Retensi Adalah Kebijakan Perusahaan dalam Menyimpan Data, Ketahui Tujuan dan Prosesnya

Liputan6.com, Jakarta Retensi adalah suatu kebijakan yang dilakukan oleh sebuah organisasi atau perusahaan, untuk menyimpan data atau informasi dalam jangka waktu tertentu. Tujuan dari retensi adalah untuk memenuhi persyaratan hukum, bisnis, atau operasional, serta untuk menjaga data atau informasi tetap tersedia dan aman untuk digunakan pada waktu yang dibutuhkan.

Kebijakan retensi data atau informasi biasanya mencakup berbagai hal seperti jangka waktu penyimpanan, prosedur penyimpanan, dan peraturan penghapusan data. Retensi adalah tindakan yang biasanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen, catatan, rekaman, atau informasi lainnya yang dihasilkan oleh suatu organisasi atau perusahaan. 

Dengan mengikuti proses retensi yang baik, perusahaan atau organisasi dapat meminimalkan risiko kehilangan atau pengungkapan informasi sensitif, dan memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku. Selain itu, proses retensi yang baik juga membantu perusahaan atau organisasi mengelola biaya penyimpanan dan pengelolaan dokumen.

Retensi adalah kebijakan perusahaan yang dalam prosesnya memerlukan waktu dan sumber daya yang signifikan. Perusahaan atau organisasi perlu melibatkan departemen, atau unit bisnis yang berbeda dalam proses retensi, dan memberikan pelatihan yang cukup kepada karyawan tentang kebijakan retensi yang berlaku.

Berikut ini tujuan retensi yang Liputan6.com rangkum dari berbagai sumber, Selasa (2/5/2023). 

Kepatuhan terhadap persyaratan hukum

Salah satu tujuan utama dari retensi data atau informasi adalah untuk memenuhi persyaratan hukum yang berlaku. Setiap organisasi atau perusahaan harus mematuhi peraturan yang mengatur tentang penyimpanan data atau informasi, yang berlaku di negara atau wilayah mereka. Persyaratan hukum tersebut dapat berkaitan dengan jangka waktu penyimpanan data atau informasi, tata cara penyimpanan, dan penghapusan data atau informasi.

Kepatuhan terhadap persyaratan bisnis atau operasional

Retensi data atau informasi juga dapat membantu organisasi, dalam memenuhi persyaratan bisnis atau operasional. Setiap bisnis atau organisasi memiliki persyaratan atau kebutuhan yang berbeda, dalam hal penyimpanan data atau informasi. Sebagai contoh, perusahaan mungkin perlu menyimpan data atau informasi untuk mengelola keuangan atau untuk tujuan audit.

Mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik

Data atau informasi yang disimpan dengan baik dapat membantu organisasi, dalam pengambilan keputusan yang lebih baik. Data atau informasi yang tersimpan dapat digunakan sebagai sumber referensi, untuk melakukan analisis atau evaluasi dalam rangka membuat keputusan yang tepat.

Mengurangi risiko kehilangan data atau informasi

Retensi data atau informasi juga dapat membantu organisasi, dalam mengurangi risiko kehilangan data atau informasi yang penting. Dengan menyimpan data atau informasi dalam jangka waktu tertentu dan dengan cara yang aman, organisasi dapat memastikan bahwa data atau informasi tersebut tersedia ketika dibutuhkan dan tidak akan hilang atau rusak.

Memenuhi kebutuhan pengguna dan pelanggan

Organisasi atau perusahaan yang menyimpan data atau informasi juga dapat memenuhi kebutuhan pengguna atau pelanggan mereka. Dengan menyimpan data atau informasi yang relevan dan mudah diakses, organisasi dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan dan membuat pengalaman pengguna menjadi lebih baik.

Mempertahankan catatan dan dokumentasi yang penting

Retensi data atau informasi juga dapat membantu organisasi, dalam mempertahankan catatan dan dokumentasi yang penting. Data atau informasi yang disimpan dapat menjadi bukti yang penting dalam situasi hukum atau audit.

Meningkatkan efisiensi dan produktivitas

Retensi data atau informasi yang tepat juga dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas organisasi atau perusahaan. Data atau informasi yang tersimpan dengan baik dapat diakses dengan mudah dan cepat, sehingga dapat menghemat waktu dan usaha dalam pengambilan keputusan atau dalam melakukan tugas sehari-hari.

Proses retensi dokumen atau informasi, melibatkan serangkaian tindakan yang dirancang untuk memastikan dokumen atau informasi disimpan dalam periode waktu yang tepat dan cara yang aman. Berikut adalah penjelasan setiap tahapan dalam proses retensi:

1. Identifikasi dan klasifikasi dokumen atau informasi

Tahap pertama dalam proses retensi adalah mengidentifikasi, dan mengklasifikasikan dokumen atau informasi yang akan disimpan. Setiap jenis dokumen atau informasi memiliki persyaratan retensi yang berbeda, tergantung pada hukum dan peraturan yang berlaku serta kebijakan internal perusahaan atau organisasi. Identifikasi dan klasifikasi ini dapat dilakukan dengan melakukan audit dokumen, atau informasi dan membuat daftar inventaris.

2. Penentuan periode retensi

Setelah dokumen atau informasi teridentifikasi dan diklasifikasikan, langkah selanjutnya adalah menentukan periode retensi yang tepat. Ini melibatkan mempertimbangkan persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku, serta kebijakan internal perusahaan atau organisasi. Beberapa jenis dokumen atau informasi dapat memiliki periode retensi yang sangat pendek, seperti dokumen atau informasi sementara, sedangkan jenis dokumen atau informasi lainnya dapat memiliki periode retensi yang lebih lama, seperti dokumen atau informasi keuangan atau dokumen hukum.

