10 Contoh Surat Pengunduran Diri Karyawan, Panduan Lengkap Resign dengan Elegan

Liputan6.com, Jakarta - Memahami cara membuat surat pengunduran diri karyawan yang tepat menjadi keterampilan penting dalam dunia profesional. Surat pengunduran diri karyawan bukan sekadar formalitas, melainkan cerminan profesionalisme dan etika kerja seseorang.

Penulisan surat ini perlu memperhatikan aspek waktu pemberitahuan, alasan yang disampaikan, serta format yang sesuai standar.

Umumnya, surat pengunduran diri karyawan mengikuti aturan "One Month Notice" atau pemberitahuan satu bulan sebelumnya. Hal ini sesuai dengan Undang-Undang Pasal 26 ayat 2 Keputusan Menteri Tenaga Kerja yang mengatur syarat pengunduran diri.

Namun, beberapa perusahaan juga menerapkan sistem "Two Weeks Notice" atau pemberitahuan dua minggu sebelumnya, tergantung kebijakan masing-masing.

Format surat pengunduran diri karyawan umumnya terdiri dari beberapa komponen penting. Surat ini mencakup identitas pengirim, penerima surat, pernyataan pengunduran diri, alasan singkat, ucapan terima kasih, serta tanggal efektif pengunduran diri.

Meskipun sederhana, setiap elemen dalam surat pengunduran diri karyawan harus ditulis dengan cermat dan penuh pertimbangan. Berikut Liputan6.com ulas contoh dan cara membuatnya, Kamis (8/8/2024).

Surat pengunduran diri karyawan memiliki berbagai bentuk tergantung pada jenis pekerjaan dan lingkungan kerja. Surat pengunduran diri karyawan swasta umumnya lebih fleksibel dalam format dan bahasa. Surat pengunduran diri karyawan pabrik biasanya lebih singkat dan langsung ke inti.

Surat pengunduran diri karyawan supermarket/minimarket sering menekankan pada shift kerja dan alasan pribadi. Surat pengunduran diri karyawan toko biasanya mencantumkan detail tentang inventaris dan tanggung jawab. Sementara itu, surat pengunduran diri karyawan BUMN/PNS cenderung lebih formal dan mengikuti prosedur birokrasi yang ketat.

1. Surat Pengunduran Diri Karyawan Swasta

Jakarta, 15 Agustus 2024

Kepada Yth. Ibu Maria Santi

HRD Manager PT Maju Bersama

di tempat

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya Budi Santoso, yang saat ini menjabat sebagai Senior Marketing Executive, dengan berat hati mengajukan pengunduran diri dari PT Maju Bersama efektif per tanggal 15 September 2024.

Saya mendapatkan tawaran posisi yang lebih sesuai dengan tujuan karir jangka panjang saya. Saya sangat berterima kasih atas kesempatan belajar dan berkembang yang telah diberikan selama 3 tahun bekerja di sini.

Saya berkomitmen untuk membantu proses transisi tugas-tugas saya selama periode pemberitahuan ini. Semoga PT Maju Bersama terus berkembang di masa depan.

Hormat saya,

Budi Santoso

2. Surat Pengunduran Diri Karyawan Pabrik

Surabaya, 5 Juli 2024

Kepada Yth. Kepala HRD

PT Industri Maju

di tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Siti Aminah Jabatan: Operator Produksi NIK: P-2021-0789

Dengan ini mengajukan pengunduran diri dari PT Industri Maju terhitung mulai 5 Agustus 2024. Alasan pengunduran diri saya adalah karena akan melanjutkan pendidikan.

Terima kasih atas bimbingan dan kesempatan kerja yang telah diberikan selama ini.

Hormat saya,

Siti Aminah

3. Surat Pengunduran Diri Karyawan Supermarket

Bandung, 20 September 2024

Kepada Yth. Manajer Toko SuperSmart

Jl. Merdeka No. 123, Bandung

Dengan hormat,

Saya, Rudi Hartono (NIK: SM-2022-0456), pramuniaga shift malam SuperSmart Merdeka, bermaksud mengajukan pengunduran diri efektif 4 Oktober 2024.

Saya harus pindah ke luar kota karena alasan keluarga. Saya berterima kasih atas pengalaman berharga selama bekerja di sini dan bersedia membantu proses serah terima tugas.

Mohon pengertiannya dan terima kasih atas kerjasamanya selama ini.

Hormat saya,

Rudi Hartono

4. Surat Pengunduran Diri Karyawan Toko

Yogyakarta, 10 November 2024

Kepada Yth. Pemilik Toko Buku Cerdas

di tempat

Dengan hormat,

Saya, Anita Wijaya, staf administrasi Toko Buku Cerdas, mengajukan pengunduran diri efektif 10 Desember 2024.

Selama bekerja di sini, saya telah menangani inventaris dan pembukuan toko. Saya siap membantu proses transisi dan serah terima tugas kepada pengganti saya.

