Apa itu Faktur: Pengertian, Jenis, dan Fungsinya dalam Transaksi Bisnis

Liputan6.com, Jakarta Dalam dunia bisnis dan perdagangan, faktur merupakan salah satu dokumen penting yang sering digunakan dalam transaksi jual beli. Namun, masih banyak orang yang belum memahami dengan baik apa itu faktur dan bagaimana perannya dalam kegiatan bisnis. Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang pengertian faktur, jenis-jenisnya, fungsi penting faktur, serta perbedaannya dengan invoice.

Faktur adalah dokumen komersial yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi penjualan barang atau jasa. Dokumen ini memuat informasi rinci mengenai barang atau jasa yang dijual, termasuk jumlah, harga satuan, total harga, serta ketentuan pembayaran.

Secara lebih spesifik, faktur berfungsi sebagai:

• Bukti resmi transaksi jual beli antara penjual dan pembeli
• Dasar penagihan pembayaran dari penjual kepada pembeli
• Dokumen akuntansi untuk pencatatan penjualan dan piutang usaha
• Bukti untuk keperluan perpajakan, terutama terkait Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), faktur didefinisikan sebagai daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar. Definisi ini menekankan fungsi faktur sebagai dokumen yang merinci barang yang dikirim beserta nilai yang harus dibayarkan oleh pembeli.

Menurut ahli akuntansi La Midjan, faktur merupakan bukti transaksi pembelian atau penjualan barang dengan pembayaran kredit. Dokumen ini menunjukkan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli kepada penjual. Definisi ini menyoroti peran faktur dalam transaksi kredit dan fungsinya sebagai dasar penagihan.

Terdapat beberapa jenis faktur yang umum digunakan dalam transaksi bisnis. Masing-masing jenis memiliki karakteristik dan fungsi yang berbeda. Berikut adalah penjelasan mengenai jenis-jenis faktur utama:

1. Faktur Penjualan

Faktur penjualan adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli setelah transaksi penjualan terjadi. Faktur ini berisi rincian barang atau jasa yang dijual, harga satuan, jumlah, serta total nilai transaksi. Fungsi utamanya adalah sebagai bukti penjualan dan dasar penagihan pembayaran kepada pembeli.

2. Faktur Pembelian

Faktur pembelian merupakan dokumen yang diterima oleh pembeli dari penjual sebagai bukti pembelian barang atau jasa. Isinya serupa dengan faktur penjualan, namun dari sudut pandang pembeli. Faktur ini digunakan pembeli untuk mencatat pembelian dan utang usaha dalam pembukuan akuntansi.

3. Faktur Pajak

Faktur pajak adalah dokumen perpajakan yang diterbitkan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagai bukti pungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atas penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP). Faktur ini wajib dibuat oleh PKP dan memiliki format khusus sesuai ketentuan perpajakan.

4. Faktur Proforma

Faktur proforma adalah dokumen yang dikirim oleh penjual kepada calon pembeli sebelum transaksi aktual terjadi. Fungsinya adalah memberikan informasi awal mengenai barang, harga, dan syarat penjualan kepada calon pembeli. Faktur ini bersifat sementara dan akan digantikan dengan faktur penjualan resmi setelah transaksi terjadi.

5. Faktur Konsinyasi

Faktur konsinyasi digunakan dalam penjualan konsinyasi, di mana pemilik barang (konsignor) menitipkan barangnya kepada pihak lain (konsignee) untuk dijual. Faktur ini mencatat rincian barang yang dititipkan dan komisi yang akan diterima oleh konsignee atas penjualan barang tersebut.

Pemahaman mengenai berbagai jenis faktur ini penting bagi pelaku bisnis untuk memastikan penggunaan dokumen yang tepat sesuai dengan jenis transaksi yang dilakukan. Setiap jenis faktur memiliki peran spesifik dalam pencatatan transaksi dan pelaporan keuangan perusahaan.

Faktur memiliki beberapa fungsi krusial dalam kegiatan bisnis dan perdagangan. Berikut adalah penjelasan rinci mengenai fungsi-fungsi penting faktur:

1. Bukti Transaksi yang Sah

Faktur berfungsi sebagai bukti resmi dan sah atas terjadinya transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. Dokumen ini memuat informasi detail mengenai barang atau jasa yang diperjualbelikan, termasuk jumlah, harga, dan total nilai transaksi. Dengan adanya faktur, kedua belah pihak memiliki dokumen legal yang dapat digunakan sebagai referensi jika terjadi perselisihan di kemudian hari.

