Cara membuat lamaran kerja yang baik dan benar

Liputan6.com, Jakarta Surat lamaran kerja merupakan dokumen penting yang menjadi pintu gerbang bagi seseorang untuk memasuki dunia kerja. Sebagai langkah awal dalam proses rekrutmen, surat lamaran yang baik dapat memberikan kesan positif dan meningkatkan peluang pelamar untuk dipanggil wawancara. Artikel ini akan membahas secara komprehensif tentang cara membuat lamaran kerja yang efektif, mulai dari struktur dasar hingga tips-tips khusus untuk berbagai jenis pekerjaan dan situasi.

Surat lamaran kerja adalah dokumen formal yang digunakan oleh pencari kerja untuk mengajukan diri pada suatu posisi pekerjaan di perusahaan atau organisasi tertentu. Dokumen ini berfungsi sebagai pengantar yang memberikan gambaran singkat tentang kualifikasi, pengalaman, dan motivasi pelamar. Fungsi utama surat lamaran kerja meliputi:

• Memperkenalkan diri pelamar kepada calon pemberi kerja
• Menjelaskan tujuan dan motivasi melamar pekerjaan tersebut
• Menyoroti kualifikasi dan pengalaman yang relevan dengan posisi yang dilamar
• Menarik minat pembaca (HRD atau manajer rekrutmen) untuk mempelajari CV pelamar lebih lanjut
• Meminta kesempatan untuk wawancara atau tahap seleksi berikutnya

Surat lamaran kerja yang efektif dapat menjadi pembeda antara seorang pelamar dengan pelamar lainnya, terutama pada tahap awal seleksi di mana perekrut harus menyaring banyak aplikasi dalam waktu singkat.

Untuk membuat surat lamaran kerja yang baik dan benar, penting untuk memahami struktur dasarnya. Berikut adalah elemen-elemen utama yang harus ada dalam surat lamaran kerja:

1. Kop Surat

Bagian ini berisi informasi kontak pelamar, termasuk:

• Nama lengkap
• Alamat
• Nomor telepon
• Alamat email

2. Tanggal Penulisan

Cantumkan tanggal surat dibuat dengan format yang jelas, misalnya "Jakarta, 15 Juli 2023".

3. Penerima Surat

Tuliskan nama dan jabatan penerima surat (jika diketahui), nama perusahaan, dan alamat lengkap perusahaan.

4. Salam Pembuka

Gunakan salam pembuka yang sopan dan formal, seperti "Dengan hormat," atau "Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],".

5. Paragraf Pembuka

Jelaskan tujuan menulis surat, posisi yang dilamar, dan sumber informasi lowongan kerja tersebut.

6. Paragraf Isi

Bagian ini terdiri dari 1-2 paragraf yang menjelaskan kualifikasi, pengalaman, dan keterampilan yang relevan dengan posisi yang dilamar. Hubungkan pengalaman dan kemampuan Anda dengan kebutuhan perusahaan.

7. Paragraf Penutup

Nyatakan kembali minat Anda terhadap posisi tersebut dan minta kesempatan untuk wawancara. Ucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian pembaca.

8. Salam Penutup

Gunakan salam penutup yang sopan seperti "Hormat saya," atau "Salam,".

9. Tanda Tangan

Bubuhkan tanda tangan Anda di atas nama lengkap yang ditulis dengan jelas.

Setelah memahami struktur dasar, berikut adalah beberapa tips untuk membuat surat lamaran kerja yang lebih menarik dan efektif:

1. Sesuaikan dengan Posisi dan Perusahaan

Hindari menggunakan surat lamaran yang sama untuk semua aplikasi. Sesuaikan isi surat dengan kebutuhan spesifik posisi dan nilai-nilai perusahaan yang Anda lamar. Lakukan riset tentang perusahaan dan tunjukkan pengetahuan Anda tentang mereka dalam surat lamaran.

2. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Profesional

Pilih kata-kata yang tepat dan hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal atau slang. Pastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa. Gunakan kalimat yang efektif dan paragraf yang singkat untuk memudahkan pembacaan.

3. Fokus pada Kualifikasi yang Relevan

Soroti pengalaman, keterampilan, dan prestasi yang paling relevan dengan posisi yang dilamar. Gunakan contoh konkret untuk mendukung klaim Anda tentang kemampuan dan pencapaian.

4. Tunjukkan Antusiasme dan Motivasi

Ekspresikan minat dan semangat Anda terhadap posisi dan perusahaan tersebut. Jelaskan mengapa Anda tertarik dengan pekerjaan itu dan bagaimana Anda dapat berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.

