Contoh Surat Resmi, Berikut Panduan Lengkap Membuat Surat Formal

Liputan6.com, Jakarta Surat resmi merupakan sarana komunikasi tertulis yang penting dalam berbagai keperluan formal, baik di lingkungan pemerintahan, pendidikan, maupun bisnis. Artikel ini akan membahas secara komprehensif mengenai surat resmi, mulai dari pengertian, jenis-jenis, struktur, hingga contoh-contoh surat resmi untuk berbagai keperluan.

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi, baik oleh perorangan, organisasi, lembaga, maupun instansi tertentu. Surat ini ditulis dengan mengikuti kaidah dan aturan tertentu, seperti penggunaan bahasa baku, format penulisan standar, serta isi yang jelas dan efektif.

Beberapa ciri utama surat resmi antara lain:

• Menggunakan kop surat resmi
• Terdapat nomor surat, lampiran, dan perihal
• Menggunakan bahasa formal dan baku
• Struktur penulisan yang sistematis
• Ada tanda tangan dan cap/stempel resmi

Surat resmi memiliki peran penting sebagai alat komunikasi formal antara pihak-pihak yang berkepentingan. Fungsinya antara lain sebagai bukti tertulis, dokumentasi, serta sarana penyampaian informasi atau keputusan secara resmi.

Terdapat beberapa jenis surat resmi yang umum digunakan, di antaranya:

1. Surat Dinas

Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh instansi pemerintah atau lembaga untuk keperluan kedinasan. Contohnya surat tugas, surat perintah, atau surat edaran.

2. Surat Undangan Resmi

Surat undangan resmi digunakan untuk mengundang seseorang atau pihak tertentu dalam acara atau kegiatan formal. Misalnya undangan rapat, seminar, atau peresmian.

3. Surat Permohonan

Surat permohonan adalah surat yang berisi permintaan atau permohonan terhadap suatu hal kepada pihak yang berwenang. Contohnya surat permohonan izin, beasiswa, atau bantuan dana.

4. Surat Keputusan

Surat keputusan memuat keputusan resmi dari pimpinan atau pejabat berwenang mengenai suatu hal. Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai atau pemberhentian.

5. Surat Edaran

Surat edaran berisi pemberitahuan resmi yang ditujukan kepada pihak-pihak tertentu. Contohnya surat edaran kebijakan baru atau pengumuman.

Surat resmi memiliki struktur baku yang terdiri dari beberapa bagian penting, yaitu:

1. Kop Surat

Bagian ini memuat identitas instansi atau lembaga pengirim surat, seperti logo, nama instansi, alamat, nomor telepon, dan email.

2. Nomor, Lampiran, dan Perihal

Nomor surat untuk pengarsipan, lampiran jika ada dokumen tambahan, dan perihal yang menjelaskan inti surat secara singkat.

3. Tanggal Surat

Mencantumkan waktu pembuatan surat, biasanya ditulis di bagian kanan atas.

4. Alamat Tujuan

Berisi nama dan alamat penerima surat secara lengkap.

5. Salam Pembuka

Sapaan hormat kepada penerima surat, misalnya "Dengan hormat," atau "Yang terhormat,".

6. Isi Surat

Terdiri dari pembukaan, isi pokok, dan penutup yang menjelaskan maksud dan tujuan surat.

7. Salam Penutup

Ungkapan penutup seperti "Hormat kami," atau "Wassalam,".

8. Tanda Tangan dan Nama Terang

Tanda tangan pengirim surat beserta nama lengkap dan jabatan jika ada.

9. Tembusan (opsional)

Mencantumkan pihak-pihak lain yang perlu mengetahui isi surat.

Berikut beberapa tips untuk menulis surat resmi yang efektif:

• Gunakan bahasa yang formal, sopan, dan mudah dipahami
• Tulis dengan singkat, padat, dan jelas tanpa bertele-tele
• Perhatikan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca yang benar
• Susun kalimat dan paragraf secara logis dan sistematis
• Cantumkan informasi yang lengkap dan akurat
• Gunakan kertas dan amplop yang sesuai standar
• Periksa kembali isi surat sebelum dikirim

Berikut ini adalah beberapa contoh surat resmi yang dapat dijadikan referensi:

1. Contoh Surat Undangan Rapat

[Kop Surat]

Nomor : 001/UND/IV/2023

Lampiran : -

Perihal : Undangan Rapat

Yth. Bapak/Ibu Kepala Bagian

di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kinerja triwulan I tahun 2023, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Senin, 10 April 2023

Waktu : Pukul 09.00 - selesai

Tempat : Ruang Rapat Utama Lantai 3

Agenda : Evaluasi Kinerja Triwulan I 2023

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran dan partisipasi Bapak/Ibu tepat waktu.

