Kerap Diabaikan, Ini 10 Etika yang Wajib Diperhatikan Saat Melakukan Zoom Meeting

Liputan6.com, Jakarta Sejak pandemi Covid-19 melanda melakukan zoom meeting seolah menjadi rutinitas baru dalam kehidupan kita sehari-hari. Hal ini lantaran sejak pandemi Covid-19 banyak pekerja yang menjalani WFH atau work from home. Hal ini membuat para pekerja harus melakukan meeting secara online yaitu lewat Zoom meeting.

Tentunya melakukan meeting via Zoom bisa jauh berbeda dari pertemuan tatap muka, yang berarti bahwa aturan yang harus kita ikuti selama rapat Zoom seringkali juga berbeda. 

Beberapa memiliki pengalaman bertahun-tahun dengan Zoom dan platform lain seperti Skype atau Microsoft Teams, sementara beberapa lainnya tidak. 

Itu mengapa penting bagi kita untuk mempelajari seperti apa “aturan main” dan juga beberapa tips yang dapat membantu rapat virtual Anda lebih kohesif dan produktif. Dilansir dari laman Entrepreneur.com dan Airgram.io, berikut ini deretan etika saat sedang menjalani Zoom meeting yang penting untuk dicatat dan dipraktekan. 

1. Tepat Waktu

Etika utama yang harus dilakukan saat Anda melakukan Zoom meeting adalah tepat waktu. Kemacetan lalu lintas bukan lagi alasan bagi Anda untuk bisa terlambat menghadiri Zoom meeting. Tulis setiap jadwal Zoom meeting Anda sebelumnya, dan pastikan Anda siap dan berada di depan komputer beberapa menit sebelum rapat dimulai.

2. Perhatikan Fitur Mute

Salah satu kecerobohan saat Zoom meeting yang paling mengganggu dan memalukan adalah ketika Anda lupa menyalakan fitur “mute”. Tak perlu dikatakan, gonggongan anjing, anak-anak yang berisik, dan kebisingan latar belakang lainnya dapat sangat mengganggu peserta lain.

Untungnya, ada perbaikan sederhana untuk ini. Perhatikan pengaturan rapat Anda dan fungsi “mute”. Saat Anda tidak berbicara, pastikan untuk mengaktikan mode “mute”.

Di sisi lain, ketika tiba saatnya bagi Anda untuk berbicara, jangan lupa untuk memeriksa tombol “mute” Anda. Kita semua telah membuat kesalahan dengan berbicara sebelum membunyikan suara diri kita sendiri, tetapi meluangkan waktu untuk membunyikan suara sebelum berbicara akan menyelamatkan Anda dari rasa malu dan kerumitan mengulanginya sendiri.

3. Fokus

Meskipun lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, tahan godaan untuk melakukan hal lain saat sedang Zoom meeting. Orang lain dapat mengetahui saat Anda memeriksa email atau mengerjakan hal lain di luar pekerjaan. Perlakukan rapat Zoom seperti rapat tatap muka, dan berikan perhatian penuh Anda kepada rekan kerja yang berbicara.

Kontak mata adalah kunci dalam menciptakan pertemuan yang lebih dinamis dan menarik, namun mencapai prestasi ini tidak sepenuhnya intuitif. Langkah pertama dalam melakukan kontak mata dengan peserta lain adalah menempatkan kamera Anda sejajar dengan mata. Jika Anda menggunakan laptop, pertimbangkan untuk membeli dudukan laptop untuk mengangkat kamera Anda.

Selanjutnya, coba lihat webcam Anda untuk memberikan ilusi bahwa Anda sedang melihat langsung ke anggota rapat lainnya. Hindari melihat diri sendiri, dan batasi jumlah yang Anda lihat pada peserta lain.

Untuk membuatnya lebih mudah, Anda dapat mengklik elips di sisi video Anda dan memilih "Sembunyikan Self View." Ini akan menyembunyikan video diri Anda di layar Anda tetapi tetap membiarkan peserta rapat lain melihat Anda di video.

5. Nyalakan Video Saat Berbicara

Menyalakan video Anda selama rapat Zoom baik untuk semua orang. Melihat semua peserta dalam panggilan video akan membantu mengarahkan orang ke reaksi orang lain, dan akan membuat rapat lebih menarik bagi semua orang yang terlibat. Mengetahui Anda ada di video juga akan membantu Anda tetap di jalur selama rapat. Paling tidak, menyalakan video Anda membantu Anda tetap duduk dan melihat layar Anda.

Memiliki kamera laptop setinggi mata adalah etiket rapat Zoom yang baik. Jika Anda meremehkannya, Anda bisa terlihat tidak profesional, ditambah Anda berisiko memberi orang lain pandangan yang tidak diinginkan ke lubang hidung Anda.

Jika meja Anda terlalu rendah, solusinya adalah dengan menempatkan laptop Anda lebih tinggi. Di sisi lain, hindari duduk di bawah kamera Anda, yang memiliki efek sebaliknya membuat Anda terlihat kurang kuat dan percaya diri.

7. Memiliki Pencahayaan yang Baik

Selalu aneh menghadiri pertemuan dengan seseorang yang wajahnya tidak terlihat jelas karena ruangannya terlalu gelap. Hindari situasi yang tidak profesional dan canggung ini dengan berada di ruangan yang terang, dan jika perlu, letakkan lampu yang mengarah ke wajah Anda atau sedikit di atas wajah Anda.

Beberapa hal mengganggu rapat Zoom ialah koneksi internet yang buruk. Hal ini menyebabkan penundaan dan gambar yang freeze, dan semua orang dengan canggung memperkirakan apakah mereka seharusnya mengatakan sesuatu atau tidak. Meskipun terkadang rapat Zoom terasa tidak ada tanpa masalah teknologi, Anda dapat meminimalkan risiko mengalami masalah ini dengan tetap dekat dengan router wifi Anda.

9. Jangan Biarkan Mikrofon Anda Aktif Saat Tidak Berbicara

Membiarkan mikrofon Anda menyala saat orang lain sedang berbicara akan mengganggu jalannya rapat. Tiba-tiba, semua orang akan terfokus pada kebisingan latar belakang lalu lintas, anggota keluarga berbicara, rekan kerja yang memencet keyboard mereka. Itu semua mengganggu dan benar-benar tidak sopan. Jadi mulailah memperhatikan hal-hal kecil itu.

Terutama jika Anda menghabiskan seluruh hari kerja Anda di depan kamera, mudah untuk sadar diri dan terus memeriksa penampilan Anda. Cobalah untuk tidak memeriksa diri sendiri, setidaknya saat berbicara. Lihat ke kamera untuk terhubung dengan lawan bicara Anda dan buat kesan yang lebih kuat dan percaya diri. Meminimalkan gambar Anda bisa menjadi tip jika Anda merasa ini sulit. ‍

Jangan Terlalu Sering Menggunakan Filter 

Anda tidak ingin menjadi perbincangan banyak rekan dalam Zoom meeting bukan? Mulai sekarang hentikan menggunakan filter saat menjalani Zoom meeting.