Cara Mengirim Lamaran Lewat Email di HP, Begini Langkah-langkahnya

Liputan6.com, Jakarta Di era digital saat ini, mengirim lamaran kerja melalui email telah menjadi metode yang umum dan efektif. Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan dokumen lamaran seperti surat lamaran, CV (curriculum vitae), dan dokumen pendukung lainnya dalam format PDF agar lebih rapi dan mudah dibuka di berbagai perangkat.

Namun, banyak pelamar kerja yang masih bingung bagaimana cara mengirim lamaran lewat email di HP dengan benar agar dapat menarik perhatian HRD. Artikel ini akan membahas secara lengkap tips dan trik mengirim lamaran lewat email di HP yang efektif, mulai dari persiapan hingga tindak lanjut setelah pengiriman.

Lamaran kerja via email adalah metode pengajuan diri sebagai calon karyawan kepada perusahaan dengan mengirimkan dokumen-dokumen persyaratan melalui surat elektronik (email) menggunakan perangkat mobile seperti smartphone. Metode ini menggantikan cara konvensional mengirim lamaran fisik via pos atau datang langsung ke perusahaan.

Beberapa komponen utama dalam lamaran kerja via email di HP meliputi:

• Subjek email yang jelas dan informatif
• Salam pembuka yang sopan
• Isi email yang ringkas namun mencakup informasi penting
• Lampiran dokumen seperti CV, portofolio, dan surat lamaran
• Salam penutup dan tanda tangan

Dibandingkan metode konvensional, lamaran via email di HP memiliki beberapa keunggulan:

• Lebih cepat sampai ke tujuan
• Hemat biaya pengiriman
• Memudahkan HRD dalam mengelola dan menyortir lamaran
• Memungkinkan pelamar mengirim lamaran ke berbagai perusahaan dengan mudah
• Dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja selama ada koneksi internet

Namun, metode ini juga memiliki tantangan tersendiri, seperti persaingan yang lebih ketat dan risiko email tenggelam di antara banyaknya lamaran yang masuk. Oleh karena itu, penting untuk memahami cara membuat lamaran via email di HP yang efektif dan menarik perhatian HRD.

Sebelum mengirim lamaran kerja via email di HP, ada beberapa hal penting yang perlu dipersiapkan dengan baik. Persiapan yang matang akan meningkatkan peluang lamaran Anda untuk diperhatikan oleh HRD. Berikut ini adalah langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan:

1. Menyiapkan CV (Curriculum Vitae) yang Menarik

CV adalah dokumen kunci yang akan menjadi penentu apakah Anda akan dipanggil untuk wawancara atau tidak. Pastikan CV Anda:

• Terbaru dan mencakup informasi terkini tentang pengalaman dan keterampilan Anda
• Disesuaikan dengan posisi yang dilamar (highlight pengalaman dan keterampilan yang relevan)
• Ringkas namun informatif (idealnya 1-2 halaman)
• Menggunakan format yang rapi dan mudah dibaca
• Bebas dari kesalahan ejaan dan tata bahasa

2. Membuat Surat Lamaran yang Persuasif

Surat lamaran berfungsi sebagai pengantar CV Anda. Buatlah surat lamaran yang:

• Ditujukan kepada orang yang tepat (jika memungkinkan, cari tahu nama HRD atau manajer rekrutmen)
• Menjelaskan posisi yang Anda lamar dan darimana Anda mendapatkan informasi lowongan
• Menyoroti kualifikasi dan pengalaman Anda yang paling relevan dengan posisi tersebut
• Menunjukkan antusiasme dan motivasi Anda untuk bergabung dengan perusahaan
• Singkat dan padat (tidak lebih dari satu halaman)

3. Mengumpulkan Dokumen Pendukung

Selain CV dan surat lamaran, siapkan juga dokumen pendukung lainnya seperti:

• Scan ijazah dan transkrip nilai
• Sertifikat pelatihan atau kursus yang relevan
• Portofolio kerja (jika diperlukan untuk posisi yang dilamar)
• Surat rekomendasi (jika ada)