2. Dasar Penagihan Pembayaran

Bagi penjual, faktur menjadi dasar untuk melakukan penagihan pembayaran kepada pembeli. Faktur mencantumkan jumlah yang harus dibayar, termasuk rincian harga barang atau jasa, pajak yang dikenakan, serta syarat dan jangka waktu pembayaran. Dengan demikian, faktur membantu memastikan bahwa pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat.

3. Dokumen Akuntansi

Dalam sistem akuntansi, faktur berperan penting sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi. Penjual menggunakan faktur untuk mencatat penjualan dan piutang usaha, sementara pembeli menggunakannya untuk mencatat pembelian dan utang usaha. Keberadaan faktur membantu menjaga akurasi dan kelengkapan catatan keuangan perusahaan.

4. Kontrol Inventori

Faktur membantu perusahaan dalam melakukan kontrol atas persediaan barang. Dengan mencatat setiap penjualan atau pembelian melalui faktur, perusahaan dapat memantau pergerakan stok barang dengan lebih akurat. Hal ini penting untuk manajemen inventori yang efektif dan efisien.

5. Keperluan Perpajakan

Terutama untuk faktur pajak, dokumen ini memiliki fungsi penting dalam administrasi perpajakan. Faktur pajak menjadi bukti pemungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang dilakukan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP). Dokumen ini diperlukan untuk pelaporan dan perhitungan pajak perusahaan.

6. Analisis Bisnis

Kumpulan faktur dapat digunakan sebagai sumber data untuk analisis bisnis. Perusahaan dapat menganalisis pola penjualan, tren pembelian pelanggan, serta kinerja produk atau layanan tertentu berdasarkan informasi yang tercatat dalam faktur-faktur yang diterbitkan atau diterima.

7. Dokumentasi Hukum

Dalam konteks hukum bisnis, faktur dapat berfungsi sebagai bukti dokumentasi jika terjadi sengketa atau perselisihan antara penjual dan pembeli. Faktur yang lengkap dan akurat dapat menjadi alat bukti yang kuat dalam proses penyelesaian sengketa bisnis.

Mengingat pentingnya fungsi-fungsi tersebut, penting bagi pelaku bisnis untuk memastikan bahwa faktur dibuat dengan teliti, lengkap, dan akurat. Pengelolaan faktur yang baik dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, memperkuat kontrol keuangan, serta mendukung kepatuhan terhadap regulasi perpajakan dan bisnis.

Sebuah faktur yang lengkap dan informatif harus memuat beberapa komponen penting. Berikut adalah penjelasan rinci mengenai komponen-komponen utama yang umumnya terdapat dalam sebuah faktur:

1. Informasi Penjual dan Pembeli

Faktur harus mencantumkan informasi lengkap mengenai penjual dan pembeli, termasuk:

• Nama perusahaan atau individu
• Alamat lengkap
• Nomor telepon dan email
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) untuk keperluan perpajakan

2. Nomor Faktur

Setiap faktur harus memiliki nomor unik yang berfungsi sebagai identifikasi dokumen. Nomor ini penting untuk sistem pengarsipan dan referensi di kemudian hari.

3. Tanggal Faktur

Tanggal penerbitan faktur harus dicantumkan dengan jelas. Informasi ini penting untuk menentukan jangka waktu pembayaran dan pencatatan akuntansi.

4. Deskripsi Barang atau Jasa

Faktur harus memuat deskripsi rinci mengenai barang atau jasa yang dijual, termasuk:

• Nama atau jenis barang/jasa
• Jumlah atau kuantitas
• Harga satuan
• Total harga per item

5. Total Nilai Transaksi

Jumlah keseluruhan yang harus dibayar oleh pembeli, termasuk:

• Subtotal (jumlah sebelum pajak dan diskon)
• Diskon (jika ada)
• Pajak yang dikenakan (misalnya PPN)
• Total akhir yang harus dibayar

6. Syarat Pembayaran

Informasi mengenai cara dan jangka waktu pembayaran, seperti:

• Metode pembayaran yang diterima (transfer bank, cek, tunai, dll)
• Batas waktu pembayaran (misalnya 30 hari setelah tanggal faktur)
• Informasi rekening bank untuk pembayaran transfer

7. Tanda Tangan dan Stempel

Untuk meningkatkan keabsahan dokumen, faktur sebaiknya ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan diberi stempel perusahaan (jika ada).

