Cara Membuat Lamaran Kerja Via Email Beserta Tips dan Contohnya

Liputan6.com, Jakarta Semakin berkembangnya dunia digital, melamar pekerjaan saat ini juga tidak terpaku pada pengiriman dokumen melalui kantor pos. Hampir setiap perusahaan saat ini menggunakan email sebagai salah satu media untuk merekrut pegawai baru atau menerima lamaran pekerjaan. Oleh karena itu, cara membuat lamaran kerja via email menjadi hal umum yang perlu diketahui oleh setiap pelamar.

Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengirimkan dan membuat lamaran kerja via email. Hal ini karena lamaran pekerjaan yang Anda kirim melalui email akan menjadi hal pertama yang akan dilihat oleh perekrut. Dengan demikian akan lebih baik jika Anda dapat memberikan kesan pertama yang baik dan bahkan menarik bagi perekrut.

Dari mulai penulisan subyek email, penulisan salam penutup pada cover letter hingga lampiran dokumen yang dibutuhkan, Anda harus benar-benar menempatkannya dengan tepat. Cara membuat lamaran kerja via email sebenarnya tidak begitu sulit. Berikut liputan6 rangkum dari indeed.com dan berbagai sumber tentang cara membuat lamaran kerja via email beserta tips dan contoh templatenya, pada Rabu (12/20/2022).

Sebelum mengetahui cara membuat lamaran kerja via email, terdapat beberapa tips yang bisa Anda coba untuk menulis email yang dapat membuat kesan positif pada perekrut atau pemberi kerja, seperti :

1. Melakukan Mini Riset Tentang Perekrut yang Bersangkutan

Akan lebih baik sebelum Anda mengirimkan email lamaran pekerjaan, Anda terlebih dahulu mengetahui seseorang yang dituju dengan pasti. Mulai dari nama perekrut yang berkaitan dengan kerja yang Anda inginkan, posisi dan bahkan jenis kelaminnya agar tidak salah dalam menempatkan kata sapaan atau gelar. Setidaknya dengan menuliskan nama seseorang yang dituju dengan pasti, ini sudah menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset tentang perusahaan yang berarti juga menunjukkan antusiasme Anda.

2. Menggunakan Alamat Email yang Profesional

Anda mungkin langsung didiskualifikasi jika mengirimkan lamaran kerja menggunakan email dengan alamat, seperti pecintadrakor123@email.com karena dianggap tidak profesional. Anda dapat menggunakan alamat email yang lebih terlihat profesional, misalnya dengan menggunakan alamat yang mengandung unsur nama Anda, seperti nanasantika@email.com.

3. Masukkan Alat Penerima di Akhir

Jika Anda sudah mengecek kembali lampiran dan isi email Anda, barulah tambahkan alamat email yang dituju. Hal ini untuk mencegah hal yang tidak diinginkan, seperti tidak sengaja mengklik “kirim” sebelum selesai menulis atau melampirkan dokumen yang diperlukan.

4. Tuliskan Pesan Secara Singkat

Perekrut mungkin memiliki banyak pekerjaan dan hal yang perlu dilihat selain lamaran pekerjaan Anda. Oleh karena itu, buatlah pesan Anda sesingkat mungkin, tetapi informasi yang ditulisan tetap sesuai dan relevan sebagai bahan pertimbangan perekrut.

5. Mengecek Nama pada Lampiran Dokumen Anda

Anda perlu memastikan telah memberikan label pada dokumen Anda dengan benar. Anda dapat menuliskan nama Anda sebagai label dokumene, seperti Nana_Resume atau Nana_CV. Ini akan terlihat lebih profesional dan akan mempermudah perekrut jika dokumen perlu diunduh.

 6. Konversi Dokumen dalam Bentuk PDF

Untuk memungkinkan dokumen Anda dapat dengan jelas dan mudah dibaca oleh perekrut, maka Anda dapat mengonversi dokumen word menjadi PDF. Hal ini karena, mungkin perangkat milik penerima mungkin berbeda yang dapat mengubah tampilan dokumen Anda.

7. Sertakan detail bagaimana Anda dapat menemukan daftar lowongan, jika memungkinkan termasuk website tempat Anda menemukannya.