5. Gunakan Kata Kunci yang Tepat

Banyak perusahaan menggunakan sistem Applicant Tracking System (ATS) untuk menyaring lamaran. Sisipkan kata kunci yang relevan dari deskripsi pekerjaan ke dalam surat lamaran Anda untuk meningkatkan peluang lolos seleksi awal.

6. Jaga Panjang Surat

Usahakan agar surat lamaran tidak lebih dari satu halaman. Perekrut biasanya memiliki waktu terbatas, jadi sampaikan informasi penting secara ringkas dan menarik.

7. Gunakan Format yang Rapi

Pilih font yang mudah dibaca seperti Arial atau Times New Roman dengan ukuran 10-12 pt. Gunakan spasi yang konsisten dan margin yang cukup untuk membuat surat terlihat rapi dan profesional.

Berikut adalah beberapa contoh surat lamaran kerja yang dapat Anda jadikan referensi untuk berbagai posisi dan situasi:

1. Contoh Surat Lamaran Kerja untuk Fresh Graduate

Jakarta, 20 Juli 2023Yth. Manajer HRDPT Maju BersamaJl. Sudirman No. 123Jakarta PusatDengan hormat,Saya, Andi Pratama, lulusan baru S1 Teknik Informatika dari Universitas Indonesia, dengan ini mengajukan lamaran untuk posisi Junior Programmer yang diiklankan di situs web perusahaan Anda pada tanggal 15 Juli 2023.Selama masa kuliah, saya telah mengembangkan keterampilan pemrograman yang kuat dalam bahasa Java, Python, dan JavaScript. Saya juga telah menyelesaikan proyek akhir yang melibatkan pengembangan aplikasi mobile menggunakan React Native. Pengalaman magang saya di startup teknologi lokal telah membekali saya dengan pemahaman tentang metodologi Agile dan pengembangan perangkat lunak dalam tim.Saya sangat tertarik untuk bergabung dengan PT Maju Bersama karena reputasi perusahaan dalam inovasi teknologi dan budaya kerja yang mendukung pengembangan karyawan. Saya yakin bahwa semangat belajar dan kemampuan adaptasi saya akan menjadi aset berharga bagi tim pengembangan Anda.Saya berharap dapat memiliki kesempatan untuk mendiskusikan lebih lanjut bagaimana kontribusi saya dapat membantu mencapai tujuan perusahaan. Terima kasih atas waktu dan perhatian Anda. Saya menantikan kabar baik dari Anda.Hormat saya,[Tanda tangan]Andi Pratama

2. Contoh Surat Lamaran Kerja untuk Posisi Manajerial

Surabaya, 5 Agustus 2023Kepada Yth.Ibu Sarah JohnsonDirektur SDMPT Global SuksesJl. Pemuda No. 456SurabayaDengan hormat,Melalui surat ini, saya, Dewi Sartika, mengajukan lamaran untuk posisi Manajer Pemasaran yang diiklankan di LinkedIn pada tanggal 1 Agustus 2023. Dengan pengalaman lebih dari 8 tahun di bidang pemasaran digital dan manajemen tim, saya yakin dapat memberikan kontribusi signifikan bagi kesuksesan tim pemasaran PT Global Sukses.Dalam posisi terakhir saya sebagai Asisten Manajer Pemasaran di PT Inovasi Digital, saya berhasil meningkatkan engagement pelanggan sebesar 40% melalui implementasi strategi content marketing yang terintegrasi. Saya juga memimpin tim yang terdiri dari 10 orang spesialis pemasaran digital, mengembangkan bakat mereka, dan mencapai target penjualan tahunan yang melebihi 120% dari target awal.Keahlian saya meliputi:• Pengembangan dan eksekusi strategi pemasaran digital• Analisis data dan pengambilan keputusan berbasis data• Manajemen tim dan pengembangan bakat• Perencanaan dan pengelolaan anggaran pemasaran• Kolaborasi lintas departemen untuk mencapai tujuan bisnisSaya sangat terkesan dengan inovasi produk PT Global Sukses dan posisinya sebagai pemimpin pasar dalam industri teknologi konsumen. Saya yakin bahwa pengalaman dan keterampilan saya akan membantu perusahaan memperluas pangsa pasar dan meningkatkan brand awareness di pasar yang semakin kompetitif.Saya berharap dapat bertemu dengan Anda untuk mendiskusikan lebih lanjut bagaimana visi dan keahlian saya dapat berkontribusi pada kesuksesan tim pemasaran PT Global Sukses. Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda.Hormat saya,[Tanda tangan]Dewi Sartika

