5 Tugas Asisten Virtual yang Banyak Dicari Perusahaan, Rentang Gaji Rp 450 Ribu per Jam

Liputan6.com, Jakarta Virtual Assistant (Asisten Virtual) adalah seseorang yang menyediakan berbagai jenis layanan administratif, dukungan dan manajemen dari jarak jauh. Profesi sebagai virtual assistant saat ini semakin banyak dicari oleh perusahaan, baik besar maupun kecil.

Tugas seorang asisten virtual adalah melakukan berbagai peran administratif dan pendukung bagi perusahaan atau individu. Tugas tersebut meliputi menjawab telepon, mengelola email, mengatur jadwal, menyiapkan laporan dan presentasi, serta menjalankan tugas-tugas lain sesuai permintaan. 

Setiap tugas asisten virtual memberikan fleksibilitas yang besar bagi perusahaan. Mereka dapat bekerja dari jarak jauh, atau memiliki jadwal kerja yang lebih fleksibel, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya dengan tidak perlu menyewa kantor atau ruang kerja tambahan.

Selain itu, tugas asisten virtual juga memberikan solusi yang hemat biaya bagi perusahaan. Mereka biasanya bekerja sebagai karyawan lepas, dengan sistem pembayaran berdasarkan jam kerja atau proyek. Dalam menghadapi tuntutan bisnis yang semakin kompleks, asisten virtual mampu memberikan solusi yang handal, hemat biaya dan berorientasi pada hasil.

Berikut ini sejumlah tujuan asisten virtual yang Liputan6.com rangkum dari berbagai sumber, Jumat (17/5/2024). 

Asisten virtual atau virtual assistant, adalah profesi yang berkembang pesat di era digital saat ini. Mereka melakukan berbagai tugas administratif dan manajerial untuk klien mereka, baik itu individu maupun perusahaan secara online. Tugas-tugas ini meliputi mengatur jadwal, mengelola email, menyusun laporan, serta berbagai tugas lain yang dibutuhkan.

Salah satu keuntungan besar menjadi asisten virtual adalah fleksibilitasnya. Mereka dapat bekerja dari mana saja, tidak terbatas oleh batasan geografis atau waktu. Ini memungkinkan mereka untuk memiliki gaya hidup yang fleksibel, bahkan menjadi digital nomad yang bekerja sambil berkeliling dunia. 

Dilansir dari The Balance SMB, umumnya seorang virtual assistant memberikan layanan administratif dan dukungan bisnis kepada perusahaan dari jarak jauh atau remote, sehingga profesi ini semakin diminati oleh perusahaan karena dinilai efektif dan efisien. Pekerjaan sebagai asisten virtual menawarkan banyak keuntungan yang menarik, bagi mereka yang ingin bekerja secara fleksibel dan independen. Meskipun tarif bisa bervariasi tergantung pada klien dan kompleksitas tugas, rata-rata seorang asisten virtual bisa mendapatkan gaji sekitar Rp450 ribu per jam.

Pertumbuhan profesi asisten virtual juga cukup signifikan. Seiring dengan meningkatnya permintaan akan pekerjaan jarak jauh dan digitalisasi bisnis, permintaan untuk layanan asisten virtual terus meningkat. Menurut data dari Business Wire, diperkirakan cakupan pasar asisten virtual akan mencapai Rp398 miliar pada tahun 2025. Ini menunjukkan bahwa profesi ini menjadi semakin penting, dalam mendukung operasi bisnis di era digital ini.

Seperti halnya asisten pribadi konvensional, asisten virtual yang memegang peran sebagai asisten pribadi bertanggung jawab untuk mendukung klien atau perusahaan dalam berbagai tugas administratif. Asisten pribadi virtual memberikan berbagai layanan yang memungkinkan perusahaan dan individu untuk fokus pada tugas-tugas inti mereka. Berikut tugas-tugas utama dari seorang asisten pribadi virtual diantaranya: 

Asisten Pribadi

1. Asisten pribadi virtual bertugas untuk memastikan semua janji temu, rapat dan acara penting tercatat dengan rapi. Mereka menggunakan berbagai alat dan perangkat lunak untuk mengatur jadwal dan menghindari bentrokan waktu. Dengan mengelola kalender secara efisien, mereka membantu klien atau perusahaan mengoptimalkan waktu dan meningkatkan produktivitas. Misalnya, mereka dapat menjadwalkan rapat penting, mengingatkan klien tentang tenggat waktu, dan memastikan tidak ada kegiatan yang terlewat.

2. Selain mengatur jadwal, asisten pribadi virtual juga bertanggung jawab untuk menyusun agenda harian, mingguan, atau bulanan. Agenda yang tersusun dengan baik membantu klien atau perusahaan untuk mengikuti rencana yang telah dibuat. Mereka mencatat semua aktivitas yang harus dilakukan, memberikan prioritas pada tugas-tugas penting, dan memastikan semuanya berjalan sesuai rencana. Dengan demikian, klien atau perusahaan dapat tetap fokus dan terorganisir dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.

3. Asisten pribadi virtual sering kali harus menangani panggilan telepon masuk dan keluar untuk tujuan bisnis maupun pribadi. Mereka bertugas menjawab panggilan dengan profesional, menyaring panggilan yang tidak penting, dan menghubungkan klien dengan pihak-pihak yang relevan. Dengan cara ini, mereka memastikan komunikasi yang efektif dan efisien antara berbagai pihak. Selain itu, mereka juga dapat mengatur panggilan konferensi dan mengelola daftar kontak klien.

