Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik, Ini Keuntungan dan Legalitasnya

Liputan6.com, Jakarta Tanda tangan memiliki peranan penting sebagai bukti identitas seseorang dan keabsahan dokumen. Umumnya, tanda tangan dibuat dengan menggunakan pena secara fisik, yang dikenal sebagai tanda tangan basah.

Di era digital saat ini, dokumen-dokumen elektronik dapat ditandatangani menggunakan tanda tangan elektronik (TTE) yang telah tersertifikasi. tanda tangan elektronik tersertifikasi merupakan metode verifikasi dan otentikasi digital yang menggunakan Sertifikat Elektronik yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) yang diakui oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika.

Namun, masih ada sejumlah orang yang belum beralih menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Meskipun fungsi tanda tangan elektronik tersertifikasi serupa dengan tanda tangan basah, yaitu sebagai tanda persetujuan transaksi dan validasi dokumen, terdapat banyak keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan TTE tersertifikasi.

Lalu apa pentingnya tanda tangan elektronik di era digital, bagaimana cara menggunakannya? Berikut penjelasan selengkapnya seperti yang telah dirangkum Liputan6.com dari berbagai sumber, Senin (26/6/2023).

Penggunaan Tanda Tangan Elektronik sangat penting dalam urusan administratif sekarang ini. Apalagi segala macam penggunaan dokumen yang digunakan dalam bentuk digital. dengan kata lain, penggunaan tanda tangan basah, atau tanda tangan yang ditulis langsung secara fisik akan menjadi sangat merepotkan dalam penggunaannya di dokumen digital.

Selain itu, Tanda Tangan Elektronik juga memiliki sejumlah keuntungan jika dibandingkan tanda tangan fisik, di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Efisiensi Waktu

Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi memungkinkan penandatanganan dokumen secara cepat dan efisien. Dibandingkan dengan tanda tangan basah yang memerlukan pengiriman fisik, penggunaan TTE tersertifikasi memungkinkan dokumen elektronik untuk segera ditandatangani dan dikirimkan dalam waktu singkat, bahkan dari lokasi yang jauh seperti antar pulau atau negara.

2. Kekuatan Hukum Setara dengan Tanda Tangan Basah

Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah. Dengan menggunakan Sertifikat Elektronik dari Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) yang diakui oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kementerian Kominfo), TTE tersertifikasi memenuhi persyaratan keabsahan dan akibat hukum yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE), serta Peraturan Menteri Kominfo Nomor 11 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik.

3. Identitas Terjamin

Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi memberikan jaminan keamanan identitas pengguna. Dengan kebijakan privasi yang ketat, data pribadi pengguna terlindungi dengan baik. Penggunaan teknologi kriptografi asimetris memberikan keamanan yang unik bagi setiap individu.

tanda Tangan Elektronik tersertifikasi menggunakan pasangan kunci publik dan kunci pribadi (private key) untuk mengamankan identitas. Kunci publik digunakan untuk memvalidasi tanda tangan elektronik, sementara kunci pribadi hanya diketahui oleh penandatangan.

4. Hemat Biaya

Penggunaan Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi menghemat biaya pengeluaran yang biasanya terkait dengan penandatanganan dokumen. Dengan koneksi internet dan perangkat keras seperti komputer atau smartphone, biaya penggunaan kertas dan percetakan fisik dapat dihindari.

Contohnya, program "Dukcapil Go Digital" yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Ditjen Dukcapil) menghemat anggaran sekitar Rp450 miliar pada tahun 2020 dengan menggantikan penggunaan kertas khusus security printing berhologram dengan pencetakan dokumen mandiri oleh masyarakat.

5. Ramah Lingkungan

Penggunaan Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi secara efektif dapat mengurangi penggunaan kertas dalam proses penandatanganan. Tidak lagi diperlukan penggunaan berlembar-lembar kertas untuk tanda tangan basah, melainkan penandatanganan dilakukan melalui perangkat  elektronik seperti gadget. Hal ini berkontribusi dalam menjaga lingkungan dengan mengurangi penggunaan kertas yang dapat menyebabkan dampak negatif terhadap lingkungan.