8. Jangan mengulangi frasa yang digunakan persis sama pada resume pada body email Anda atau cover letter.

Hal-hal yang Perlu Disertakan ketika Membuat Lamaran Kerja Via Email

Yang tidak kalah penting untuk disiapkan sebelum mengetahui cara membuat lamaran kerja via email adalah mempersiapkan apa yang akan anda sertakan dalam email Anda. Anda dapat mempertimbangkan beberapa hal berikut untuk menentukan apa saja yang perlu disertakan:

- Alasan Anda menulis surat

- Pekerjaan dan posisi yang Anda lamar

- Sumber informasi tentang perekrutan posisi pekerjaan tersebut

- Kualifikasi atau kemampuan yang Anda miliki untuk pekerjaan tersebut

- Sesuatu yang dapat Anda tawarkan secara unik kepada perusahaan

- Hal yang membuat Anda tertarik kepada perusahaan dan posisi yang dituju

- Pernyataan penutup

- Kontak yang memudahkan perekrut menghubungi Anda

- Dokumen-dokumen yang diperlukan dan mungkin mendukung lamaran kerja Anda (Resume dan/ atau CV, cover letter, dokumen tambahan yang diminta secara khusus)

Berikut cara membuat lamaran kerja via email :

1. Mempersiapkan Dokumen Anda

Sebelum melampirkan dokumen dan menuliskan email lamaran kerja Anda, pastikan bahwa semua dokumen telah siap. Periksa kembali apa saja dokumen yang menjadi syarat dalam perekrutan. Beberapa di antaranya mungkin, seperti resume, cover letter, sertifikat kualifikasi, SKCK dsb. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, yaitu lebih baik membuat dokumen Anda dalam bentuk pdf serta tuliskan nama dokumen dengan baik.

2. Tulis Subyek dengan Jelas dan Singkat

Mungkin bukan hanya Anda yang melamar pekerjaan atau bahkan mengirim email pada perekrut. Dengan demikian, penting bagi Anda untuk menuliskan subyek yang jelas dan singkat dan profesional untuk memastikan pesan Anda dibaca oleh perekrut. Anda dapat menuliskan “Nama - Jabatan yang dituju” atau informasi sejenis yang dapat dengan jelas menunjukkan tujuan Anda. Salah satu langkah dari cara membuat lamaran kerja via email ini sering diabaikan atau bahkan terlewat tidak diperhatikan oleh pelamar karena terlihat sepele. Akan tetapi, pada kenyataannya subyek email juga dapat menentukan nasib lamaran kerja Anda.

3. Menulis identitas Perekrut Secara Langsung dan Jelas

Setelah tips untuk Anda melakukan mini riset terkait dengan perekrut atau calon atasan Anda, maka cara membuat lamaran kerja via email selanjutnya adalah dengan menuliskan informasi tentang perekrut pada body email Anda. Identifikasi nama penerima email dan alamat mereka secara langsung pada bagian pembukaan. Anda dapat menggunakan kata sapaan di depannya seperti “Yth. Bapak atau Ibu Nama Perekrut”. Jika tidak menemukan nama perekrut, Anda dapat melampirkan posisi penerima, seperi “Yth. HRD Kapanlagi Youniverse” .

4. Memperkenalkan Diri Anda

Paragraf pertama dalam surat lamaran kerja Anda via email adalah memperkenalkan diri Anda dan alasan menulis surat, yang dapat berupa minat terhadap posisi pekerjaan tertentu. Tujuan bagian perkenalan diri ini adalah untuk mengamankan perhatian penerima. Anda cukup menuliskan secara singkat dan benar posisi yang Anda lamar, misalnya satu hingga dua kalimat saja dan menuliskan lebih banyak pada poin-poin yang lebih penting.

5. Menuliskan Sumber Informasi Lowongan Kerja

Setelah Anda memperkenalkan diri dan menyebutkan posisi yang dituju, maka langkah selanjutnya adalah Anda dapat membahas secara singkat darimana Anda mendapatkan informasi terkait lowongan pekerjaan tersebut. Anda dapat menuliskan alamat website atau atas rekomendasi dari karyawan di perusahaan terkait.

