Korespondensi adalah Perihal Surat-menyurat, Begini Cara Membuatnya

Liputan6.com, Jakarta - Korespondensi adalah kegiatan surat-menyurat atau saling berkirim surat. Kegiatan korespondensi paling sering dilakukan untuk urusan bisnis. Peranan penting korespondensi adalah menciptakan kerja sama dan menyebarkan informasi dengan efisien.

Politeknik Negeri Sriwijaya menjelaskan ada enam pihak yang terlibat dalam korespondensi. Mulai dari koresponden (pihak yang berkirim surat), redaktur (penyusun surat), sekretaris, juru ketik, register (filling system), dan kurir (pihak yang menyampaikan surat kepada penerima).

Korespondensi adalah perihal surat-menyurat yang menjadi media komunikasi antara orang per orang, antara seseorang dengan instansi maupun sebaliknya, dan antara instansi dengan instansi. Agar lebih memahami, simak penjelasan lengkapnya.

Berikut Liputan6.com ulas lebih mendalam tentang korespondensi, mulai dari pengertian korespondensi, dan cara membuat korespondensi, Senin (21/11/2022).

Korespondensi adalah kegiatan saling berkirim surat atau surat-menyurat. Ini dilakukan dengan membuat surat, mengirim surat, dan menerima surat. Istilah korespondensi adalah berasal dari bahasa Inggris dan Belanda “Correspondence” yang artinya kegiatan yang dilakukan dengan saling berkirim surat.

Kegiatan korespondensi paling sering dilakukan dalam urusan bisnis. Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar, menjelaskan korespondensi adalah komunikasi antara orang per orang, antara seseorang dengan instansi maupun sebaliknya, antara instansi dengan instansi, dengan menggunakan sarana surat.

Dewasa ini, korespondensi adalah perihal surat-menyurat bisa dilakukan lebih cepat dan efisien. Kegiatan korespondensi tidak perlu lagi menunggu berhari-hari karena surat dikirim melalui pos. Surat-menyurat korespondensi bisa dilakukan melalui elektronik mail atau e-mail yang bisa dikirim dan diterima dalam hitungan detik saja.

Korespondensi dibuat dengan memperhatikan empat unsur penting. Unsur-unsur korespondensi yang Liputan6.com lansir dari berbagai sumber, harus memuat pengirim surat (memudahkan identifikasi), penerima surat, isi surat (memuat maksud dan tujuan surat dibuat), dan saluran (proses distribusi surat dilakukan).

Tujuan dari membuat korespondensi adalah mampu menciptakan kerja sama yang baik. Contohnya, bagi perusahaan, tujuan tidak bisa dicapai dengan kerja sama yang baik. Tujuan membuat korespondensi adalah menyebarkan atau memberitahukan kegiatan.

Apabila sudah mengetahui tentang korespondensi, kemudian pahami cara membuat korespondensi dan jenis-jenis korespondensi. Politeknik Negeri Sriwijaya menjelaskannya sebagai berikut:

Cara Membuat Korespondensi

Cara membuat korespondensi harus memuat empat unsur korespondensi yang sudah dijelaskan sebelumnya. Kemudian mengutip dari Brawidjaja (2014), cara membuat korespondensi sebagai berikut:

1. Jelas

Cara membuat korespondensi adalah harus memuat sesuatu yang jelas. Itu artinya, isi korespondensi mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.

2. Lugas

Cara membuat korespondensi adalah harus memuat bahasa yang lugas. Lugas yang artinya hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.

3. Menarik dan Santun

Cara membuat korespondensi adalah harus memuat hal yang menarik dan santun. Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair.

Bahasa menarik di sini ialah bahasa yang hidup dan santun, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.

Jenis-Jenis Korespondensi

Ada dua jenis korespondensi mengutip dari Purwanto (2011), ini penjelasannya:

1. Jenis Korespondensi Ekstern

Ini hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.

2. Jenis Korespondensi Intern

Ini hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Ini pengertian korespondensi menurut para ahli yang Liputan6.com lansir dari berbagai sumber:

1. Pengertian Korespondensi Menurut Djuharie

Pengertian korespondensi adalah komunikasi melalui surat karena memudahkan manusia. Kemudahan yang didapat sesuai pengertian korespondensi adalah biaya murah, tidak terikat waktu dan tempat, jangkauan luas, dapat diarsipkan, surat sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya dan surat dapat dibaca berulang kali.

2. Pengertian Korespondensi Menurut Nuraeni

Pengertian korespondensi adalah berkaitan dengan pekerjaan sekretaris yang terdiri dari:

- Menerima dan memilih surat masuk

- Menindaklanjuti surat masuk dengan menyampaikan ke pimpinan

- Membuat dan Menyusun surat keluar

3. Pengertian Korespondensi Menurut Finoza

Pengertian korespondensi adalah kegiatan berkirim surat oleh organisasi maupun perorangan.

4. Pengertian Korespondensi Menurut Purwanto

Pengertian korespondensi adalah suatu penyampaian yang berupa maksud melalui surat dari satu perusahaan atau organisasi kepada perusahaan atau organisasi lain dapat atas nama jabatan atau perorangan.

5. Pengertian Korespondensi Menurut Priansa dan Garnida

Pengertian korespondensi adalah komunikasi antara pegawai dengan orang lain. Korespondensi adalah seperti pegawai dengan instansi atau sebaliknya, pegawai dengan organisasi atau sebaliknya, instansi dengan instansi dan organisasi dengan organisasi dan sebagainya dengan menggunakan media surat.

6. Pengertian Korespondensi Menurut Sutrisno dan Renaldi

Pengertian korespondensi adalah teknik membuat surat dan komunikasi menggunakan surat

7. Pengertian Korespondensi Menurut The Liang Gie

Pengertian korespondensi adalah berasal dari Bahasa Inggris, correspondence yang mempunyai arti hubungan antara pihak satu dengan pihak lain yang saling berkirim surat. Biasanya dalam kegiatan resmi.