3. Contoh Surat Lamaran Kerja untuk Perubahan Karir

Bandung, 10 September 2023Yth. Bapak Ahmad FauziKepala Divisi SDMYayasan Pendidikan CerdasJl. Dago No. 789BandungDengan hormat,Saya, Budi Santoso, dengan ini mengajukan lamaran untuk posisi Guru Bahasa Inggris di Yayasan Pendidikan Cerdas, sebagaimana diinformasikan melalui website yayasan pada tanggal 5 September 2023.Meskipun latar belakang karir saya sebelumnya adalah di bidang perbankan, saya telah lama memiliki passion dalam pengajaran dan pengembangan bahasa Inggris. Selama 5 tahun terakhir, saya telah secara aktif mengajar bahasa Inggris sebagai volunteer di berbagai komunitas dan program sosial. Pengalaman ini telah memperkuat keyakinan saya untuk beralih ke karir pengajaran secara penuh waktu.Kualifikasi dan pengalaman relevan saya meliputi:• Sertifikasi TEFL (Teaching English as a Foreign Language) dari Cambridge English• Pengalaman mengajar sukarelawan di program after-school untuk anak-anak kurang mampu• Kemampuan komunikasi yang kuat, dikembangkan selama karir di industri perbankan• Pemahaman mendalam tentang pentingnya pendidikan dalam pembangunan karakter dan masa depan anakSaya sangat terinspirasi oleh misi Yayasan Pendidikan Cerdas dalam menyediakan pendidikan berkualitas bagi semua lapisan masyarakat. Saya percaya bahwa kombinasi pengalaman profesional saya di dunia korporat dan passion saya dalam pengajaran akan membawa perspektif unik yang dapat memperkaya pengalaman belajar siswa.Saya berharap dapat bertemu dengan Anda untuk mendiskusikan lebih lanjut bagaimana kontribusi saya dapat mendukung visi dan misi Yayasan Pendidikan Cerdas. Terima kasih atas perhatian dan pertimbangan Anda.Hormat saya,[Tanda tangan]Budi Santoso

Di era digital saat ini, banyak perusahaan yang menerima lamaran kerja secara online. Berikut adalah tips untuk membuat lamaran kerja online yang efektif:

1. Perhatikan Format Email

Jika Anda mengirim lamaran melalui email, gunakan format yang profesional:

• Gunakan alamat email yang profesional, idealnya berisi nama Anda
• Tulis subjek email yang jelas, misalnya "Lamaran untuk Posisi [Nama Posisi] - [Nama Anda]"
• Gunakan salam pembuka dan penutup yang formal

2. Lampirkan Dokumen dengan Benar

Pastikan untuk melampirkan semua dokumen yang diperlukan:

• Surat lamaran kerja (dalam bentuk PDF atau di body email)
• CV atau resume (dalam format PDF)
• Dokumen pendukung lainnya sesuai permintaan perusahaan

3. Optimasi untuk ATS

Banyak perusahaan menggunakan Applicant Tracking System (ATS) untuk menyaring lamaran. Untuk meningkatkan peluang lolos:

• Gunakan kata kunci yang relevan dari deskripsi pekerjaan
• Hindari penggunaan grafik atau tabel yang kompleks dalam CV
• Gunakan format file yang umum seperti .doc atau .pdf

4. Personalisasi Setiap Aplikasi

Meskipun melamar secara online memungkinkan Anda untuk mengirim banyak lamaran dengan cepat, tetap penting untuk mempersonalisasi setiap aplikasi:

• Sebutkan nama perusahaan dan posisi spesifik yang Anda lamar
• Jelaskan mengapa Anda tertarik dengan perusahaan tersebut
• Hubungkan kualifikasi Anda dengan kebutuhan spesifik perusahaan

5. Gunakan Platform Karir Online

Manfaatkan platform pencarian kerja online seperti LinkedIn, Jobstreet, atau Glints:

• Lengkapi profil Anda dengan informasi yang komprehensif
• Gunakan fitur "Easy Apply" jika tersedia, tapi tetap personalisasi aplikasi Anda
• Ikuti perusahaan yang Anda minati untuk mendapatkan update lowongan terbaru

Menghindari kesalahan-kesalahan umum berikut dapat meningkatkan kualitas surat lamaran kerja Anda:

1. Typo dan Kesalahan Gramatikal

Kesalahan penulisan atau tata bahasa dapat memberikan kesan buruk dan menunjukkan ketidaktelitian. Selalu periksa kembali surat Anda dan minta orang lain untuk membacanya juga.

