Apa Itu Paklaring: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Liputan6.com, Jakarta Paklaring merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi untuk menyatakan bahwa seseorang pernah bekerja di tempat tersebut. Istilah paklaring berasal dari bahasa Belanda "Plicht" yang berarti kewajiban dan "Verklaring" yang berarti pernyataan. Jadi, paklaring dapat diartikan sebagai surat pernyataan yang wajib diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang telah mengakhiri masa kerjanya.

Dalam paklaring tercantum informasi penting mengenai riwayat pekerjaan seseorang, seperti:

• Nama lengkap karyawan
• Jabatan atau posisi terakhir
• Periode atau masa kerja
• Tugas dan tanggung jawab
• Prestasi atau pencapaian selama bekerja
• Alasan berhenti bekerja

Paklaring berbeda dengan surat keterangan kerja. Surat keterangan kerja diberikan kepada karyawan yang masih aktif bekerja, sedangkan paklaring diberikan kepada karyawan yang sudah tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut. Paklaring juga berbeda dengan surat rekomendasi kerja yang berisi penilaian kinerja dan rekomendasi untuk pekerjaan selanjutnya.

Secara hukum, pemberian paklaring diatur dalam Pasal 1602y Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata) yang menyatakan bahwa majikan wajib memberikan surat keterangan kepada buruh yang berhenti bekerja atas permintaannya. Hal ini menunjukkan bahwa paklaring merupakan hak karyawan yang wajib dipenuhi oleh perusahaan.

Paklaring memiliki beberapa fungsi dan manfaat penting bagi karyawan, antara lain:

1. Bukti Pengalaman Kerja

Fungsi utama paklaring adalah sebagai bukti resmi bahwa seseorang pernah bekerja di suatu perusahaan. Dokumen ini dapat digunakan untuk memverifikasi pengalaman kerja ketika melamar pekerjaan baru. Calon pemberi kerja dapat menilai latar belakang dan kompetensi pelamar berdasarkan informasi yang tercantum dalam paklaring.

2. Persyaratan Melamar Kerja

Banyak perusahaan yang menjadikan paklaring sebagai salah satu persyaratan wajib dalam proses rekrutmen, terutama untuk posisi manajerial ke atas. Paklaring dapat memberikan gambaran mengenai pengalaman, prestasi, dan kontribusi pelamar di perusahaan sebelumnya.

3. Pencairan Dana BPJS Ketenagakerjaan

Paklaring diperlukan sebagai syarat untuk mencairkan dana Jaminan Hari Tua (JHT) dari BPJS Ketenagakerjaan. Tanpa paklaring, proses klaim JHT akan lebih sulit dan memakan waktu lebih lama. Paklaring menjadi bukti bahwa seseorang sudah tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut.

4. Pengajuan Beasiswa

Bagi karyawan yang ingin melanjutkan pendidikan, paklaring dapat digunakan sebagai dokumen pendukung dalam pengajuan beasiswa, terutama untuk jalur profesional. Paklaring menunjukkan pengalaman kerja yang relevan dengan bidang studi yang akan diambil.

5. Pengajuan Pinjaman atau Kartu Kredit

Beberapa lembaga keuangan seperti bank meminta paklaring sebagai salah satu persyaratan dalam pengajuan pinjaman atau kartu kredit. Dokumen ini digunakan untuk menilai kemampuan finansial dan kredibilitas pemohon berdasarkan riwayat pekerjaannya.

6. Evaluasi Diri

Bagi karyawan, paklaring dapat menjadi sarana evaluasi diri untuk melihat pencapaian dan perkembangan karir selama bekerja di perusahaan tersebut. Hal ini bermanfaat untuk merencanakan langkah karir selanjutnya.

Tidak semua karyawan yang berhenti bekerja otomatis mendapatkan paklaring. Ada beberapa syarat yang umumnya harus dipenuhi, antara lain:

1. Masa Kerja Minimal

Kebanyakan perusahaan menetapkan masa kerja minimal 1 tahun untuk mendapatkan paklaring. Karyawan dengan masa kerja kurang dari itu dianggap belum memiliki pengalaman yang cukup signifikan. Namun, ketentuan ini bisa berbeda-beda tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.

2. Pengunduran Diri yang Baik

Karyawan harus mengundurkan diri dengan cara yang baik dan profesional sesuai prosedur perusahaan. Ini meliputi pemberitahuan resmi, menjalani masa transisi, dan menyelesaikan semua tanggung jawab pekerjaan dengan baik. Pengunduran diri yang tidak sesuai prosedur bisa menyebabkan perusahaan menolak memberikan paklaring.

