Kenali 5 Distraksi yang Paling Umum Terjadi di Tempat Kerja, Salah Satunya Mengikuti Rapat

Liputan6.com, Jakarta - Pada kenyataannya, semua individu pasti pernah mengahadapi gangguan atau distraksi di tempat kerja setiap harinya karena ada sesuatu atau seseorang yang dapat menyebabkan perhatianmu terganggu. Dengan banyaknya rapat yang harus dihadiri, percakapan atau kunjungan rekan kerja, panggilan telepon, e-mail, notifikasi sosial, dan berbagai gangguan lainya, seringkali terasa seperti tantangan nyata untuk tetap produktif dan menyelesaikan hal-hal penting.

Hal ini akan memengaruhi kemampuan kamu untuk fokus dan bertahan pada tugas dengan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikannya. Apabila kamu memikirkan tentang jadwal kerjamu, mungkin kamu dapat membuat daftar 5 hingga 10 hal atau orang yang menimbulkan distraksi di tempat kerjamu. Namun, beberapa distraksi bekerja tersebut juga dapat disebabkan oleh diri sendiri, loh! Lantas, bagaimana cara menghindari atau mengurangi distraksi dalam lingkungan kerja? Berikut ulasannya, seperti yang dirangkum dari halaman Life Hack pada Sabtu (12/11/23).

Mengapa Kamu Harus Menghilangkan Distraksi di Tempat Kerja?

Hampir 3 dari 4 pekerja atau sekitar 70% mengakui bahwa mereka merasa terganggu ketika bekerja, dan 16% orang menyatakan bahwa mereka hampir selalu terganggu. Dampak distraksi di tempat kerja menurut laporan tersebut, meliputi:

• 54% mengatakan bahwa mereka tidak berkinerja sebaik yang seharusnya;
• 50% mengatakan bahwa mereka sangat kurang produktif;
• 20% mengatakan bahwa mereka tidak mampu mencapai potensi penuh dan memajukan karier mereka

Survei yang sama dari Udemy for Business menyebutkan manfaat utama mengurangi gangguan di tempat kerja bagi mereka yang diwawancarai, meliputi:

• 75% menyatakan bahwa ia menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan lebih produktif;
• 57% menyatakan bahwa ia termotivasi untuk melakukan yang terbaik;
• 51% menyatakan bahwa ia lebih percaya diri dengan kemampuannya untuk melakukan pekerjaannya dengan baik;
• 49% menyatakan bahwa ia lebih bahagia di tempat kerja;
• 44% menyatakan bahwa ia mampu menyelesaikan pekerjaan dengan kualitas lebih tinggi.

Distraksi terbesar yang diidentifikasi oleh Udemy for Business dalam surveinya mencakup rekan kerja yang banyak bicara dan kebisingan kantor. Rapat dianggap sebagai penyebab rendahnya produktivitas oleh 60% responden, sementara 58% mengatakan bahwa meskipun mereka tidak membutuhkan media sosial untuk melakukan pekerjaan mereka, mereka tidak dapat menjalani hari kerja tanpa memeriksa platform seperti facebook, twitter dan instagram.

Survei tahun 2016 terhadap 2.000 manajer perekrutan dan SDM di AS yang dilakukan oleh CareerBuilder menunjukkan bahwa penyebab utama distraksi adalah smartphone (55%), internet (41%), gosip (37%), media sosial (37%), rekan kerja (27%), istirahat, merokok atau ngemil (27%), e-mail (26%), rapat (24%), dan rekan kerja yang berisik (20%).

Hampir tiga perempat perusahaan yang disurvei oleh CareerBuilder mengatakan bahwa dua jam atau lebih sehari hilang dalam produktivitas karena gangguan di tempat kerja dan hampir separuh (43%) memperkirakan mereka kehilangan tiga jam atau lebih dalam sehari.

Dengan mempertimbangkan survei tentang gangguan di tempat kerja ini, berikut 5 gangguan utama yang mungkin kamu hadapi saat ini dan beberapa strategi yang dapat ditindaklanjuti untuk membantu kamu mengatasinya guna meningkatkan produktivitas dan kreativitasmu.

1. Rekan Kerja yang Cerewet

Membangun hubungan dengan tim dan rekan kerjamu di tempat kerja sangatlah penting. Percakapan sehari-hari penting untuk membangun budaya dan suasana yang menyenangkan dan kolaboratif di kantor, tetapi kamu mudah terjebak dalam percakapan dan gosip yang tiada habisnya. Apabila pintu kamu selalu terbuka, sangat mudah bagi seseorang untuk datang ke ruanganmu untuk mengajukan pertanyaan yang akan menjatuhkan kamu dari pekerjaan produktifmu.

Apabila kamu mengalami masalah dengan anggota tim yang terus-menerus cerewet atau mengganggu, cobalah melakukan percakapan rahasia dengannya perihal dampaknya terhadap diri kamu. Alternatifnya, tutup pintu ruanganmu bila ada. Metode lain yang dapat digunakan bila kamu perlu fokus dan berkonsentrasi adalah dengan memakai headphone bila kantormu mengizinkan. 