2. Terlalu Panjang atau Terlalu Singkat

Surat yang terlalu panjang mungkin tidak akan dibaca seluruhnya, sementara yang terlalu singkat bisa dianggap kurang serius. Usahakan agar surat Anda tetap dalam satu halaman.

3. Menggunakan Template Tanpa Personalisasi

Menggunakan template memang membantu, tetapi pastikan untuk mempersonalisasi isinya sesuai dengan perusahaan dan posisi yang Anda lamar.

4. Fokus pada Diri Sendiri, Bukan pada Kebutuhan Perusahaan

Jangan hanya menceritakan tentang diri Anda. Jelaskan bagaimana kualifikasi dan pengalaman Anda dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.

5. Tidak Menyertakan Informasi Kontak yang Jelas

Pastikan informasi kontak Anda (nomor telepon dan email) tercantum dengan jelas dan benar.

6. Menggunakan Bahasa yang Terlalu Formal atau Informal

Gunakan bahasa yang profesional namun tetap natural. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu kaku atau terlalu santai.

7. Tidak Menyebutkan Sumber Informasi Lowongan

Sebutkan di mana Anda menemukan informasi tentang lowongan tersebut. Ini menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset dan benar-benar tertarik pada posisi tersebut.

CV (Curriculum Vitae) adalah dokumen yang melengkapi surat lamaran kerja Anda. Berikut adalah tips untuk membuat CV yang menarik dan efektif:

1. Gunakan Format yang Jelas dan Mudah Dibaca

Pilih layout yang bersih dan profesional. Gunakan font yang mudah dibaca dan ukuran yang konsisten. Beri jarak antar bagian untuk memudahkan pembacaan.

2. Mulai dengan Ringkasan Profesional

Awali CV Anda dengan ringkasan singkat (2-3 kalimat) yang menjelaskan kualifikasi utama dan tujuan karir Anda.

3. Urutkan Informasi dari yang Terbaru

Untuk pengalaman kerja dan pendidikan, urutkan dari yang paling baru ke yang paling lama.

4. Fokus pada Pencapaian, Bukan Hanya Tugas

Daripada hanya mendaftar tugas-tugas Anda, fokus pada pencapaian konkret yang dapat diukur. Gunakan angka dan persentase jika memungkinkan.

5. Sesuaikan dengan Posisi yang Dilamar

Soroti keterampilan dan pengalaman yang paling relevan dengan posisi yang Anda lamar. Anda bisa memiliki beberapa versi CV untuk berbagai jenis pekerjaan.

6. Sertakan Keterampilan Teknis dan Soft Skills

Buat daftar keterampilan teknis yang Anda kuasai, serta soft skills seperti kepemimpinan atau kemampuan komunikasi.

7. Tambahkan Informasi Tambahan yang Relevan

Sertakan informasi seperti penguasaan bahasa, sertifikasi profesional, atau pencapaian khusus yang relevan dengan pekerjaan.

8. Jaga Panjang CV

Untuk sebagian besar posisi, usahakan agar CV Anda tidak lebih dari 2 halaman. Untuk fresh graduate, satu halaman biasanya sudah cukup.

9. Gunakan Kata Kunci yang Relevan

Sisipkan kata kunci dari deskripsi pekerjaan untuk meningkatkan peluang CV Anda lolos dari sistem ATS.

10. Periksa Kembali

Pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang tidak akurat. Minta pendapat orang lain untuk mendapatkan masukan objektif.

Sebelum mengirimkan lamaran kerja Anda, lakukan persiapan berikut untuk memastikan aplikasi Anda sempurna:

1. Riset Mendalam tentang Perusahaan

Pelajari sebanyak mungkin tentang perusahaan yang Anda lamar. Pahami visi, misi, nilai-nilai, dan perkembangan terkini perusahaan. Informasi ini akan membantu Anda menyesuaikan surat lamaran dan mempersiapkan diri untuk wawancara.

2. Pahami Deskripsi Pekerjaan dengan Seksama

Baca ulang deskripsi pekerjaan dan pastikan Anda memahami setiap persyaratan dan tanggung jawab yang disebutkan. Refleksikan bagaimana pengalaman dan keterampilan Anda sesuai dengan kebutuhan tersebut.