3. Penyelesaian Kewajiban

Sebelum mendapatkan paklaring, karyawan harus menyelesaikan semua kewajiban dan tanggung jawabnya terhadap perusahaan. Ini termasuk menyelesaikan proyek yang sedang berjalan, mengembalikan aset perusahaan, dan melunasi hutang atau pinjaman (jika ada).

4. Tidak Ada Masalah Hukum

Karyawan yang terlibat masalah hukum dengan perusahaan, seperti pelanggaran kontrak atau tindak pidana, mungkin tidak akan mendapatkan paklaring. Perusahaan berhak menolak memberikan paklaring jika ada perselisihan hukum yang belum terselesaikan.

5. Persetujuan Atasan

Dalam beberapa kasus, pemberian paklaring memerlukan persetujuan dari atasan langsung atau pihak manajemen. Mereka akan menilai kinerja dan kontribusi karyawan selama bekerja sebelum menyetujui penerbitan paklaring.

Pembuatan paklaring biasanya dilakukan oleh departemen Sumber Daya Manusia (SDM) atau Human Resources (HR) perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam pembuatan paklaring:

1. Pengajuan Permohonan

Karyawan yang akan berhenti bekerja mengajukan permohonan paklaring kepada departemen SDM. Permohonan ini bisa disampaikan bersamaan dengan surat pengunduran diri atau setelah masa kerja berakhir.

2. Verifikasi Data

Departemen SDM akan memverifikasi data karyawan, termasuk masa kerja, jabatan, dan riwayat kinerja. Mereka juga akan memastikan bahwa karyawan telah memenuhi semua persyaratan untuk mendapatkan paklaring.

3. Penyusunan Isi

Setelah data terverifikasi, SDM akan menyusun isi paklaring yang mencakup informasi-informasi penting seperti:

• Identitas karyawan (nama lengkap, nomor induk karyawan)
• Jabatan atau posisi terakhir
• Tanggal mulai dan berakhirnya masa kerja
• Deskripsi singkat tugas dan tanggung jawab
• Prestasi atau pencapaian selama bekerja (jika ada)
• Alasan berhenti bekerja (pengunduran diri, kontrak berakhir, dll)

4. Pengesahan

Paklaring harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, biasanya Manajer SDM atau Direktur. Tanda tangan ini menjadi bukti keabsahan dokumen. Selain itu, paklaring juga harus diberi cap atau stempel resmi perusahaan.

5. Penyerahan kepada Karyawan

Setelah selesai dibuat dan disahkan, paklaring diserahkan kepada karyawan yang bersangkutan. Beberapa perusahaan mungkin meminta karyawan untuk menandatangani tanda terima sebagai bukti bahwa paklaring telah diberikan.

Meskipun tidak ada format baku yang berlaku universal, umumnya paklaring memiliki struktur dan komponen sebagai berikut:

1. Kop Surat

Bagian atas surat berisi logo, nama, dan alamat lengkap perusahaan. Ini menunjukkan bahwa paklaring merupakan dokumen resmi dari perusahaan tersebut.

2. Judul

Judul surat biasanya bertuliskan "SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA" atau "PAKLARING" dengan huruf kapital dan dicetak tebal.

3. Nomor Surat

Nomor surat untuk keperluan pengarsipan dan referensi.

4. Pembuka

Kalimat pembuka yang menyatakan bahwa surat ini adalah keterangan resmi dari perusahaan.

5. Identitas Pemberi Keterangan

Nama dan jabatan pejabat yang mengeluarkan paklaring, biasanya Manajer SDM atau Direktur.

6. Identitas Karyawan

Data lengkap karyawan meliputi nama, tempat/tanggal lahir, alamat, dan nomor induk karyawan.

7. Keterangan Pekerjaan

Informasi mengenai jabatan, masa kerja, tugas dan tanggung jawab, serta prestasi karyawan selama bekerja.

8. Alasan Berhenti

Penjelasan singkat mengenai alasan berakhirnya hubungan kerja, misalnya pengunduran diri atau berakhirnya kontrak.

9. Penutup

Kalimat penutup yang menyatakan bahwa surat dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

10. Tempat dan Tanggal Penerbitan

Kota tempat surat dibuat dan tanggal penerbitannya.