Terima kasih atas kepercayaan dan bimbingan selama ini. Semoga Toko Buku Cerdas semakin sukses ke depannya.

Hormat saya,

Anita Wijaya

5. Surat Pengunduran Diri Karyawan BUMN

Jakarta, 1 Desember 2024

Nomor: 001/SP/XII/2024

Lampiran: -

Perihal: Permohonan Pengunduran Diri

Kepada Yth. Direktur Utama PT Persero Maju

di Jakarta

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Ir. Ahmad Fauzi, M.T. NIP: 198505102010121001 Jabatan: Kepala Divisi Perencanaan

Dengan ini mengajukan permohonan pengunduran diri dari PT Persero Maju terhitung mulai tanggal 1 Januari 2025. Pengunduran diri ini diajukan karena saya akan menempuh pendidikan S3 di luar negeri.

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan berkarir dan berkontribusi untuk PT Persero Maju selama 14 tahun terakhir. Saya siap melakukan serah terima pekerjaan sesuai prosedur yang berlaku.

Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Ir. Ahmad Fauzi, M.T. NIP. 19850510

2010121001 

Jakarta, 5 Oktober 2024

Kepada Yth. CEO TechInnovate

di tempat

Hai Tim,

Dengan berat hati, saya Rina Putri (Product Designer) mengajukan pengunduran diri dari TechInnovate efektif 5 November 2024.

Selama 2 tahun di sini, saya telah belajar banyak dan bangga atas inovasi yang kita ciptakan bersama. Saya memutuskan untuk mengambil kesempatan mendirikan startup sendiri.

Saya berkomitmen untuk menyelesaikan proyek yang sedang berjalan dan memastikan transisi yang lancar. Mari tetap terhubung dan saling mendukung di ekosistem startup!

Salam,

Rina Putri

7. Surat Pengunduran Diri Karyawan Freelance

Semarang, 12 Juni 2024

Kepada Yth. Manajer Proyek PT Konten Kreatif

via email: manajer@kontenkreatif.com

Dengan hormat,

Saya, Dani Kusuma, penulis konten freelance untuk PT Konten Kreatif, bermaksud mengakhiri kontrak kerja sama kita mulai 1 Juli 2024.

Selama setahun berkolaborasi, saya sangat menghargai kepercayaan dan fleksibilitas yang diberikan. Saya memutuskan untuk fokus pada proyek personal yang membutuhkan waktu penuh.

Saya akan menyelesaikan semua artikel yang sudah dijadwalkan hingga akhir Juni. Jika diperlukan, saya bisa merekomendasikan penulis lain untuk menggantikan posisi saya.

Terima kasih atas kerja sama yang menyenangkan selama ini.

Hormat saya,

Dani Kusuma

8. Surat Pengunduran Diri Karyawan Bank

Surabaya, 8 September 2024

Kepada Yth. Kepala Cabang Bank Sejahtera Cabang Tunjungan Plaza

di tempat

Perihal: Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Dewi Anggraini NIP: 20180915001 Jabatan: Customer Service Officer

Dengan ini mengajukan pengunduran diri dari Bank Sejahtera Cabang Tunjungan Plaza, efektif per tanggal 8 Oktober 2024.

Selama 6 tahun berkarir di sini, saya telah mendapatkan pengalaman berharga dalam melayani nasabah dan memahami dunia perbankan. Saya memutuskan untuk mengambil kesempatan karir di bidang yang berbeda.

Saya berkomitmen untuk membantu proses transisi tugas dan menjaga kerahasiaan data nasabah sesuai kode etik bank. Terima kasih atas kepercayaan dan bimbingan yang telah diberikan selama ini.

Hormat saya,

Dewi Anggraini

NIP. 20180915001

9. Surat Pengunduran Diri Karyawan Sekolah

Bandung, 15 Mei 2024

Kepada Yth. Kepala Sekolah SMA Cerdas Mandiri

di tempat

Perihal: Pengunduran Diri sebagai Guru

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: Agus Supriyanto, S.Pd. NIP: 198709152010011005 Jabatan: Guru Matematika

Dengan ini saya mengajukan pengunduran diri sebagai guru di SMA Cerdas Mandiri terhitung mulai tahun ajaran 2024/2025. Saya mendapatkan kesempatan untuk melanjutkan studi S2 dengan beasiswa penuh di luar negeri.

Saya berterima kasih atas kesempatan mengajar dan membimbing siswa-siswi SMA Cerdas Mandiri selama 4 tahun terakhir. Saya akan menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawab hingga akhir tahun ajaran ini, termasuk penyerahan nilai dan administrasi terkait.

Semoga SMA Cerdas Mandiri terus berkembang dan menghasilkan lulusan yang berkualitas.

Hormat saya,

Agus Supriyanto, S.Pd.