4. Mempersiapkan Alamat Email yang Profesional

Gunakan alamat email yang profesional, idealnya menggunakan nama Anda. Hindari alamat email yang terlalu kasual atau tidak serius. Contoh yang baik:

• nama.lengkap@gmail.com
• namalengkap@outlook.com

5. Riset Perusahaan dan Posisi yang Dilamar

Lakukan riset mendalam tentang perusahaan dan posisi yang Anda lamar. Informasi ini akan membantu Anda:

• Menyesuaikan CV dan surat lamaran dengan kebutuhan perusahaan
• Menunjukkan minat dan pengetahuan Anda tentang perusahaan dalam email lamaran
• Mempersiapkan diri untuk pertanyaan potensial jika dipanggil wawancara

Dengan persiapan yang matang, Anda akan lebih siap untuk membuat email lamaran yang menarik dan meningkatkan peluang untuk mendapatkan panggilan wawancara.

Setelah melakukan persiapan yang matang, langkah selanjutnya adalah mengirim lamaran via email menggunakan HP. Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk mengirim lamaran kerja melalui email di HP dengan benar dan efektif:

1. Membuka Aplikasi Email

Buka aplikasi email yang Anda gunakan di HP, seperti Gmail, Outlook, atau aplikasi email bawaan perangkat Anda. Pastikan Anda menggunakan akun email yang profesional yang telah Anda siapkan sebelumnya.

2. Membuat Email Baru

Tap tombol "Tulis" atau "Compose" untuk membuat email baru. Jangan menggunakan fitur "Reply" atau "Forward" dari email lama, karena ini bisa menimbulkan kebingungan dan terkesan tidak profesional.

3. Mengisi Alamat Email Tujuan

Masukkan alamat email tujuan dengan benar. Pastikan Anda menggunakan alamat email yang tercantum dalam informasi lowongan kerja. Jika ada beberapa alamat yang perlu dituju, gunakan fitur "CC" (Carbon Copy) untuk menambahkan penerima tambahan.

4. Menulis Subjek Email

Tulis subjek email yang jelas dan informatif. Biasanya, format subjek sudah ditentukan oleh perusahaan dalam informasi lowongan. Jika tidak ada ketentuan khusus, Anda bisa menggunakan format berikut:

"Lamaran [Posisi yang Dilamar] - [Nama Lengkap Anda]"

Contoh: "Lamaran Marketing Manager - Budi Santoso"

5. Menulis Isi Email

Tulis isi email dengan struktur sebagai berikut:

• Salam pembuka yang sopan
• Paragraf pembuka yang menyebutkan posisi yang dilamar dan sumber informasi lowongan
• 1-2 paragraf yang menjelaskan kualifikasi dan pengalaman Anda yang relevan
• Paragraf penutup yang menyatakan harapan untuk mendapatkan kesempatan wawancara
• Salam penutup
• Nama lengkap Anda
• Informasi kontak (nomor telepon dan email)

6. Melampirkan Dokumen

Lampirkan dokumen-dokumen yang diperlukan seperti CV, surat lamaran, dan dokumen pendukung lainnya. Pastikan untuk:

• Memberi nama file yang jelas (misalnya: CV_NamaAnda.pdf)
• Menggunakan format file yang umum seperti PDF untuk menghindari masalah kompatibilitas
• Memastikan ukuran total lampiran tidak terlalu besar (idealnya di bawah 5MB)

7. Melakukan Pengecekan Akhir

Sebelum mengirim email, lakukan pengecekan akhir:

• Baca ulang isi email untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik atau tata bahasa
• Pastikan semua lampiran sudah terlampir dengan benar
• Periksa kembali alamat email tujuan

8. Mengirim Email

Setelah yakin semua sudah benar, tap tombol "Kirim" atau "Send". Pastikan Anda mengirim email pada waktu yang tepat, idealnya pada jam kerja di hari kerja.

9. Menyimpan Salinan

Simpan salinan email yang telah Anda kirim di folder "Terkirim" atau "Sent" untuk referensi di masa mendatang.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat memastikan bahwa lamaran kerja Anda dikirim dengan benar dan profesional melalui HP, meningkatkan peluang untuk mendapatkan respon positif dari HRD.

