3 Contoh Kop Surat dan Cara Membuatnya dengan Mudah

Liputan6.com, Jakarta Contoh kop surat dapat kita temukan pada surat-surat resmi, baik itu surat dari lembaga pemerintahan, organisasi kemasyarakatan, maupun perusahaan. Kop surat adalah bagian dari surat yang berada di paling atas.

Dalam contoh kop surat, terdapat sejumlah komponen yang terkait dengan pembuat atau pengirim surat. Adapun komponen kop surat meliputi nama organisasi, alamat kantor, nomor telepon, email, website, dan lambang/logo organisasi.

Kop surat memiliki fungsi, antara lain sebagai identitas dari pengirim. Selain itu, fungsi kop surat juga menunjukkan seberapa resmi surat tersebut. Dengan kata lain, kop surat juga menunjukkan tingkat formalitas dan kepentingan dari sebuah surat.

Dari penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa kop surat adalah format baku yang digunakan sebagai penanda surat dari suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Contoh kop surat biasanya berisi identitas perusahaan bisa logo, nama dan alamat baik virtual maupun kantor nyata.

Biasanya kop surat diletakkan di bagian atas surat, tepat sebelum bagian isi. Kop surat memiliki sebutan lain, yakni kepala surat. Berikut adalah jenis kop surat dan cara-cara untuk membuat kop surat, seperti yang telah dirangkum Liputan6.com dari berbagai sumber, Jumat (9/12/2022).

Secara umum, kop surat dapat dibedakan menjadi dua berdasarkan tingkat formalitasnya, yakni kop surat resmi dan kop surat yang tidak resmi. Kop surat resmi biasanya terletak di bagian atas surat, dan berisi identitas organisasi, lembaga, instansi, atau perusahaan pembuat surat. Adapun identitas pembuat surat mencakup nama organisasi, alamat kantor, alamat surel, nomor telepon, website, dan logo/lambang.

Sedangkan jenis kop surat yang kedua adalah kop surat yang tidak resmi. Kop surat tidak resmi biasanya dibuat oleh pengirim surat yang bersifat perseorangan. Sama seperti halnya kop surat resmi, kop surat tidak resmi juga terletak di bagian atas surat dan berisi identitas pengirim yang mencakup nama, alamat, nomor telepon, dan seterusnya. Hanya saja, penggunaan logo atau lambang tidak disertakan.

Cara membuat kop surat bisa dibilang sangat mudah. Karena surat biasa dibuat dengan menggunakan aplikasi pengelola dokumen seperti Microsoft Word, makan cara membuat kop surat bisa dengan aplikasi tersebut. Cara membuat kop surat juga bisa dilakukan bersamaan ketika membuat isi suratnya langsung.

Adapun langkah-langkah dalam cara membuat kop surat dengan menggunakan Microsoft Word antara lain sebagai berikut:

a. Buka Microsoft Word.

b. Klik bagian Header (bagian atas halaman dasar Word).

c. Tulis nama, identitas, alamat perusahaan dengan rata tengah (Ctrl+J). Modifikasi sesuai selera.

d. Klik Insert+Picture, pilih logo perusahaan yang akan dipasang.

e. Beri garis pemisah antara kop dan isi surat.

Cara Membuat Kop Surat dengan Menggunakan Microsoft Excel

Selain dengan menggunakan Microsoft Word, cara membuat kop surat juga bisa dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel. Meski Microsoft Excel kebanyakan digunakan untuk mengelola data berupa angka dan perhitungan, namun Microsoft Excel juga dapat digunakan untuk membuat dokumen surat, termasuk membuat kop surat.

Adapun langkah dalam cara membuat kop surat dengan menggunakan Microsoft Excel adalah sebagai berikut:

a. Buka Microsoft Excel.

b. Pilih salah satu sel dalam worksheet.

c. Tuliskan nama, identitas, alamat perusahaan. Bila perlu gunakan fungsi Merge untuk merapikan barisan kalimat.

d. Pastikan terdapat sel kosong di awal worksheet.

e. Klik Insert+Picture, pilih dan masukkan logo perusahaan ke sel kosong di awal worksheet.

f. Gambarlah garis pemisah di bawah kop.

g. Untuk menggunakannya, diperlukan ekspor terlebih dahulu ke Word. Selain manual, cara alternatifnya adalah dengan memblok kop lalu meng-copy paste ke Word. Setelah itu, tinggal dipilih akan men-copasnya dalam format tabel atau gambar.

Ini adalah contoh kop surat dari Dinas Pendidikan Pemerintah Provinsi Banten. Dalam contoh kop surat tersebut terdapat sejumlah informasi yang menjadi ciri dari pengirim surat, yakni nama instansi, alamat kantor, dan nomor telepon. Di bagian kiri kop surat juga terdapat logo instansi.

Ini adalah contoh kop surat yang pengirimnya merupakan sebuah perusahaan. Dalam kop surat tersebut terdapat sejumlah informasi yang menjadi identitas perusahaan, yakni nama CV. Multi Karya Energy , alamat kantor, nomor telepon, dan alamat email. Di sebelah kiri kop surat juga terdapat logo perusahaan.

Ini adalah contoh kop surat dari sebuah organisasi karang taruna. Karena organisasi karang taruna merupakan organisasi kepemudaan yang biasanya berada di bawah naungan pemerintah daerah setempat, mulai dari tingkat kabupaten sampai dengan kelurahan, maka dalam contoh kop surat ini, terdapat dua logo di bagian kanan dan kiri. Logo di sebelah kiri merupakan logo pemerintah kabupaten. Sedangkan logo di sebelah kanan merupakan logo dari karang taruna. Selain itu, informasi lain mencakup alamat kantor organisasi dan sebagainya, kurang lebih sama dengan kop surat lain.