NIP. 198709152010011005

10. Surat Pengunduran Diri Karyawan Rumah Sakit

Medan, 20 Juli 2024

Kepada Yth. Direktur RS Sehat Sejahtera

di tempat

Perihal: Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: dr. Siska Maharani NIP: RS-2019-0721 Jabatan: Dokter Umum IGD

Melalui surat ini, saya mengajukan pengunduran diri dari RS Sehat Sejahtera terhitung mulai 20 Agustus 2024. Saya telah diterima untuk menempuh pendidikan spesialis di kota lain.

Selama 5 tahun bertugas di IGD RS Sehat Sejahtera, saya telah banyak belajar dan berkembang sebagai dokter. Saya berterima kasih atas kepercayaan dan dukungan yang telah diberikan selama ini.

Saya berkomitmen untuk menyelesaikan semua tugas dan memastikan transisi yang lancar kepada dokter pengganti. Saya juga akan menjaga kerahasiaan data pasien sesuai kode etik kedokteran.

Terima kasih atas kesempatan berkarir di RS Sehat Sejahtera. Semoga rumah sakit ini terus berkembang dan memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakat.

Hormat saya,

dr. Siska Maharani

NIP. RS-2019-0721

Cara membuat surat pengunduran diri karyawan yang baik dan profesional telah menjadi topik penting dalam dunia kerja modern. Merujuk pada berbagai sumber seperti buku "Effective Business Communications" karya Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt, serta panduan dari situs-situs karir terkemuka seperti LinkedIn dan Indeed.

Berikut adalah langkah-langkah dan tips penting dalam membuat surat pengunduran diri karyawan. Memahami cara ini penting untuk menjaga hubungan baik dengan perusahaan dan memastikan transisi karir yang lancar.

1. Pilih waktu yang tepat

Cara membuat surat pengunduran diri karyawan dimulai dengan memilih waktu yang tepat untuk menyampaikannya. Melansir dari Indeed, sebaiknya berikan pemberitahuan minimal dua minggu sebelum tanggal efektif pengunduran diri. Ini memberikan waktu bagi perusahaan untuk mempersiapkan pengganti dan proses transisi. Dalam beberapa kasus, terutama untuk posisi senior, periode pemberitahuan bisa lebih lama.

2. Gunakan format yang benar

Format surat pengunduran diri karyawan harus formal dan profesional. Menurut buku "Effective Business Communications", surat harus mencakup tanggal, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan. Cara membuat surat pengunduran diri karyawan yang baik juga memperhatikan tata letak dan margin yang rapi.

3. Nyatakan maksud dengan jelas

Dalam paragraf pembuka, nyatakan dengan jelas dan langsung maksud pengunduran diri. Sebutkan posisi Anda saat ini dan tanggal efektif pengunduran diri. Cara membuat surat pengunduran diri karyawan yang efektif adalah dengan langsung ke inti tanpa bertele-tele.

4. Berikan alasan secukupnya

LinkedIn menyarankan untuk memberikan alasan pengunduran diri secara umum tanpa perlu terlalu detail. Cara membuat surat pengunduran diri karyawan yang bijak adalah dengan tetap positif dan profesional, bahkan jika Anda memiliki keluhan terhadap perusahaan.

5. Tawarkan bantuan untuk transisi

Tunjukkan profesionalisme Anda dengan menawarkan bantuan selama masa transisi. Cara membuat surat pengunduran diri karyawan yang thoughtful adalah dengan menyatakan kesediaan untuk melatih pengganti atau menyelesaikan proyek yang sedang berjalan.

6. Ungkapkan rasa terima kasih

Melansir dari The Balance Careers, ungkapkan rasa terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan. Cara membuat surat pengunduran diri karyawan yang meninggalkan kesan baik adalah dengan menghargai hal-hal positif dari perusahaan.

7. Jaga nada positif

Hindari komentar negatif atau kritik terhadap perusahaan, atasan, atau rekan kerja. Cara membuat surat pengunduran diri karyawan yang elegan adalah dengan tetap profesional dan positif, terlepas dari pengalaman Anda selama bekerja.

8. Periksa kembali isi surat

Sebelum menyerahkan surat, periksa kembali isinya untuk memastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa. Cara membuat surat pengunduran diri karyawan yang sempurna adalah dengan memperhatikan detail-detail kecil ini.

9. Sesuaikan dengan budaya perusahaan

Menurut Harvard Business Review, pertimbangkan budaya perusahaan dalam menulis surat pengunduran diri. Cara membuat surat pengunduran diri karyawan yang tepat bisa berbeda antara startup yang informal dengan perusahaan tradisional yang lebih formal.

10. Persiapkan diri untuk percakapan lanjutan

Surat pengunduran diri karyawan biasanya diikuti dengan percakapan langsung dengan atasan atau HR. Siapkan diri untuk diskusi lebih lanjut tentang alasan pengunduran diri dan proses transisi. Cara membuat surat pengunduran diri karyawan yang efektif termasuk mempersiapkan diri untuk tahap selanjutnya ini.