3. Kumpulkan Dokumen Pendukung

Siapkan semua dokumen yang mungkin diperlukan, seperti:

• Ijazah dan transkrip nilai
• Sertifikat pelatihan atau kursus
• Portofolio (jika relevan dengan posisi)
• Surat rekomendasi

4. Perbarui Profil Media Sosial Profesional

Banyak perekrut akan memeriksa profil media sosial kandidat. Pastikan profil LinkedIn Anda up-to-date dan selaras dengan informasi di CV Anda. Periksa juga pengaturan privasi akun media sosial pribadi Anda.

5. Siapkan Referensi

Identifikasi dan hubungi beberapa orang yang dapat menjadi referensi profesional Anda. Pastikan mereka bersedia dan siap jika dihubungi oleh perekrut.

6. Buat Sistem Pelacakan Lamaran

Jika Anda mengirim banyak lamaran, buat spreadsheet untuk melacak setiap aplikasi, termasuk tanggal pengiriman, posisi, perusahaan, dan status tindak lanjut.

7. Persiapkan Diri untuk Tindak Lanjut

Rencanakan kapan dan bagaimana Anda akan menindaklanjuti lamaran Anda. Biasanya, menunggu sekitar satu minggu sebelum menghubungi perusahaan adalah waktu yang tepat.

Setelah mengirimkan lamaran, langkah-langkah berikut dapat meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan respons:

1. Tunggu Waktu yang Tepat

Berikan waktu sekitar 5-7 hari kerja sebelum menindaklanjuti lamaran Anda, kecuali jika perusahaan menyebutkan jangka waktu tertentu dalam proses aplikasi mereka.

2. Pilih Metode Komunikasi yang Tepat

Jika Anda memiliki kontak langsung perekrut, email biasanya adalah cara terbaik untuk menindaklanjuti. Jika tidak, Anda bisa menghubungi departemen HR perusahaan.

3. Tulis Email Tindak Lanjut yang Profesional

Dalam email tindak lanjut Anda:

• Sebutkan kembali posisi yang Anda lamar dan tanggal pengiriman lamaran
• Ekspresikan kembali minat Anda pada posisi tersebut
• Tanyakan tentang status aplikasi Anda dan langkah selanjutnya dalam proses rekrutmen
• Tawarkan untuk memberikan informasi tambahan jika diperlukan

4. Jaga Sikap Profesional

Tetap sopan dan profesional dalam setiap komunikasi. Hindari terdengar tidak sabar atau menuntut.

5. Siap untuk Berbagai Kemungkinan Respons

Bersiaplah untuk berbagai kemungkinan respons, termasuk undangan wawancara, permintaan informasi tambahan, atau bahkan penolakan.

6. Jangan Terlalu Sering Menindaklanjuti

Jika Anda tidak mendapat respons setelah tindak lanjut pertama, tunggu setidaknya dua minggu sebelum mencoba lagi. Terlalu sering menghubungi dapat memberikan kesan negatif.

7. Gunakan Kesempatan untuk Networking

Jika lamaran Anda tidak berhasil, Anda masih bisa menggunakan kesempatan ini untuk membangun jaringan profesional. Tanyakan apakah perusahaan bersedia menyimpan CV Anda untuk kesempatan di masa depan.

Membuat lamaran kerja yang efektif adalah keterampilan penting yang dapat meningkatkan peluang Anda dalam mendapatkan pekerjaan impian. Dengan memahami struktur dasar, mengikuti tips-tips yang diberikan, dan menghindari kesalahan umum, Anda dapat membuat surat lamaran dan CV yang menonjol di antara banyaknya pelamar lain.

Ingatlah bahwa setiap lamaran adalah kesempatan untuk mempresentasikan diri Anda secara profesional. Luangkan waktu untuk menyesuaikan setiap lamaran dengan posisi dan perusahaan yang spesifik. Perhatikan detail, mulai dari penulisan hingga format dokumen, karena hal-hal kecil ini dapat membuat perbedaan besar dalam kesan pertama yang Anda berikan kepada calon pemberi kerja.

Terakhir, jangan lupa bahwa proses mencari pekerjaan membutuhkan ketekunan dan kesabaran. Teruslah mengasah keterampilan Anda, perluas jaringan profesional, dan jangan ragu untuk meminta umpan balik untuk terus meningkatkan kualitas lamaran Anda. Dengan persiapan yang matang dan pendekatan yang tepat, Anda akan meningkatkan peluang untuk mendapatkan panggilan wawancara dan akhirnya meraih pekerjaan yang Anda inginkan. Selamat mencoba dan semoga sukses dalam perjalanan karir Anda!