Ciri-Ciri Surat Dinas: Pengertian, Tujuan, dan Contoh

Liputan6.com, Jakarta Surat dinas merupakan salah satu jenis surat resmi yang memiliki peran penting dalam komunikasi formal di lingkungan pemerintahan, perusahaan, maupun organisasi. Untuk dapat menulis surat dinas yang baik dan benar, kita perlu memahami ciri-ciri khusus yang membedakannya dari jenis surat lainnya. Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai pengertian, tujuan, ciri-ciri, serta contoh surat dinas agar Anda dapat memahami dan menerapkannya dengan tepat.

Surat dinas adalah surat resmi yang digunakan untuk keperluan komunikasi dalam lingkup kedinasan atau perkantoran. Surat ini biasanya ditulis dan dikirimkan oleh instansi, lembaga, atau organisasi kepada pihak lain, baik perorangan maupun instansi, yang berkaitan dengan urusan kedinasan atau pekerjaan.

Beberapa karakteristik utama surat dinas antara lain:

• Bersifat resmi dan formal
• Menggunakan bahasa baku dan sopan
• Memiliki format dan struktur yang baku
• Berisi informasi yang berkaitan dengan kedinasan atau pekerjaan
• Ditulis atas nama instansi atau lembaga, bukan perorangan

Surat dinas memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran komunikasi dan administrasi di lingkungan perkantoran. Dengan adanya surat dinas, informasi dapat tersampaikan secara jelas, terstruktur, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Penulisan surat dinas memiliki beberapa tujuan utama, di antaranya:

1. Menyampaikan Informasi Resmi

Surat dinas digunakan untuk menyampaikan informasi penting yang bersifat resmi dari satu pihak ke pihak lain. Informasi ini dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, atau keterangan terkait suatu hal yang berkaitan dengan kedinasan.

2. Memberikan Instruksi atau Perintah

Dalam hierarki organisasi, surat dinas sering digunakan untuk memberikan instruksi atau perintah dari atasan kepada bawahan. Hal ini memastikan bahwa arahan yang diberikan terdokumentasi dengan baik dan dapat dijadikan acuan.

3. Mengajukan Permohonan atau Permintaan

Surat dinas juga dapat digunakan untuk mengajukan permohonan atau permintaan resmi kepada pihak lain, misalnya permohonan izin, bantuan, atau kerjasama.

4. Membuat Laporan

Dalam konteks pelaporan, surat dinas dapat digunakan untuk menyampaikan laporan resmi mengenai suatu kegiatan, program, atau hasil kerja kepada pihak yang berwenang.

5. Menjalin Hubungan Kerjasama

Surat dinas berperan penting dalam menjalin dan memelihara hubungan kerjasama antar instansi atau lembaga. Melalui surat dinas, komunikasi formal dapat terjalin dengan baik.

Untuk dapat menulis surat dinas yang baik dan benar, penting untuk memahami ciri-ciri khususnya. Berikut adalah ciri-ciri utama surat dinas:

1. Menggunakan Kop Surat

Salah satu ciri khas surat dinas adalah adanya kop surat di bagian atas. Kop surat biasanya memuat informasi seperti:

• Nama instansi atau lembaga
• Logo instansi
• Alamat lengkap
• Nomor telepon dan fax
• Alamat email atau website resmi

Kop surat berfungsi untuk memberikan identitas resmi pada surat dan memudahkan penerima dalam mengenali asal surat tersebut.

2. Mencantumkan Nomor, Lampiran, dan Perihal

Surat dinas selalu mencantumkan nomor surat, jumlah lampiran (jika ada), serta perihal atau hal yang menjadi pokok pembahasan surat. Informasi ini biasanya ditulis di bagian atas surat, di bawah kop surat.

Contoh:

Nomor : 123/ABC/IV/2023Lampiran : 2 (dua) lembarPerihal : Undangan Rapat Koordinasi

3. Menggunakan Bahasa Formal dan Baku

Surat dinas menggunakan bahasa Indonesia yang formal, baku, dan sesuai dengan kaidah tata bahasa yang benar. Penggunaan bahasa formal ini bertujuan untuk menjaga kesopanan dan profesionalisme dalam berkomunikasi.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penggunaan bahasa surat dinas:

• Hindari penggunaan kata-kata tidak baku atau bahasa gaul
• Gunakan kata-kata yang jelas dan tidak ambigu
• Perhatikan penggunaan tanda baca yang tepat
• Hindari penggunaan singkatan yang tidak umum

4. Memiliki Struktur yang Jelas

Surat dinas memiliki struktur yang baku dan terdiri dari beberapa bagian utama, yaitu:

• Kepala surat (kop surat)
• Pembuka surat (nomor, lampiran, perihal, tanggal, alamat tujuan)
• Salam pembuka
• Isi surat (terdiri dari pembukaan, isi pokok, dan penutup)
• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama terang pengirim
• Tembusan (jika diperlukan)

Struktur yang jelas ini memudahkan pembaca dalam memahami isi surat dan memastikan semua informasi penting tercantum dengan lengkap.

