbursement yang ditetapkan perusahaan,” ujarnya.

Adanya pola pengajuan dan pemrosesan reimbursement memberikan perusahaan gambaran lebih jelas bagaimana merancang sistem yang teratur untuk mengajukan dan menangani hal tersebut, mulai dari penyerahan bukti transaksi oleh karyawan hingga pembukuan semua pengeluaran perusahaan untuk menutupi reimbursement.

“Teknologi berupa solusi pengelolaan keuangan bisnis akan membantu perusahaan menerapkan dan menjalankan sistem reimbursement secara baik. Solusi memungkinkan karyawan mengajukan reimbursement beserta bukti transaksi dengan mudah melalui aplikasi yang terhubung ke payroll dan keuangan. Dengan demikian, pengajuan reimbursement tidak saja tercatat dengan rapi, tapi pemrosesannya juga akan transparan karena semua pihak dapat melihat sejauh mana reimbursement sudah ditangani. Oleh sebab itu, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan solusi untuk kemudahan dan efisiensi dalam menangani reimbursement,” tutup Jansen.