Mengingat pentingnya Tanda Tangan Elektronik terutama dalam keabsahan dokumen, penting bagi kita untuk memiliki Tanda Tangan elektronik sendiri. Kemenkominfo merekomendasikan tujuh aplikasi penyelenggara sertifikasi elektronik yang telah diakui oleh pemerintah, yaitu PrivyID, iOTENTIK, Balai Sertifikasi Elektronik, VIDA, PERURI, Digisign, dan TekenAja!

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat tanda tangan elektronik:

1. Akses salah satu dari tujuh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia (PSrE) yang telah diakui oleh Kemenkominfo seperti yang disebutkan di atas.
2. Daftar dan lengkapi informasi pendaftaran yang diminta, termasuk foto KTP, NIK (Nomor Induk Kependudukan), alamat email, nomor telepon, dan data identitas lainnya yang diperlukan.
3. Lakukan verifikasi nomor telepon dan alamat email yang telah disediakan untuk memastikan keabsahan informasi kontak yang Anda berikan.
4. Atur kata sandi sesuai dengan ketentuan yang ditentukan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik tersebut. Pastikan untuk membuat kata sandi yang kuat dan tidak mudah ditebak.
5. Setelah Anda menyelesaikan langkah-langkah di atas, Anda sudah siap untuk mulai menggunakan tanda tangan elektronik Anda. Dengan aplikasi penyelenggara sertifikasi elektronik yang dipilih, Anda dapat memulai proses penandatanganan dokumen elektronik dengan menggunakan tanda tangan elektronik yang telah Anda buat.

Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, Anda dapat membuat tanda tangan elektronik yang sah dan mulai memanfaatkannya dalam aktivitas digital Anda. Penting untuk selalu menggunakan penyelenggara sertifikasi elektronik yang telah diakui oleh pemerintah guna memastikan keabsahan dan keamanan tanda tangan elektronik Anda.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, fungsi tanda tangan elektronik sama saja dengan tanda tangan basah. Namun dari sisi cara menggunakan tanda tangan elektronik berbeda dengan tanda tangan basah. Ada beberapa cara menggunakan tanda tangan elektronik, antara lain sebagai berikut:

1. Cara Menggunakan Tanda Tangan dengan Aplikasi PSrE

1. Unduh aplikasi dari salah satu aplikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia tempat Anda membuat tanda tangan elektronik dari Google Play Store atau App Store.
2. Masukkan Privy ID dan kata sandi, lalu klik "Lanjutkan".
3. Pilih dokumen yang akan ditandatangani dari menu "Pending".
4. Klik "Insert Signature".
5. Geser tanda tangan Anda ke posisi yang diinginkan.
6. Klik "Lanjutkan".
7. Klik "Ya".
8. Masukkan kode OTP yang dikirimkan ke nomor ponsel Anda, atau gunakan mekanisme verifikasi biometrik yang tersedia di ponsel Anda.
9. Klik "Lanjutkan".
10. Dokumen telah ditandatangani.

2. Cara Menggunakan Tanda Tangan Elektronik melalui Website PSrE

1. Buka situs web PSrE tempat Anda membuat tanda tangan elektronik melalui PC atau laptop Anda.
2. Masukkan ID dan kata sandi, lalu klik "Lanjutkan".
3. Klik "Unggah Dokumen" untuk mengunggah berkas yang ingin ditandatangani atau pilih berkas yang sudah ada sebelumnya dari menu "Draft".
4. Pilih apakah Anda ingin hanya menandatanganinya, menandatanganinya sambil membagikan berkas kepada orang lain, atau hanya membagikannya.
5. Setelah berhasil mengunggah berkas, klik "Sign Document".
6. Geser tanda tangan Anda ke posisi yang diinginkan, lalu klik centang.
7. Masukkan kode OTP yang dikirimkan ke nomor ponsel Anda.
8. Klik "Sign".
9. Selesai.