6. Menuliskan Hal yang Ingin Diketahui Perekrut

Cara membuat lamaran kerja via email selanjutnya yang tidak boleh dilewatkan adalah bagian utama email. Bagian utama email ini meliputi jawaban dua pertanyaan kunci yang ingin diketahui penerima atau calon atasan, seperti apa yang membuat Anda sesuai dengan posisi dan peran pekerjaan tersebut dan mengapa Anda ingin bekerja untuk perusahaan penerima.

Untuk menjawab dua pertanyaan tersebut, Anda perlu memasukkan informasi tentang keterampilan dan pengalaman yang Anda miliki sehingga Anda dapat memenuhi syarat posisi yang dituju. Selain itu, untuk dapat menerima perhatian penerima, Anda dapat memberikan contoh kemampuan Anda dan atau melalui cerita singkat tentang hal yang Anda dapatkan. Kemudian untuk alasan mengapa Anda memilih perusahaan tersebut, diperlukan riset jika perlu riset mendalam tentang perusahaan agar mendapatkan informasi menarik. Informasi menarik yang mungkin bisa Anda dapatkan, seperti, merger, prestasi atau pencapaian terbaru dsb. Manfaatkan informasi tersebut untuk menunjukkan bahwa Anda akan berguna dan ideal bagi mereka.

7. Menutup Email dengan Sopan

Ketika Anda sudah menuliskan dan menyampaikan semua yang diperlukan, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada penerima karena telah meluangkan waktunya membaca dan mungkin mempertimbangkan lamaran Anda. Kemudian, tuliskan final statement, seperti antusiasme dan harapan Anda untuk dapat berdiskusi lebih lanjut tentang posisi kerja yang Anda lamar dan jangan lupa tuliskan salam penutup. Selain itu, Anda juga perlu menuliskan alamat email, nomor telepon, alamat tempat tinggal dan bahkan media sosial yang memungkinkan penerima menghubungi Anda dengan mudah.

8. Menyertakan Lampiran

Tentu saja langkah yang tidak boleh dilewatkan dalam rangkaian cara membuat lamaran kerja via email adalah menyematkan dokumen yang telah disiapkan sebelumnya pada email. Pastikan Anda tidak melupakan langkah ini.

9. Meninjau Kembali

Sebelum Anda mengirimkan email, pastikan semuanya telah benar, sesuai dan tidak ada kekurangan apapun. Anda juga perlu memeriksa ejaan atau tata bahasa Anda kembali. Anda dapat meminta pendapat orang lain jika Anda mengalami kesulitan dalam peninjauan ulang. Setelah semuanya siap, kirimkan segera email lamaran kerja Anda dan lebih baik ketika jam kerja kantor serta bukan hari libur.

Setelah ulasan tentang cara membuat lamaran kerja via email, berikut contoh template email yang dapat Anda gunakan :

Subyek : Nana Santika - Content Writer Merdeka Technology and Innovation

Yth. Ibu Luna Ratnasari

HRD Merdeka Technology and Innovation

Nama saya Nana Santika dan saya menemukan informasi bahwa Merdeka Technology and Innovation sedang membutuhkan pekerja untuk posisi content writer. Saya menemukan informasi tersebut di Goodkarir.com dan setelah membaca ketentuannya saya merasa cocok untuk posisi tersebut.

 Saya baru saja lulus dari Universitas Gunaair dengan gelar sarjana di bidang komunikasi. Saya sangat ingin menempatkan pengetahuan dan pengalaman saya untuk bekerja di perusahaan terkenal milik Anda. Selama saya di Universitas Gunaair, saya telah mendapatkan pengalaman magang sebagai content writer di beberapa media berita online lokal dan telah memperoleh keterampilan yang diperlukan untuk menjadi sukses dalam peran content writer pertama saya.

Saya telah melampirkan resume dan sertifikat keahlian saya sebagai bahan pertimbangan Anda. Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda untuk posisi ini. Saya berharap dapat berdiskusi lebih lanjut terkait posisi content writer di Merdeka Technology and Innovation.

Hormat Saya,

Nana Santika

+628166688881111

nanasantika@email.com

Reporter magang : Friska Nur Cahyani