5. Mencantumkan Jabatan dan Tanda Tangan Pejabat Berwenang

Surat dinas selalu ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan isi dan tujuan surat. Tanda tangan ini disertai dengan nama terang dan jabatan penanda tangan, serta cap atau stempel instansi untuk menjamin keaslian surat.

6. Menggunakan Kertas dan Format Standar

Surat dinas umumnya ditulis di atas kertas HVS ukuran A4 atau F4 dengan margin yang rapi. Format penulisan mengikuti standar yang telah ditetapkan, baik dalam hal jenis huruf, ukuran huruf, maupun pengaturan paragraf.

7. Mencantumkan Alamat Tujuan yang Lengkap

Alamat tujuan surat dinas ditulis dengan lengkap dan jelas, mencakup nama penerima, jabatan (jika ada), serta alamat lengkap instansi atau tempat tujuan surat.

8. Isi Surat yang Singkat, Padat, dan Jelas

Isi surat dinas disampaikan secara singkat namun tetap jelas dan mencakup semua informasi penting. Hindari penggunaan kalimat-kalimat yang bertele-tele atau tidak relevan dengan tujuan surat.

9. Mencantumkan Tembusan (jika diperlukan)

Jika surat perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima utama, maka dicantumkan tembusan di bagian bawah surat. Tembusan ini berisi daftar pihak-pihak yang juga menerima salinan surat tersebut.

Untuk menulis surat dinas yang baik, perlu memperhatikan format penulisan yang benar. Berikut adalah panduan format penulisan surat dinas:

1. Kop Surat

Kop surat ditempatkan di bagian paling atas, memuat informasi instansi seperti nama, logo, alamat, dan kontak.

2. Nomor, Lampiran, dan Perihal

Ditulis di bawah kop surat, berisi nomor urut surat, jumlah lampiran, dan pokok masalah surat.

3. Tanggal Surat

Cantumkan tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat.

4. Alamat Tujuan

Tuliskan alamat lengkap penerima surat, termasuk nama, jabatan, dan instansi.

5. Salam Pembuka

Gunakan salam pembuka yang sopan, seperti "Dengan hormat," atau "Yang terhormat,".

6. Isi Surat

Terdiri dari tiga bagian:

• Pembukaan: pengantar maksud penulisan surat
• Isi pokok: uraian utama maksud surat
• Penutup: kesimpulan dan harapan

7. Salam Penutup

Gunakan salam penutup yang sopan, seperti "Hormat kami," atau "Wassalam,".

8. Tanda Tangan dan Nama Terang

Cantumkan tanda tangan, nama terang, dan jabatan pengirim surat.

9. Tembusan (jika ada)

Jika diperlukan, cantumkan daftar pihak yang menerima salinan surat.

Berikut adalah contoh surat dinas undangan rapat:

[Kop Surat]

Nomor : 123/ABC/IV/2023Lampiran : -Perihal : Undangan Rapat Koordinasi

20 April 2023

Yth. Kepala Bagian KeuanganPT Maju BersamaJl. Raya Utama No. 123Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kinerja triwulan pertama tahun 2023, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : Senin, 24 April 2023Waktu : Pukul 09.00 - 12.00 WIBTempat : Ruang Rapat Utama, Lantai 3Agenda : Evaluasi Kinerja Triwulan I 2023

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran dan partisipasi aktif Bapak/Ibu. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda tangan]

Budi SantosoDirektur Utama

Tembusan:1. Komisaris Utama2. Arsip

Untuk menghasilkan surat dinas yang efektif dan profesional, perhatikan tips-tips berikut:

1. Pahami Tujuan Surat

Sebelum mulai menulis, pastikan Anda memahami dengan jelas tujuan penulisan surat. Hal ini akan membantu Anda menyusun isi surat dengan lebih terarah dan efektif.

2. Gunakan Bahasa yang Tepat

Pilih kata-kata dan kalimat yang formal, sopan, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan istilah yang terlalu teknis kecuali jika memang diperlukan.