11. Tanda Tangan dan Stempel

Tanda tangan pejabat yang berwenang disertai nama lengkap dan jabatannya, serta cap/stempel resmi perusahaan.

Berikut adalah contoh format paklaring yang umum digunakan:

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA (PAKLARING)Nomor: [Nomor Surat]/[Kode Perusahaan]/[Bulan]/[Tahun]

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Pejabat]Jabatan: [Jabatan Pejabat]Perusahaan: [Nama Perusahaan]

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: [Nama Karyawan]Tempat/Tanggal Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir]Alamat: [Alamat Lengkap]NIK: [Nomor Induk Karyawan]

Adalah benar pernah bekerja di perusahaan kami dengan keterangan sebagai berikut:

Jabatan Terakhir: [Jabatan]Masa Kerja: [Tanggal Mulai] s.d. [Tanggal Berakhir]Tugas dan Tanggung Jawab: [Deskripsi Singkat]

Selama bekerja di perusahaan kami, yang bersangkutan telah menunjukkan kinerja yang [baik/sangat baik] dan tidak pernah melakukan tindakan yang merugikan perusahaan.

Yang bersangkutan berhenti bekerja karena [alasan berhenti, misal: mengundurkan diri atas permintaan sendiri].

Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Kota], [Tanggal]

[Nama Perusahaan]

[Tanda Tangan]

[Nama Pejabat][Jabatan]

[Stempel Perusahaan]

Penting untuk memahami perbedaan antara paklaring dengan dokumen-dokumen lain yang terkait dengan pekerjaan:

1. Paklaring vs Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja diberikan kepada karyawan yang masih aktif bekerja, sedangkan paklaring diberikan kepada karyawan yang sudah tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut. Surat keterangan kerja biasanya lebih singkat dan hanya menyatakan bahwa seseorang adalah karyawan aktif, sementara paklaring berisi informasi lebih lengkap tentang pengalaman kerja.

2. Paklaring vs Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi berisi penilaian dan rekomendasi positif dari atasan atau rekan kerja tentang kinerja seseorang. Sementara itu, paklaring bersifat lebih netral dan objektif, hanya menyatakan fakta-fakta tentang masa kerja tanpa memberikan penilaian subjektif.

3. Paklaring vs Surat Referensi

Surat referensi biasanya diminta oleh calon pemberi kerja untuk memverifikasi informasi tentang pelamar kerja. Surat ini bisa berisi penilaian kinerja dan rekomendasi. Paklaring, di sisi lain, adalah dokumen standar yang diberikan kepada semua karyawan yang berhenti bekerja, terlepas dari apakah mereka akan menggunakannya untuk melamar pekerjaan baru atau tidak.

Berikut beberapa tips yang perlu diperhatikan terkait paklaring:

1. Ajukan Permohonan Lebih Awal

Jika Anda berencana untuk berhenti bekerja, ajukan permohonan paklaring bersamaan dengan penyampaian surat pengunduran diri. Ini memberikan waktu yang cukup bagi perusahaan untuk mempersiapkan dokumen tersebut.

2. Pastikan Informasi Akurat

Periksa dengan teliti semua informasi yang tercantum dalam paklaring. Pastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan nama, tanggal, atau informasi pekerjaan lainnya.

3. Simpan Salinan

Selalu simpan salinan paklaring Anda, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Dokumen ini mungkin diperlukan di masa depan untuk berbagai keperluan.

4. Gunakan dengan Bijak

Saat melamar pekerjaan baru, lampirkan paklaring hanya jika diminta oleh perusahaan. Jangan melampirkan dokumen ini jika tidak relevan dengan posisi yang dilamar.

5. Persiapkan Penjelasan

Bersiaplah untuk menjelaskan informasi yang tercantum dalam paklaring jika ditanyakan saat wawancara kerja. Misalnya, alasan Anda berhenti dari pekerjaan sebelumnya.

Paklaring merupakan dokumen penting yang memiliki berbagai fungsi dalam dunia kerja. Mulai dari bukti pengalaman kerja hingga persyaratan administratif untuk berbagai keperluan. Memahami apa itu paklaring, cara memperolehnya, dan bagaimana menggunakannya dengan tepat dapat membantu kelancaran karir Anda di masa depan. Pastikan untuk selalu menjaga hubungan baik dengan perusahaan tempat Anda bekerja agar dapat memperoleh paklaring yang baik ketika diperlukan.