Penelitian yang dilakukan oleh Kim dan de Dear di Universitas Sydney mengungkapkan bahwa 30% pekerja di bilik dan sekitar 25% pekerja di kantor tanpa partisi tidak puas dengan tingkat kebisingan di tempat kerja. Penelitian dari Ipsos dan Tim Workspace Futures dari Steelcase menunjukkan bahwa 85% orang tidak puas dengan lingkungan kerjanya dan tidak dapat berkonsentrasi. Lebih dari 10.000 pekerja di 14 negara telah disurvei, dan temuan-temuan utama juga menunjukkan bahwa:

• Pekerja kantoran kehilangan 86 menit sehari karena gangguan;
• Banyak karyawan yang tidak termotivasi, tidak produktif, dan terlalu stres;
• Mereka mempunyai kapasitas yang kecil untuk berpikir dan bekerja secara kreatif dan konstruktif.

Bila kamu bekerja di kantor besar atau kecil, kamu mungkin pernah mengalami bahwa kantor bisa menjadi sangat bising, baik itu percakapan, panggilan telepon, musik, atau suara-suara lainnya.

Hal paling sederhana yang  harus dilakukan untuk mengurangi kebisingan di tempat kerja adalah menutup pintu sehingga kamu mendapatkan privasi dan waktu tenang yang fokus. Jika kamu memiliki rekan kerja yang sering membuat keributan, cobalah untuk dekati dan berbincang pelan perihal pengaruh tindakan yang ia lakukan terhadap kemampuan kamu untuk fokus. 

Jika kamu memiliki tugas tertentu, kamu perlu mengerjakannya di tempat yang tenang dan tanpa gangguan. Cobalah mencari ruangan yang tenang dalam gedung kantormu. Alternatif lainnya ialah bekerja dari rumah bila memungkinkan atau dari lokasi lain, seperti perpustakaan dan kafe. Namun, perlu diingat bahwa kebisingan di kantor akan selalu ada dan seringkali masih dapat ditoleransi, tetapi terkadang kamu perlu mengubah lingkungan untuk menyelesaikan pekerjaan terpentingmu.

Trus-menerus melihat ponsel dapat mengganggu alur kerja dan fokusmu. Menurut penelitian dari Deloitte, rata-rata orang memeriksa ponselnya sebanyak 47 kali dalam satu hari. Bila kamu menggunakan rata-rata 47 kali sehari dan kamu bekerja selama 8 jam dalam sehari, itu berarti kamu mungkin memeriksa ponsel hampir 6 kali setiap jamnya. Hal itu cukup mengalihkan perhatianmu.

Cobalah untuk menyimpan ponselmu ketika kamu bekerja. Misalnya, letakkan ponsel kamu di dalam laci atau jauhkan dari jangkauan tangan agar kamu tidak tergoda untuk melihatnya. Kamu juga bisa melakukannya dengan mematikan semua notifikasi yang tidak memerlukan perhatian segera, terutama notifikasi media sosial. Bila beberapa notifikasi benar-benar penting, jadikan notifikasi tersebut senyap dan sembunyikan dari layat kuncimu.

4. Rapat

Selama minggu yang sibuk, hal terakhir yang diinginkan seorang pemimpin atau manajer adalah satu atau dua jam terbuang percuma dalam rapat yang tidak produktif. Rapat saat ini menghabiskan lebih banyak jam kerja dibandingkan sebelumnya. Sebagian besar karyawan menghadiri 62 rapat dalam sebulan, tetapi separuhnya dianggap membuang-buang waktu.

Secara keseluruhan, rata-rata 31 jam dihabiskan dalam rapat yang tidak produktif dalam sebulan, dengan 91% karyawan mengaku melamun, sementara 39% mengaku tertidur. Agar rapat menjadi produktif dan bermanfaat, setiap rapat harus memiliki agenda dan pemimpin yang jelas

Mungkin terkadang kamu harus melakukan banyak tugas dalam satu waktu. Multitasking sejatinya dapat mengurangi produktivitas dan kreativitas. Dalam sebuah artikel di Harvard Business Review, Peter Bregman mencatat bahwa produktivitas manusia turun sebesar 40% ketika ia mencoba fokus pada beberapa hal sekaligus. Menurut Gloria Mark, dibutuhkan rata-rata sekitar 25 menit (tepatnya 23 menit 15 detik) untuk kembali ke tugas awal setelah adanya gangguan.

Distraksi ini dapat kamu atasi dengan meniminimalkan jumlah gangguan yang terjadi pada kehidupanmu. Hal ini tidak hanya melindungi kamu dari distraksi orang lain, tetapi juga dari gangguan yang kamu timbulkan sendiri. Cobalah untuk menyisihkan sejumlah waktu yang disengaja untuk tugas tertentu dan melakukan upaya yang disengaja untuk tidak membiiarkan gangguan atau distraksi merusak fokus tersebut.

Cobalah menggunakan metode 60-60-30. Bekerjalah selama 50 menit dan istirahat 10 menit. Bekerjalah selama 50 menit lagi dan istirahat 10 menit lagi. Kemudian luangkan waktu 30 menit untuk mengisi ulang tenaga, yang bisa berarti makan siang, berjalan-jalan, dan sebagainya.