Untuk meningkatkan peluang lamaran Anda dibaca dan dipertimbangkan oleh HRD, penting untuk membuat email lamaran yang menarik dan menonjol di antara banyaknya lamaran yang masuk. Berikut ini adalah beberapa tips untuk menulis email lamaran yang efektif menggunakan HP:

1. Personalisasi Email Anda

Hindari penggunaan template email yang umum. Sebaliknya, personalisasi email Anda untuk setiap perusahaan dan posisi yang Anda lamar. Ini menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset dan benar-benar tertarik pada posisi tersebut.

• Sebutkan nama perusahaan dan posisi spesifik yang Anda lamar
• Jika memungkinkan, alamatkan email kepada orang yang spesifik (misalnya nama HRD atau manajer rekrutmen)
• Jelaskan mengapa Anda tertarik dengan perusahaan tersebut

2. Buat Pembuka yang Kuat

Kalimat pembuka yang menarik dapat membuat HRD tertarik untuk membaca lebih lanjut. Beberapa ide untuk pembuka yang kuat:

• Mulai dengan prestasi atau pengalaman yang relevan
• Gunakan rekomendasi dari seseorang di perusahaan (jika ada)
• Tunjukkan antusiasme Anda terhadap perusahaan atau posisi yang dilamar

3. Fokus pada Nilai yang Dapat Anda Berikan

Alih-alih hanya menyebutkan kualifikasi Anda, fokus pada bagaimana keterampilan dan pengalaman Anda dapat memberikan nilai bagi perusahaan.

• Berikan contoh konkret dari pencapaian Anda di masa lalu
• Jelaskan bagaimana Anda dapat berkontribusi pada tujuan atau proyek spesifik perusahaan
• Gunakan angka atau statistik untuk mendukung klaim Anda

4. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas

HRD biasanya memiliki waktu terbatas untuk membaca setiap lamaran. Oleh karena itu:

• Tulis paragraf pendek (2-3 kalimat per paragraf)
• Gunakan poin-poin untuk informasi yang penting
• Hindari jargon atau bahasa yang terlalu formal

5. Sesuaikan Tone dengan Budaya Perusahaan

Sesuaikan gaya bahasa Anda dengan budaya perusahaan yang Anda lamar. Misalnya:

• Untuk perusahaan startup, Anda mungkin bisa menggunakan tone yang lebih santai
• Untuk perusahaan tradisional, gunakan bahasa yang lebih formal

6. Sertakan Call-to-Action

Akhiri email Anda dengan call-to-action yang jelas. Misalnya:

• "Saya berharap dapat mendiskusikan lebih lanjut bagaimana keterampilan saya dapat berkontribusi pada tim Anda. Kapan waktu yang tepat untuk kita berbicara?"
• "Saya akan menindaklanjuti email ini dalam satu minggu jika saya belum mendengar kabar dari Anda."

7. Proofread dengan Teliti

Kesalahan kecil dapat memberikan kesan buruk. Pastikan untuk:

• Membaca ulang email Anda beberapa kali
• Menggunakan alat pengecekan ejaan dan tata bahasa yang tersedia di HP Anda
• Meminta teman atau keluarga untuk membaca email Anda jika memungkinkan

8. Optimasi untuk Pencarian Kata Kunci

Banyak perusahaan menggunakan sistem Applicant Tracking System (ATS) untuk menyaring lamaran. Untuk meningkatkan peluang lamaran Anda lolos:

• Gunakan kata kunci dari deskripsi pekerjaan dalam email dan CV Anda
• Pastikan format CV Anda sederhana dan mudah dibaca oleh ATS

Dengan menerapkan tips-tips ini, Anda dapat membuat email lamaran yang lebih menarik dan meningkatkan peluang untuk mendapatkan respon positif dari HRD, bahkan ketika mengirim lamaran melalui HP.

Mengirim lamaran kerja melalui email di HP telah menjadi metode yang semakin populer dan memiliki berbagai keunggulan dibandingkan dengan metode konvensional. Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari mengirim lamaran via email menggunakan HP:

1. Efisiensi Waktu dan Biaya

Mengirim lamaran via email di HP jauh lebih cepat dan hemat biaya dibandingkan dengan mengirim lamaran fisik melalui pos atau datang langsung ke perusahaan.