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda tangan]

Nama Lengkap

Jabatan

2. Contoh Surat Permohonan Izin

[Kop Surat/Alamat Pengirim]

Nomor : 002/PI/IV/2023

Lampiran : 1 berkas

Perihal : Permohonan Izin Penelitian

Yth. Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik

Kota Surabaya

di Tempat

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : [Nama Lengkap]

NIM : [Nomor Induk Mahasiswa]

Program Studi : [Nama Program Studi]

Universitas : [Nama Universitas]

Dengan ini mengajukan permohonan izin untuk melakukan penelitian dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul "Analisis Kebijakan Publik tentang Pengelolaan Sampah di Kota Surabaya". Penelitian tersebut akan dilaksanakan pada:

Waktu : 1 Mei - 30 Juni 2023

Lokasi : Wilayah Kota Surabaya

Sehubungan dengan hal tersebut, saya mohon kiranya Bapak/Ibu berkenan memberikan izin dan rekomendasi untuk melakukan penelitian di wilayah Kota Surabaya.

Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan:

1. Proposal penelitian

2. Surat pengantar dari universitas

3. Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa

Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda tangan]

[Nama Lengkap]

3. Contoh Surat Edaran

[Kop Surat]

SURAT EDARAN

Nomor: 003/SE/IV/2023

Tentang

PENERAPAN PROTOKOL KESEHATAN DI LINGKUNGAN KERJA

Yth.

1. Seluruh Kepala Divisi

2. Seluruh Karyawan

PT Maju Bersama

Dengan hormat,

Memperhatikan perkembangan situasi pandemi COVID-19 yang masih berlangsung, maka dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:

1. Seluruh karyawan diwajibkan untuk tetap mematuhi protokol kesehatan 3M (Memakai masker, Mencuci tangan, dan Menjaga jarak) selama berada di lingkungan kerja.

2. Pembatasan jumlah karyawan yang bekerja di kantor maksimal 50% dari total karyawan, dengan sistem kerja bergilir yang akan diatur oleh masing-masing kepala divisi.

3. Karyawan yang memiliki gejala flu atau demam diharuskan bekerja dari rumah dan melakukan pemeriksaan kesehatan.

4. Rapat dan pertemuan diutamakan dilakukan secara daring. Jika terpaksa diadakan secara tatap muka, wajib mematuhi protokol kesehatan dan pembatasan jumlah peserta.

5. Fasilitas hand sanitizer akan disediakan di setiap sudut kantor dan wajib digunakan secara rutin.

Demikian surat edaran ini disampaikan untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Atas perhatian dan kerja sama seluruh karyawan, kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, 5 April 2023

Direktur Utama,

[Tanda tangan]

Nama Lengkap

4. Contoh Surat Keputusan

[Kop Surat]

SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR PT MAJU BERSAMA

Nomor: 004/SK/IV/2023

Tentang

PENGANGKATAN KARYAWAN TETAP

Menimbang:

a. Bahwa untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja di lingkungan PT Maju Bersama, perlu dilakukan pengangkatan karyawan tetap;

b. Bahwa Saudara [Nama Karyawan] telah memenuhi syarat untuk diangkat sebagai karyawan tetap.

Mengingat:

1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan;

2. Anggaran Dasar PT Maju Bersama;

3. Peraturan Perusahaan PT Maju Bersama.

MEMUTUSKAN:

Menetapkan:

KEPUTUSAN DIREKTUR PT MAJU BERSAMA TENTANG PENGANGKATAN KARYAWAN TETAP

KESATU : Mengangkat Saudara [Nama Karyawan] sebagai Karyawan Tetap PT Maju Bersama terhitung mulai tanggal 1 Mei 2023.

KEDUA : Memberikan gaji dan tunjangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di PT Maju Bersama.

KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan diperbaiki sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Jakarta

Pada tanggal : 10 April 2023

Direktur PT Maju Bersama,

[Tanda tangan dan cap perusahaan]

Nama Lengkap

5. Contoh Surat Pengunduran Diri

[Alamat Pengirim]

10 April 2023

Yth. Kepala Bagian SDM

PT Maju Bersama

Jl. Raya Utama No. 123

Jakarta

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap] dengan nomor karyawan [Nomor Karyawan] yang saat ini menjabat sebagai [Jabatan] di [Nama Divisi], dengan ini menyatakan pengunduran diri saya dari PT Maju Bersama terhitung mulai tanggal 10 Mei 2023.

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman berharga yang telah diberikan selama saya bekerja di PT Maju Bersama. Saya berharap dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawab saya dengan baik selama masa transisi ini.

Besar harapan saya agar proses serah terima pekerjaan dapat berjalan dengan lancar. Saya siap membantu proses transisi tersebut agar tidak mengganggu operasional perusahaan.

Sekali lagi saya mengucapkan terima kasih atas dukungan dan kerja sama yang telah terjalin selama ini. Semoga PT Maju Bersama dapat terus berkembang dan mencapai kesuksesan di masa depan.

Hormat saya,

[Tanda tangan]

[Nama Lengkap]

Beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam penulisan surat resmi antara lain:

• Penggunaan bahasa yang tidak formal atau terlalu santai
• Kesalahan ejaan dan tata bahasa
• Format penulisan yang tidak sesuai standar
• Informasi yang tidak lengkap atau tidak jelas
• Penggunaan kalimat yang bertele-tele
• Salah dalam penulisan nama atau gelar penerima surat
• Tidak mencantumkan nomor surat atau tanggal
• Tanda tangan yang tidak jelas atau tidak ada cap/stempel

Untuk lebih memahami karakteristik surat resmi, berikut perbandingannya dengan surat tidak resmi:

Kemampuan menulis surat resmi yang baik memberikan beberapa manfaat, antara lain:

• Meningkatkan profesionalisme dan citra diri/instansi
• Memperjelas komunikasi dan menghindari kesalahpahaman
• Efisiensi waktu dan tenaga dalam penyampaian informasi
• Dokumentasi yang baik untuk keperluan administrasi
• Membangun hubungan baik antar pihak yang berkomunikasi

1. Apakah surat resmi harus ditulis tangan atau diketik?

Surat resmi sebaiknya diketik menggunakan komputer untuk menjaga kerapian dan keterbacaan. Namun dalam kondisi tertentu, surat resmi yang ditulis tangan dengan rapi juga dapat diterima.

2. Bagaimana cara menulis tanggal surat yang benar?

Format penulisan tanggal yang benar adalah: [Nama Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]. Contoh: Jakarta, 15 April 2023.

3. Apakah boleh menggunakan singkatan dalam surat resmi?

Sebaiknya hindari penggunaan singkatan dalam surat resmi, kecuali untuk singkatan yang sudah umum dikenal seperti PT, CV, atau gelar akademik.

4. Bagaimana jika tidak mengetahui nama penerima surat?

Jika tidak mengetahui nama penerima, Anda dapat menggunakan sapaan umum seperti "Yth. Pimpinan [Nama Instansi]" atau "Kepada yang berkepentingan".

5. Apakah surat resmi harus menggunakan kertas khusus?

Surat resmi sebaiknya menggunakan kertas HVS ukuran A4 (210 x 297 mm) dengan berat minimal 70 gram. Untuk surat yang sangat formal, dapat menggunakan kertas dengan kualitas yang lebih baik.

Surat resmi merupakan sarana komunikasi formal yang masih relevan dan penting dalam berbagai bidang kehidupan. Kemampuan menulis surat resmi yang baik dan benar dapat menunjang profesionalisme serta memperlancar komunikasi antar pihak. Dengan memahami struktur, kaidah penulisan, serta contoh-contoh surat resmi yang telah dibahas, diharapkan pembaca dapat meningkatkan keterampilan dalam membuat surat resmi untuk berbagai keperluan.

Penting untuk selalu memperhatikan tata bahasa, format penulisan, serta etika dalam menyusun surat resmi. Latihan dan pembiasaan diri dalam menulis surat resmi akan membantu meningkatkan kemampuan komunikasi tertulis yang sangat berguna dalam dunia kerja maupun kehidupan bermasyarakat.