4. Tugas penting lainnya adalah mengatur dan mengkoordinasikan pertemuan atau rapat. Asisten pribadi virtual bertanggung jawab untuk menjadwalkan rapat, mengirim undangan, mengatur lokasi atau platform virtual, dan memastikan semua pihak yang terlibat mendapatkan informasi yang diperlukan. Mereka juga dapat membantu dalam menyiapkan bahan presentasi dan mendistribusikan agenda rapat sebelum pertemuan berlangsung.

Data Entry

1. Asisten virtual dalam peran data entry, biasanya membantu klien dengan mengumpulkan data dari berbagai sumber yang relevan. Mereka mengumpulkan informasi yang diperlukan, untuk memasukkan data ke dalam sistem atau database perusahaan. Pengumpulan data bisa melibatkan penelitian, survei, atau penelusuran data dari sumber online maupun offline.

2. Setelah data terkumpul, mereka bertanggung jawab untuk memeriksa keakuratan dan kelengkapannya. Pemeriksaan data ini sangat penting untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan adalah data yang valid dan dapat digunakan untuk keperluan analisis atau operasional. Mereka akan menyortir data, mengoreksi kesalahan, dan memastikan data tersebut memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.

3. Asisten virtual juga bertugas menyaring dan menghapus data yang tidak lagi relevan atau diperlukan. Dengan melakukan ini, mereka membantu menjaga kebersihan dan efisiensi database, sehingga memudahkan pencarian dan penggunaan data yang valid.

4. Tugas utama mereka adalah memasukkan data yang telah dikumpulkan dan diverifikasi ke dalam sistem atau database yang ditentukan. Mereka memastikan bahwa data tersebut dimasukkan dengan benar dan sesuai format yang dibutuhkan. Ketelitian dan konsistensi sangat penting dalam tugas ini, untuk menghindari kesalahan yang bisa mempengaruhi operasional perusahaan.

1. Dalam peran ini, asisten virtual bertugas menyusun jadwal posting konten di berbagai platform media sosial. Mereka bekerja sama dengan tim pemasaran atau klien untuk merencanakan konten yang akan dipublikasikan. Dengan jadwal yang terorganisir, mereka membantu memastikan bahwa konten diposting secara konsisten untuk meningkatkan keterlibatan dan interaksi dengan audiens.

2. Asisten virtual juga bertanggung jawab untuk menanggapi komentar yang masuk dari audiens. Dengan membalas komentar, mereka membantu meningkatkan interaksi dan hubungan antara perusahaan atau individu dengan pengikutnya. Respons yang cepat dan tepat dapat meningkatkan citra positif di mata audiens.

3. Selain komentar, mereka juga mengelola dan membalas pesan yang diterima di akun media sosial. Tugas ini melibatkan memberikan informasi, menjawab pertanyaan, dan menangani keluhan dengan profesional. Mereka memastikan bahwa setiap pesan ditanggapi dengan tepat dan cepat, yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

4. Asisten virtual menganalisis data dan insight dari media sosial untuk meningkatkan kinerja dan efektivitas strategi media sosial yang digunakan. Mereka memantau metrik seperti jumlah pengikut, tingkat keterlibatan, dan performa konten untuk memberikan rekomendasi yang dapat meningkatkan strategi media sosial klien. 

Customer Service

1. Asisten virtual yang berperan dalam customer service menyediakan informasi dan dukungan, kepada pelanggan yang tertarik dengan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan. Mereka bertugas menjawab pertanyaan, memberikan informasi yang dibutuhkan, dan membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi pelanggan.

2. Mereka juga menjadi kontak awal bagi pelanggan yang berminat, sebelum mereka berinteraksi lebih jauh dengan tim internal perusahaan. Dalam tahap awal ini, asisten virtual memberikan konsultasi dasar dan mengarahkan pelanggan ke departemen atau individu yang lebih tepat untuk membantu mereka.

Peran ini sangat penting terutama bagi perusahaan rintisan, atau perusahaan kecil yang belum memiliki tim customer service khusus. Asisten virtual membantu memastikan bahwa setiap pelanggan mendapatkan pelayanan yang baik dan merasa dihargai.

Email Manager

1. Asisten virtual dalam peran email manager bertanggung jawab untuk memeriksa, mengorganisir, dan memprioritaskan email yang masuk. Mereka memastikan bahwa inbox tetap teratur dan email yang penting tidak terlewatkan.

2. Jika ada email-email penting, mereka melaporkannya kepada klien atau perusahaan agar dapat segera ditindaklanjuti. Mereka juga menyusun laporan harian atau mingguan tentang status email yang masuk dan tindak lanjut yang telah dilakukan.

3. Mereka memastikan bahwa inbox tetap terorganisir dan semua email ditangani dengan tepat waktu. Walaupun tugas ini terlihat sepele, bagi sebagian orang yang memiliki kesibukan yang padat, mengelola atau mengecek email bisa menjadi tugas yang sangat melelahkan dan memakan waktu.

4. Asisten virtual dalam peran recruiter membantu dalam penulisan, dan pengembangan deskripsi pekerjaan dan persyaratan kerja untuk posisi yang dibutuhkan. Mereka memastikan bahwa deskripsi pekerjaan yang dibuat jelas dan menarik bagi calon pelamar.

5. Mereka juga bertugas memposting lowongan pekerjaan di berbagai platform job posting untuk menjangkau calon pelamar yang lebih luas. Mereka memastikan bahwa informasi lowongan tersebar secara efektif dan tepat sasaran.

6. Selain itu, mereka membantu menilai dan melakukan review awal terhadap lamaran yang masuk untuk menyeleksi kandidat potensial. Mereka menyaring pelamar berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelum menyerahkan daftar kandidat yang memenuhi syarat kepada tim HR.