• Tidak ada biaya cetak dokumen atau ongkos kirim
• Lamaran dapat dikirim dalam hitungan detik
• Memungkinkan untuk melamar ke berbagai perusahaan dalam waktu singkat
• Dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja selama ada koneksi internet

2. Jangkauan yang Lebih Luas

Dengan email di HP, Anda dapat melamar pekerjaan di berbagai lokasi geografis tanpa batasan jarak.

• Memudahkan untuk melamar pekerjaan di luar kota atau bahkan luar negeri
• Meningkatkan peluang untuk mendapatkan pekerjaan yang lebih sesuai dengan kualifikasi Anda

3. Kemudahan Pengelolaan Dokumen

Lamaran digital lebih mudah dikelola dan diorganisir, baik oleh pelamar maupun perusahaan.

• Dokumen dapat disimpan dan diakses dengan mudah untuk referensi di masa depan
• Memudahkan untuk melakukan update atau revisi pada dokumen lamaran
• Perusahaan dapat dengan mudah menyortir dan mengelola lamaran yang masuk

4. Kecepatan Respon

Komunikasi via email memungkinkan respon yang lebih cepat dari perusahaan.

• Perusahaan dapat segera mengirim konfirmasi penerimaan lamaran
• Proses tindak lanjut dan penjadwalan interview dapat dilakukan lebih cepat

5. Kemampuan untuk Melampirkan Berbagai Format Dokumen

Email memungkinkan Anda untuk melampirkan berbagai jenis dokumen pendukung.

• Selain CV dan surat lamaran, Anda dapat melampirkan portofolio digital, presentasi, atau link ke profil profesional online
• Memudahkan untuk mengirim dokumen dalam format yang diinginkan perusahaan (misalnya PDF, Word, dll)

6. Ramah Lingkungan

Mengirim lamaran via email di HP mengurangi penggunaan kertas dan sumber daya lainnya.

• Mendukung upaya perusahaan untuk mengurangi jejak karbon
• Sejalan dengan tren paperless office yang semakin populer

7. Kemudahan Melakukan Follow-up

Email memudahkan Anda untuk melakukan tindak lanjut atas lamaran yang telah dikirim.

• Anda dapat dengan mudah merujuk kembali ke email sebelumnya
• Memungkinkan untuk mengirim pesan pengingat atau pertanyaan lanjutan dengan cepat

8. Fleksibilitas Waktu Pengiriman

Anda dapat mengirim lamaran kapan saja, tidak terbatas pada jam kerja kantor.

• Memungkinkan untuk melamar di waktu yang paling nyaman bagi Anda
• Dapat memanfaatkan fitur penjadwalan pengiriman email untuk mengirim pada waktu yang optimal

Dengan berbagai manfaat ini, mengirim lamaran via email di HP tidak hanya memudahkan proses aplikasi pekerjaan, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pencarian kerja. Namun, penting untuk tetap memperhatikan etika dan profesionalisme dalam berkomunikasi via email untuk memaksimalkan peluang keberhasilan lamaran Anda.

Meskipun mengirim lamaran via email di HP terlihat sederhana, ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan oleh pelamar kerja. Menghindari kesalahan-kesalahan ini dapat meningkatkan peluang lamaran Anda untuk dipertimbangkan oleh HRD. Berikut adalah beberapa kesalahan yang harus dihindari saat mengirim lamaran lewat email di HP:

1. Menggunakan Alamat Email yang Tidak Profesional

Alamat email adalah kesan pertama yang Anda berikan kepada calon pemberi kerja. Hindari menggunakan alamat email yang tidak profesional atau terlalu kasual.

• Contoh yang harus dihindari: partygirl123@email.com, cooldudeXXX@email.com
• Gunakan alamat email yang mengandung nama Anda, seperti nama.belakang@email.com

2. Mengabaikan Petunjuk dalam Informasi Lowongan

Banyak perusahaan memberikan petunjuk spesifik tentang cara melamar atau informasi yang harus disertakan. Mengabaikan petunjuk ini menunjukkan ketidaktelitian dan dapat mengakibatkan lamaran Anda diabaikan.

