Kop Surat Adalah Berisi Identitas Pengirim, Ini Ciri, Cara Membuat, dan Contohnya

Liputan6.com, Jakarta - Kop surat penting dipahami sebelum menulis surat resmi. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mendefinisikan surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal. Seperti untuk kepentingan pribadi, lembaga, instansi hingga organisasi.

Kop surat adalah bagian paling atas surat yang ditulis khusus. Isi kop surat, yakni berupa identitas pengirim surat. Keberadaan kop surat membuat sebuah surat tampak lebih profesional dan memberikan kesan menarik bagi penerimanya.

Kop surat dibuat dengan menyiapkan seluruh identitas pengirim surat. Kemudian, memanfaatkan Microsoft Word untuk mulai menyematkan informasi tersebut di bagian paling atas surat sebelum menuliskan isi surat. Simak penjelasan lengkapnya.

Berikut Liputan6.com ulas lebih mendalam tentang pengertian kop surat, ciri-ciri, fungsi, cara membuat, dan contohnya, Rabu (22/11/2023).

Kop surat adalah salah satu bagian penting dari struktur surat resmi dan formal. Kop surat ini terletak di bagian paling atas surat. Kop surat berisi identitas pengirim surat, yang meliputi nama instansi, logo, alamat, nomor telepon, dan email. Ini yang membuat kop surat sangat berguna untuk menunjukkan identitas pengirim surat.

Kop surat berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang identitas pengirim surat. Dalam buku berjudul Bahasa Indonesia untuk Sekolah Menengah kejuruan Tingkat Unggul (Kelas XII) (2008) oleh Nani Darmayanti dan Nurul Hidayati, kop surat disebut juga kepala surat yang berfungsi untuk menunjukkan keresmian surat.

Ciri-ciri kop surat yang mudah dikenali adalah umumnya dicetak dengan huruf yang lebih besar dan jelas daripada bagian surat lainnya. Bagian ini juga dicetak dengan warna yang berbeda daripada bagian surat lainnya.

Keberadaan kop surat juga dapat meningkatkan kredibilitas surat. Hal ini karena kop surat menunjukkan bahwa surat tersebut berasal dari instansi atau organisasi yang resmi. Penerima surat akan lebih yakin dengan isi surat tersebut.

Selain itu, kop surat juga dapat mempermudah penerima surat untuk menghubungi pengirim surat. Hal ini karena kop surat biasanya mencantumkan nomor telepon dan email pengirim surat yang disebut identitas. Kop surat juga dapat menciptakan kesan profesional karena membuat surat tampak lebih rapi dan menarik.

Hal ini ditegaskan Sarah Williams dalam bukunya berjudul Perancangan Kop Surat yang Efektif: Membangun Citra Perusahaan Melalui Desain yang Menarik. Kop surat dapat mencerminkan nilai-nilai perusahaan dan meningkatkan kesan pertama yang kuat kepada penerima surat tersebut.

Begini cara membuat kop surat yang Liputan6.com lansir dari berbagai sumber:

1. Kop surat disusun secara lengkap

Kop surat harus memuat informasi yang lengkap tentang identitas pengirim surat, yaitu:

1. Logo: Logo adalah simbol yang mewakili instansi atau organisasi pengirim surat. Logo dapat ditempatkan di bagian atas atau kiri kop surat.
2. Nama instansi: Nama instansi ditulis dengan huruf kapital dan dicetak dengan ukuran yang lebih besar daripada informasi lainnya.
3. Alamat: Alamat ditulis dengan jelas dan lengkap, termasuk nama jalan, nomor rumah, RT/RW, Kelurahan/Desa, Kecamatan, Kota, dan Provinsi.
4. Nomor telepon: Nomor telepon ditulis dengan lengkap, termasuk kode area dan nomor telepon.
5. Email: Email ditulis dengan lengkap, termasuk alamat email.
6. Website: Website ditulis dengan lengkap, termasuk alamat website.

