Admin Adalah Pekerjaan yang Bertugas Melayani, Kenali Tugas dan Fungsinya

Liputan6.com, Jakarta Admin adalah kependekan dari kata administrasi yang merupakan kerjasama. Administrasi berkaitan dengan bidang atau hal lainnya, seperti organisasi, manajemen, kebijakan, hubungan antar manusia, dan masih banyak lagi.

Secara etimologis, kata admin berasal dari bahasa Yunani, yakni administrare yang berarti melayani atau membantu. Admin adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan segala halnya, yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Admin tidak bisa dilakukan oleh satu orang saja, karena membutuhkan kerja sama antar dua orang atau lebih.

Pekerjaan admin sedang banyak dibicarakan orang, pekerjaan admin adalah pekerjaan dalam sebuah instansi atau perusahaan yang bersifat administratif. Maksudnya adalah memiliki tugas mencakup data entry, filing, membuat pengaturan perjalanan, mengambil pemesanan, dsb.

Berikut ini ulasan mengenai pengertian admin menurut para ahli beserta tugas, fungsi dan jenis-jenisnya yang telah dirangkum oleh Liputan6.com dari berbagai sumber, Kamis (3/2/2022).

Berikut ini terdapat beberapa sejumlah pendapat mengenai pengertian admin menurut para ahli, yaitu:

Sondang. P. Siagian

Admin adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Parajudi Atmosudirjo

Admin adalah pengendalian dan penggerak dari suatu organisasi sedemikian rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju tercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator, yakni kepala organisasi.

George Terry

Admin adalah pengendalian, pengorganisasian kerja, serta mobilisasi mereka yang menerapkannya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Berikut ini beberapa tugas admin perkantoran, antara lain:

1. Membuat Agenda Kantor

Staff admin perkantoran memiliki tugas untuk membuat agenda kantor, hal ini merupakan salah satu tugas admin yang paling penting. Bagian admin perkantoran wajib menyiapkan agenda untuk kegiatan-kegiatan kantor. Contohnya menjadwal meeting dengan pihak luar, menyiapkan pertemuan dengan klien, dan lain sebagainya.

2. Pembuatan Surat

Tugas seorang staf admin yang selanjutnya adalah membuatan surat untuk keperluan kantor. Surat yang dibuat bagian admin pada umumnya bersifat resmi. Contohnya surat domisili, surat perintah kerja, surat perpanjangan kontrak, surat pembelian, surat penjualan dan beberapa surat lainya.

3. Mengelola Dokumen Perusahaan

Berikutnya, tugas admin adalah mengelola dokumen. Dokumen yang dimaksud adalah dokumen-dokumen penting perusahaan, baik laporan keuangan, catatan harian, notulensi rapat, dll. Dalam menjalankan tugas ini, seorang staf admin harus memiliki skill perkantoran secara umum. Pekerjaan ini membutuhkan fokus dan kesabaran yang besar.

4. Melakukan Entri Data

Berikutnya, tugas admin adalah melakukan entri data perusahaan. Menginput dan mengolah data merupakan tugas admin perkantoran yang paling utama. Data yang diinput adalah data-data penting perusahaan. Mulai dari data transaksi dari klien, data-data konsumen, dan sebagainya.

5. Melakukan Pengarsipan Data

Pengarsipan data merupakan tugas lain dari bagian admin. Hal ini bertujuan agar data atau file tersimpan secara rapi dan terstruktur. Arsip data bisa dibedakan menjadi dua yaitu, arsip data fisik atau elektronik. Arsip data fisik meliputi laporan, bukti transaksi, surat jalan, dan sebagainya. Sedangkan, arsip digital atau elektronik disimpan dalam bentuk file di komputer.

6. Melakukan Perekapan Data

Selain penginputan data dan pengarsipan data, admin juga bertugas melakukan perekapan data. Tugas yang satu ini adalah salah satu tugas umum yang dilakukan staf admin dalam sebuah perusahaan. Data-data yang sudah ada direkap kembali menjadi lebih ringkas dan tersimpan secara sistematis, sehingga menjadi lebih mudah untuk dicek ulang di kemudian hari. pekerjaan ini juga membutuhkan fokus dan kesabaran yang besar.

7. Memesan Persediaan Kantor

Selanjutnya, tugas admin adalah memesan persediaan kantor. Staf admin harus melakukan pengadaan alat-alat tulis kantor sehingga selalu tercukupi kebutuhan karyawan lainnya tiap saat.

8. Menyiapkan Akomodasi Kunjungan Kerja

Selanjutnya, tugas admin adalah menyiapkan tiket dan akomodasi jika perusahaan akan melakukan kunjungan kerja ke luar kantor. Bagian admin ini yang nantinya mempersiapkan kebutuhan perjalanan serta penginapan dan akomodasi lainnya.

Berbeda halnya dengan admin online. Secara garis besar, seorang admin toko online atau admin online merupakan seseorang yang dipercaya untuk mengelola serta mengoperasikan segala hal yang berhubungan dengan platform media online untuk kepentingan promosi, penerimaan pesanan, penyampaian informasi seputar produk dan pesanan, dan lainnya.

Terdapat beberapa fungsi admin yang perlu anda ketahui, yaitu:

1. Fungsi perencanaan

Artinya administrasi digunakan untuk mengumpulkan dan mengolah data yang nantinya dimanfaatkan untuk penyusunan atau perencanaan sebuah kegiatan atau hal tertentu lainnya.

2. Fungsi penyusunan

Artinya administrasi digunakan untuk menyusun serta menjalin komunikasi antar anggota dalam sebuah organisasi. Ketika komunikasi terjalin baik, organisasi akan semakin mudah meraih tujuan bersama yang diinginkan.

3. Fungsi koordinasi

Artinya administrasi digunakan untuk mengoordinasi rencana serta tujuan organisasi, supaya berjalan sesuai yang diharapkan.

4. Fungsi pelaporan

Artinya administrasi digunakan untuk memberi informasi tentang kegiatan atau rencana apa saja yang telah dijalankan organisasi.

5. Fungsi anggaran

Artinya administrasi digunakan untuk mengelola serta menganggarkan biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan rencana atau kegiatan.

Ada banyak jenis admin yang bisa ditemukan di lingkungan sekitar kita. Berikut rinciannya:

1. Admin perkantoran

Adalah jenis adminitrasi yang aktivitasnya meliputi perencanaan keuangan, pencatatan, distribusi barang, dan personalia.

2. Admin negara

Adalah jenis administrasi yang aktivitasnya berkaitan erat dengan kepentingan publik atau masyarakat umum, seperti kebijakan publik, etika, dan sejenisnya.

3. Admin keuangan

Adalah jenis administrasi yang aktivitasnya berhubungan dengan keuangan. Salah satu tugas utamanya ialah membuat laporan keuangan.

4. Admin pendidikan

Adalah jenis administrasi yang kegiatannya berkaitan erat dengan dunia pendidikan. Contoh kegiatannya ialah perencanaan, pengarahan, serta pengawasan pendidikan.

5. Admin niaga

Adalah jenis administrasi yang kegiatannya meliputi perencanaan dan pengawasan segala hal yang bersifat keniagaan. Biasanya dilakukan manager dalam perusahaan atau bisnis. Salah satu tujuan administrasi ini ialah meraih keuntungan atau profit ekonomi.