• Baca dengan cermat semua petunjuk dalam informasi lowongan
• Pastikan Anda menyertakan semua informasi yang diminta

3. Mengirim Email Tanpa Subjek atau dengan Subjek yang Tidak Jelas

Subjek email yang kosong atau tidak jelas dapat membuat email Anda terlewatkan atau dianggap sebagai spam.

• Selalu isi kolom subjek dengan informasi yang jelas dan relevan
• Ikuti format subjek yang mungkin telah ditentukan oleh perusahaan

4. Mengirim Email Tanpa Isi atau Hanya Berisi Lampiran

Mengirim email kosong atau hanya berisi lampiran tanpa penjelasan apapun adalah kesalahan besar.

• Selalu sertakan pesan dalam body email yang menjelaskan tujuan lamaran Anda
• Gunakan email sebagai kesempatan untuk memperkenalkan diri secara singkat

5. Melampirkan File dengan Format atau Ukuran yang Tidak Sesuai

File yang terlalu besar atau dalam format yang tidak umum dapat menyulitkan penerima untuk membukanya.

• Pastikan ukuran total lampiran tidak melebihi 5MB
• Gunakan format file yang umum seperti PDF untuk dokumen

6. Tidak Memeriksa Ejaan dan Tata Bahasa

Kesalahan ejaan dan tata bahasa dapat memberikan kesan buruk dan mengurangi profesionalisme Anda.

• Gunakan fitur pemeriksaan ejaan di aplikasi email HP Anda
• Baca ulang email Anda beberapa kali sebelum mengirim

7. Menggunakan Bahasa yang Terlalu Informal

Email lamaran kerja adalah komunikasi profesional, bukan percakapan kasual dengan teman.

• Hindari penggunaan singkatan atau bahasa gaul
• Gunakan bahasa formal dan sopan

8. Mengirim Email di Waktu yang Tidak Tepat

Mengirim email di luar jam kerja atau pada hari libur dapat membuat email Anda terlewatkan.

• Kirim email pada jam kerja normal (misalnya antara pukul 9 pagi hingga 5 sore)
• Hindari mengirim email pada hari libur nasional

9. Tidak Melakukan Follow-up

Tidak melakukan follow-up setelah beberapa waktu dapat menunjukkan kurangnya minat atau inisiatif.

• Tunggu sekitar satu minggu sebelum mengirim email follow-up
• Gunakan nada yang sopan dan profesional dalam email follow-up Anda

10. Mengirim Lamaran Berulang kali ke Perusahaan yang Sama

Mengirim lamaran berulang kali untuk posisi yang sama dapat mengganggu dan menunjukkan ketidaksabaran.

• Kirim lamaran sekali saja untuk setiap posisi
• Tunggu respon atau lakukan follow-up setelah waktu yang wajar

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan ini, Anda dapat meningkatkan kualitas lamaran kerja yang Anda kirim melalui email di HP dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan respon positif dari perusahaan yang Anda lamar.

Mengirim lamaran kerja lewat email di HP telah menjadi metode yang efektif dan efisien dalam mencari pekerjaan di era digital ini. Dengan memahami dan menerapkan tips serta trik yang telah dibahas dalam artikel ini, Anda dapat meningkatkan peluang lamaran Anda untuk dilirik oleh HRD dan mendapatkan panggilan wawancara.

Ingatlah untuk selalu mempersiapkan dokumen dengan baik, menulis email yang profesional dan menarik, serta menghindari kesalahan-kesalahan umum yang sering dilakukan oleh pelamar kerja. Dengan pendekatan yang tepat, mengirim lamaran lewat email di HP bisa menjadi langkah awal yang sukses dalam perjalanan karir Anda.

Teruslah berlatih dan memperbaiki cara Anda menulis email lamaran. Setiap lamaran yang Anda kirim adalah kesempatan untuk belajar dan meningkatkan keterampilan Anda dalam mencari pekerjaan. Dengan konsistensi dan ketekunan, Anda akan menemukan peluang karir yang sesuai dengan aspirasi Anda. Selamat mencoba dan semoga sukses dalam pencarian kerja Anda!