3. Perhatikan Struktur Kalimat

Gunakan struktur kalimat yang baik dan benar sesuai kaidah bahasa Indonesia. Hindari kalimat yang terlalu panjang atau berbelit-belit.

4. Cek Ejaan dan Tanda Baca

Pastikan tidak ada kesalahan ejaan atau penggunaan tanda baca. Kesalahan kecil dapat mengurangi profesionalisme surat Anda.

5. Perhatikan Konsistensi Format

Jaga konsistensi dalam penggunaan font, ukuran huruf, spasi, dan pengaturan paragraf di seluruh bagian surat.

6. Buat Isi Surat Singkat dan Jelas

Sampaikan informasi secara ringkas namun tetap mencakup semua hal penting. Hindari penggunaan kata-kata yang berlebihan atau tidak perlu.

7. Periksa Kembali Sebelum Dikirim

Sebelum mengirim surat, baca kembali seluruh isinya untuk memastikan tidak ada kesalahan atau informasi yang terlewat.

Untuk lebih memahami karakteristik surat dinas, penting untuk mengetahui perbedaannya dengan surat pribadi. Berikut beberapa perbedaan utama antara surat dinas dan surat pribadi:

1. Tujuan Penulisan

Surat dinas bertujuan untuk keperluan resmi dan formal terkait pekerjaan atau kedinasan. Sementara surat pribadi bertujuan untuk komunikasi personal antar individu.

2. Penggunaan Bahasa

Surat dinas menggunakan bahasa formal dan baku, sedangkan surat pribadi dapat menggunakan bahasa yang lebih santai dan personal.

3. Format dan Struktur

Surat dinas memiliki format dan struktur yang baku, termasuk penggunaan kop surat dan nomor surat. Surat pribadi lebih fleksibel dalam formatnya.

4. Pengirim dan Penerima

Surat dinas dikirim atas nama instansi atau jabatan, bukan individu. Surat pribadi dikirim dan diterima atas nama perorangan.

5. Isi Surat

Isi surat dinas berfokus pada hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan atau kedinasan. Surat pribadi dapat berisi berbagai topik personal.

6. Penggunaan Kop Surat

Surat dinas selalu menggunakan kop surat resmi instansi, sedangkan surat pribadi tidak menggunakan kop surat.

7. Tanda Tangan dan Cap

Surat dinas ditandatangani oleh pejabat berwenang dan menggunakan cap instansi. Surat pribadi cukup ditandatangani oleh pengirim tanpa cap.

Dalam menulis surat dinas, ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dan sebaiknya dihindari:

1. Penggunaan Bahasa yang Tidak Formal

Menggunakan bahasa yang terlalu santai atau tidak baku dalam surat dinas dapat mengurangi profesionalisme surat tersebut.

2. Kesalahan Ejaan dan Tata Bahasa

Kesalahan ejaan atau tata bahasa, meskipun kecil, dapat mempengaruhi kualitas dan kesan surat dinas.

3. Format yang Tidak Konsisten

Inkonsistensi dalam penggunaan font, spasi, atau pengaturan paragraf dapat membuat surat terlihat tidak rapi.

4. Isi Surat yang Bertele-tele

Menyampaikan informasi secara berlebihan atau tidak fokus dapat membuat surat sulit dipahami.

5. Salah Mencantumkan Informasi

Kesalahan dalam mencantumkan nomor surat, tanggal, atau alamat tujuan dapat menyebabkan kebingungan atau masalah administratif.

6. Tidak Mencantumkan Lampiran

Jika ada dokumen yang dilampirkan, pastikan untuk mencantumkannya di bagian "Lampiran" surat.

7. Penggunaan Singkatan yang Tidak Umum

Hindari penggunaan singkatan yang tidak umum atau tidak dijelaskan, karena dapat membingungkan pembaca.

Memahami ciri-ciri surat dinas merupakan langkah penting dalam menghasilkan komunikasi tertulis yang efektif dan profesional dalam lingkungan kerja. Dengan memperhatikan format, bahasa, dan struktur yang tepat, surat dinas dapat menjadi sarana komunikasi resmi yang efektif antara instansi, lembaga, atau organisasi. Keterampilan menulis surat dinas yang baik tidak hanya membantu dalam penyampaian informasi, tetapi juga mencerminkan profesionalisme dan kompetensi dalam berkomunikasi secara formal. Dengan terus berlatih dan memperhatikan detail-detail penting dalam penulisan surat dinas, kita dapat meningkatkan kualitas komunikasi tertulis dalam lingkungan kerja profesional.