2. Nama instansi harus ditulis dengan huruf kapital

Nama instansi harus ditulis dengan huruf kapital agar terlihat jelas dan mudah dibaca.

3. Penulisan email, website, dan nomor telepon wajib menggunakan huruf kapital

Hal ini untuk mengikuti kaidah penulisan yang benar dalam bahasa Indonesia.

4. Tidak menyingkat nama instansi, jalan, dan nomor telepon

Penulisan nama instansi, jalan, dan nomor telepon harus ditulis lengkap agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.

5. Penulisan surat niaga ditambahkan macam-macam usaha, bidang kegiatan, dan nomor izin usaha

Hal ini untuk memberikan informasi tambahan tentang instansi atau organisasi pengirim surat.

Microsoft Word menyediakan fitur yang memudahkan untuk membuat kop surat. Begini cara membuat kop surat yang dimaksudkan melansir dari berbagai sumber:

1. Buka dokumen baru Microsoft Word.
2. Klik tab Insert, lalu pilih Header & Footer.
3. Klik Blank untuk membuat kop surat baru.
4. Mulailah menulis informasi yang diperlukan pada kop surat, bisa menggunakan teks, gambar, atau tabel.
5. Atur ukuran dan jenis huruf sesuai dengan keperluan.
6. Jika ingin menambahkan logo, klik Insert, lalu pilih Picture. Pilih logo yang diinginkan, lalu klik Insert.
7. Posisikan logo sesuai dengan keinginan sesuai aturan yang ditetapkan.
8. Klik Close Header & Footer untuk menyimpan perubahan.

Tips Membuat dengan Microsoft Word

Berikut adalah tips untuk membuat kop surat dengan Microsoft Word:

1. Gunakan ukuran kertas yang sesuai dengan standar yang berlaku.
2. Gunakan warna yang sesuai dengan identitas instansi atau organisasi.
3. Gunakan font yang mudah dibaca dan jelas.
4. Atur tata letak kop surat dengan rapi dan teratur.

Contoh Kop Surat Pemerintahan dan Perusahaan

1. Kop Surat Pemerintahan

1. Logo pemerintahan
2. Nama pemerintahan
3. Alamat pemerintahan
4. Kota dan provinsi
5. Nomor telepon
6. Email
7. Website

Kop surat pemerintahan memuat informasi berikut:

Nama pemerintahan ditulis dengan huruf kapital dan dicetak dengan ukuran yang lebih besar daripada informasi lainnya. Alamat pemerintahan ditulis dengan jelas dan lengkap, termasuk nama jalan, nomor rumah, RT/RW, Kelurahan/Desa, Kecamatan, Kota, dan Provinsi. Nomor telepon ditulis dengan lengkap, termasuk kode area dan nomor telepon. Email ditulis dengan lengkap, termasuk alamat email. Website ditulis dengan lengkap, termasuk alamat website.

2. Kop Surat Perusahaan

1. Logo perusahaan
2. Nama perusahaan
3. Alamat perusahaan
4. Kota dan provinsi
5. Nomor telepon
6. Email
7. Website

Logo perusahaan ditempatkan di bagian atas kop surat. Nama perusahaan ditulis dengan huruf kapital dan dicetak dengan ukuran yang lebih besar daripada informasi lainnya. Alamat perusahaan ditulis dengan jelas dan lengkap, termasuk nama jalan, nomor rumah, RT/RW, Kelurahan/Desa, Kecamatan, Kota, dan Provinsi. Nomor telepon ditulis dengan lengkap, termasuk kode area dan nomor telepon. Email ditulis dengan lengkap, termasuk alamat email. Website ditulis dengan lengkap, termasuk alamat website.

Selain informasi-informasi di atas, kop surat perusahaan juga dapat memuat informasi tambahan, seperti:

1. Macam-macam usaha
2. Bidang kegiatan
3. Nomor izin usaha