Memo Adalah Pesan Singkat Berisi Pemberitahuan, Ini Cara Membuat dan Contohnya

Liputan6.com, Jakarta - Memo adalah singkatan dari "memorandum," yang merupakan bentuk komunikasi tertulis yang ringkas. Memo digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat antara individu atau unit dalam suatu organisasi. Biasanya, memo berisi pemberitahuan, permintaan, atau arahan yang harus diikuti oleh penerima.

Format memo, ada bagian kepala atau kop, batang tubuh, dan bagian kaki, yang masing-masing berisi informasi penting seperti penerima, pengirim, isi, tanggal, dan tanda tangan.

Tujuan utama dari pembuatan memo adalah untuk mempermudah pertukaran informasi di dalam organisasi dengan cara yang efisien dan efektif. Pembuatan memo memerlukan kemampuan untuk merangkai kalimat dengan singkat, padat, dan jelas agar pesan dapat disampaikan dengan tepat.

Penggunaan bahasa yang sopan dan profesional juga menjadi hal yang penting dalam menyusun memo. Selain itu, memo harus sesuai dengan aturan dan etika berkomunikasi yang berlaku dalam organisasi. Di instansi pemerintahan atau perusahaan, memorandum juga harus mematuhi format dan prosedur yang telah ditentukan.

Berikut Liputan6.com ulas lebih mendalam tentang memo, cara membuat, dan contohnya, Senin (31/7/2023).

Memo, singkatan dari memorandum. Memo adalah bentuk komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat yang bersifat resmi dan tidak resmi dalam suatu organisasi. Memo umumnya berisi pemberitahuan, permintaan, atau penjelasan tentang suatu hal dan ditujukan kepada seseorang yang hendak dituju. Hal ini menjadikan memo sebagai salah satu alat komunikasi yang efektif dalam dunia bisnis dan administrasi.

Tujuan utama penulisan sebuah memo adalah untuk memfasilitasi pertukaran informasi antar individu atau unit dalam organisasi. Memo mengandung saran, arahan, atau penerangan mengenai suatu masalah yang perlu diatasi atau diinformasikan kepada penerima. Meskipun sifatnya informal, memo tetap ditulis dengan singkat, jelas, dan mudah dipahami agar pesan yang disampaikan dapat sampai dengan tepat dan tepat sasaran.

Universitas STEKOM Semarang menguraikan bahwa memo adalah dapat digunakan oleh pimpinan dalam organisasi untuk menyampaikan pesan-pesan singkat mengenai pemberitahuan, permintaan, atau hal-hal lain yang relevan. Memo juga bisa digunakan sebagai alat komunikasi dalam hubungan diplomasi, yang mana memorandum tersebut berfungsi sebagai sarana berkomunikasi antar lembaga atau pihak dalam hal-hal yang bersifat lebih resmi dan penting.

Komponen penting dalam sebuah memo adalah mencakup beberapa informasi dasar yang harus disertakan dalam setiap memo. Informasi ini meliputi:

1. kepada siapa memo tersebut ditujukan,
2. dari siapa memo berasal,
3. tentang hal apa isi memo tersebut,
4. tanggal pembuatan atau penulisan memo,
5. informasi mengenai pembuat, dan
6. penandatangan memo.

Adanya informasi tersebut, maka memo menjadi lebih lengkap dan jelas, sehingga memudahkan penerima untuk mengenali asal dan tujuan pesan.

Dalam keperluan pemerintahan, memorandum atau memo adalah dibuat oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya dalam satu lingkungan instansi atau satuan organisasi. Proses pembuatan dan penandatanganan memo mengikuti aturan yang diatur oleh Permenpan Nomor 80 tahun 2012 yang menyebutkan jabatan-jabatan yang berwenang membuat dan menandatangani memorandum.

Menurut buku "Komunikasi Bisnis (2006)" oleh Djoko Purwanto, memo adalah bentuk naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan. Memo memiliki sifat informal yang digunakan untuk mengingatkan, mengungkapkan, atau menginformasikan masalah dalam hubungan yang kurang resmi atau bersifat pribadi.

Pada memo yang bersifat tidak resmi, pembuatannya harus tetap diperhatikan. Sebuah memorandum yang bersifat informal harus tetap mematuhi aturan dan etika komunikasi yang berlaku dalam organisasi.

Membuat memo memerlukan perhatian pada susunan dan format yang tepat. Berikut adalah cara membuat memo mengutip dari buku "Menyusun Dan Menandatangani Naskah Dinas" karya Khalid Efendi:

1. Bagian Kepala

Menyusun memo, langkah pertama yang harus diperhatikan adalah menyusun bagian kepala atau kop memo dengan teliti. Pada bagian kepala, letakkan kop naskah dinas yang mencantumkan nama instansi atau organisasi secara simetris di tengah atau di sebelah kiri atas halaman memo. Di bawahnya, tulis kata "MEMO" dengan huruf kapital untuk menandakan jenis dokumen yang ditulis.