3. Penentuan metode penyimpanan

Setelah periode retensi ditentukan, langkah selanjutnya adalah menentukan metode penyimpanan yang tepat. Dokumen atau informasi dapat disimpan dalam bentuk fisik atau digital, atau keduanya. Dalam hal penyimpanan digital, perusahaan atau organisasi perlu memastikan bahwa dokumen atau informasi disimpan dengan aman dan terlindungi dari ancaman keamanan cyber. Beberapa metode penyimpanan digital yang umum digunakan termasuk cloud storage, hard drive eksternal, atau sistem manajemen dokumen.

4. Penerapan kebijakan retensi

Setelah periode retensi dan metode penyimpanan ditentukan, perusahaan atau organisasi perlu menerapkan kebijakan retensi secara konsisten dan teratur. Ini melibatkan memastikan bahwa semua dokumen atau informasi, disimpan sesuai dengan periode retensi yang ditentukan dan dalam metode penyimpanan yang tepat. Perusahaan atau organisasi juga perlu memastikan bahwa kebijakan retensi diikuti oleh semua departemen atau unit bisnis, dan memastikan bahwa semua karyawan diberi pelatihan tentang kebijakan retensi.

5. Penghapusan dokumen atau informasi yang kadaluwarsa

Ketika dokumen atau informasi mencapai akhir periode retensinya, perusahaan atau organisasi harus menghapusnya secara aman dan teratur. Ini melibatkan memastikan bahwa dokumen atau informasi dihancurkan atau dihapus secara permanen dari sistem penyimpanan. Penghapusan dokumen atau informasi yang tidak perlu atau sudah kadaluwarsa, membantu perusahaan atau organisasi mengelola biaya penyimpanan dan pengelolaan dokumen serta mengurangi risiko keamanan informasi.

Jenis dokumen yang harus diretensi dapat bervariasi tergantung pada jenis bisnis atau organisasi yang sedang berjalan. Oleh karena itu, ketika menetapkan kebijakan retensi dokumen, sangat penting untuk mempertimbangkan jenis dokumen yang spesifik dan menetapkan periode penyimpanan yang tepat.

Berikut adalah beberapa jenis dokumen yang biasanya harus diretensi:

Dokumen Keuangan

Dokumen keuangan seperti laporan keuangan, catatan akuntansi, faktur, dan kwitansi harus disimpan selama jangka waktu tertentu untuk tujuan audit atau investigasi oleh pihak berwenang. Umumnya, dokumen keuangan harus disimpan selama 7-10 tahun.

Dokumen Karyawan

Dokumen karyawan seperti data pribadi, laporan kinerja, kontrak kerja, dan dokumen pelatihan harus disimpan selama periode tertentu setelah karyawan meninggalkan perusahaan. Periode penyimpanan tergantung pada hukum dan peraturan di setiap negara atau wilayah, namun umumnya berkisar antara 3-7 tahun.

Dokumen Kontrak dan Legal

Dokumen kontrak dan legal seperti surat perjanjian, lisensi, dan sertifikat harus disimpan selama periode tertentu setelah kontrak berakhir, tergantung pada hukum dan peraturan di setiap negara atau wilayah. Dalam beberapa kasus, dokumen kontrak dan legal harus disimpan selama lebih dari 10 tahun.

Dokumen Pajak

Dokumen pajak seperti laporan pajak, formulir pajak, dan catatan pembayaran pajak harus disimpan selama jangka waktu tertentu, untuk tujuan audit atau investigasi oleh pihak berwenang. Umumnya, dokumen pajak harus disimpan selama 5-7 tahun. Namun, dalam beberapa kasus, periode penyimpanan dapat lebih lama.

Dokumen Pelanggan

Dokumen pelanggan seperti formulir pendaftaran, kontrak, dan catatan pembayaran harus disimpan selama periode kontrak berlangsung dan selama jangka waktu tertentu setelah kontrak berakhir, tergantung pada hukum dan peraturan di setiap negara atau wilayah. Periode penyimpanan untuk dokumen pelanggan dapat berkisar antara beberapa tahun hingga lebih dari 10 tahun, tergantung pada jenis bisnis atau organisasi.

Dokumen Teknis dan Ilmiah

Dokumen teknis dan ilmiah seperti laporan riset, hasil pengujian produk, dan resep harus disimpan selama jangka waktu tertentu untuk tujuan audit atau investigasi oleh pihak berwenang. Umumnya, dokumen teknis dan ilmiah harus disimpan selama 5-10 tahun. Namun, dalam beberapa kasus, periode penyimpanan dapat lebih lama tergantung pada jenis produk atau penelitian. 

Dokumen Properti dan Aset

Dokumen properti dan aset seperti sertifikat kepemilikan, catatan perawatan, dan catatan pemeliharaan harus disimpan selama periode kepemilikan atau penggunaan. Ketika properti atau aset dijual atau dilepas, dokumen ini harus disimpan selama jangka waktu tertentu untuk tujuan audit atau investigasi oleh pihak berwenang.

Dalam semua jenis dokumen, penting untuk menentukan periode penyimpanan yang tepat. Ini melibatkan mempertimbangkan hukum dan peraturan yang berlaku, risiko potensial yang terkait dengan penghapusan dokumen terlalu cepat atau menyimpan dokumen terlalu lama, dan biaya penyimpanan dan pengelolaan dokumen.