2. Kata MEMO

Kemudian, jika diperlukan, tambahkan nomor memo dengan huruf kapital di bawah kata "MEMO." Selanjutnya, tuliskan kata "Yth." diikuti dengan nama penerima dengan huruf awal yang kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik. Setelah itu, tuliskan kata "Dari" dengan huruf awal kapital untuk menunjukkan pengirim memo, serta kata "Hal" dan "Tanggal" dengan huruf awal kapital untuk menyatakan subjek dan tanggal penulisan memo.

3. Bagian Tubuh

Bagian berikutnya adalah batang tubuh memo. Batang tubuh memo terdiri dari paragraf pembuka, isi, dan penutup. Paragraf pembuka dimulai dengan menyebutkan salam pembuka yang sopan, misalnya "Dengan hormat," atau "Salam sejahtera," kemudian lanjutkan dengan menyampaikan tujuan atau maksud dari memo. Paragraf isi berisi informasi atau pesan yang hendak disampaikan secara singkat, padat, dan jelas. Pastikan untuk merangkai kalimat dengan tepat agar pesan tersampaikan dengan baik.

4. Bagian Penutup

Selanjutnya, masukkan paragraf penutup pada batang tubuh memo. Paragraf penutup biasanya berisi ungkapan terima kasih, permintaan tindakan, atau pesan penutup lainnya. Pastikan penutup mempertegas maksud memo dan memberikan arahan yang diperlukan.

5. Bagian Kaki

Terakhir, susun bagian kaki memo. Bagian ini berisi tanda tangan pengirim memo, nama pejabat yang bersangkutan, dan jika diperlukan, daftar tembusan yang ditujukan kepada pihak lain. Pastikan semua informasi tersebut tertulis dengan jelas dan akurat.

Dalam proses membuat memo, pastikan mematuhi tata bahasa dan etika berkomunikasi yang berlaku. Gunakan kalimat yang sopan, jelas, dan mudah dipahami agar pesan memo tersampaikan dengan efektif. Selain itu, periksa kembali memo sebelum mengirimkannya untuk memastikan tidak ada kesalahan atau ketidaksesuaian dengan format yang telah ditentukan.

Dinas Kesehatan Surabaya

Rumah Sakit Umum Surabaya

MEMO

3 Agustus

Dari : Direktur Rumah Sakit

Kepada : Seluruh Karyawan dan Tenaga Medis

Dengan ini, diharapkan seluruh karyawan dan tenaga medis untuk meningkatkan kesadaran tentang protokol kebersihan dan kesehatan di lingkungan rumah sakit. Harap semua pihak selalu mencuci tangan dengan benar sebelum dan sesudah menangani pasien. Serta, memastikan penggunaan alat pelindung diri (APD) yang sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Terima kasih atas kerjasama dan dedikasi Anda dalam memberikan layanan kesehatan yang berkualitas.

Direktur Rumah Sakit

Dr. Siti Mariani

Contoh 2:

Kantor Pemerintah Kota Bandung

Badan Perencanaan dan Pembangunan Kota Bandung

MEMO

17 Juli

Dari : Kepala Badan Perencanaan dan Pembangunan

Kepada : Seluruh Pegawai

Mohon perhatian seluruh pegawai untuk berpartisipasi aktif dalam program penghematan energi dan pengelolaan limbah di lingkungan kantor. Harap matikan peralatan listrik yang tidak digunakan dengan baik pada saat istirahat atau meninggalkan ruangan. Selain itu, harap pisahkan dan daur ulang sampah sesuai dengan kategorinya. Dengan kolaborasi kita, kita dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih ramah lingkungan.

Kepala Badan Perencanaan dan Pembangunan

Ir. Budi Santoso

Contoh 3:

Perusahaan Teknologi Jakarta

PT TeknoMaju Sejahtera

MEMO

9 Mei

Dari : Direktur Utama

Kepada : Seluruh Karyawan

Dalam rangka mendukung program keberlanjutan perusahaan, kami mengimbau seluruh karyawan untuk mengurangi penggunaan kertas dan mengadopsi digitalisasi dalam proses kerja. Mohon menggunakan email atau aplikasi komunikasi internal untuk berkomunikasi dan berbagi informasi. Serta, harap matikan peralatan elektronik dan lampu saat tidak digunakan atau meninggalkan ruangan. Dengan langkah-langkah kecil ini, kita dapat bersama-sama berkontribusi dalam pelestarian lingkungan.

Direktur Utama