8. Informasi Tambahan

Tergantung pada jenis transaksi dan kebutuhan bisnis, faktur juga dapat memuat informasi tambahan seperti:

• Nomor pesanan pembelian (PO number)
• Syarat pengiriman barang
• Informasi garansi atau jaminan
• Catatan khusus terkait transaksi

Memastikan bahwa semua komponen penting ini tercantum dalam faktur akan membantu menciptakan dokumen yang komprehensif dan profesional. Faktur yang lengkap dan akurat tidak hanya memudahkan proses pembayaran dan pencatatan, tetapi juga mengurangi risiko kesalahpahaman atau perselisihan di kemudian hari.

Meskipun seringkali digunakan secara bergantian, faktur dan invoice memiliki beberapa perbedaan penting. Berikut adalah penjelasan rinci mengenai perbedaan antara faktur dan invoice:

1. Definisi dan Penggunaan

Faktur: Merupakan dokumen yang lebih formal dan memiliki nilai hukum yang lebih kuat. Faktur umumnya digunakan dalam transaksi bisnis yang lebih besar atau kompleks, terutama antara perusahaan (B2B).

Invoice: Sering dianggap sebagai bentuk yang lebih sederhana dari faktur. Invoice lebih umum digunakan dalam transaksi retail atau layanan jasa yang lebih kecil, termasuk transaksi dengan konsumen individu (B2C).

2. Informasi yang Dicantumkan

Faktur: Biasanya memuat informasi yang lebih rinci dan lengkap, termasuk nomor faktur yang unik, NPWP, dan seringkali mencantumkan syarat dan ketentuan penjualan yang lebih spesifik.

Invoice: Cenderung lebih sederhana dalam hal informasi yang dicantumkan, fokus pada rincian barang/jasa, harga, dan total yang harus dibayar.

3. Nilai Hukum

Faktur: Memiliki nilai hukum yang lebih kuat dan sering digunakan sebagai dokumen resmi dalam konteks perpajakan dan audit keuangan.

Invoice: Meskipun tetap memiliki nilai hukum, invoice umumnya dianggap kurang formal dibandingkan faktur dalam konteks hukum bisnis.

4. Penggunaan dalam Konteks Perpajakan

Faktur: Terutama faktur pajak, memiliki peran penting dalam administrasi Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan harus memenuhi ketentuan khusus dari otoritas pajak.

Invoice: Meskipun dapat digunakan untuk keperluan pajak, invoice tidak selalu memenuhi persyaratan formal untuk administrasi PPN seperti halnya faktur pajak.

5. Frekuensi Penerbitan

Faktur: Umumnya diterbitkan setelah barang atau jasa diserahkan, atau pada akhir periode tertentu untuk transaksi yang berkelanjutan.

Invoice: Dapat diterbitkan sebelum, selama, atau setelah penyerahan barang/jasa, tergantung pada kesepakatan antara penjual dan pembeli.

6. Penggunaan dalam Sistem Akuntansi

Faktur: Lebih sering digunakan dalam sistem akuntansi formal perusahaan, terutama untuk pencatatan penjualan kredit dan piutang usaha.

Invoice: Meskipun juga digunakan dalam akuntansi, invoice lebih fleksibel dan sering digunakan dalam sistem penagihan yang lebih sederhana.

7. Format dan Tampilan

Faktur: Cenderung memiliki format yang lebih standar dan formal, seringkali mengikuti template atau format yang ditentukan oleh regulasi atau standar industri.

Invoice: Lebih fleksibel dalam hal format dan tampilan, dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan preferensi penerbit.

Meskipun terdapat perbedaan-perbedaan ini, dalam praktik sehari-hari, istilah faktur dan invoice sering digunakan secara bergantian, terutama dalam konteks bisnis kecil dan menengah. Namun, pemahaman akan perbedaan ini penting, terutama ketika berhadapan dengan transaksi bisnis yang lebih besar atau formal, serta dalam konteks perpajakan dan audit keuangan.

Membuat faktur yang baik dan benar adalah keterampilan penting bagi setiap pelaku bisnis. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat faktur yang profesional dan memenuhi standar:

1. Pilih Format yang Tepat

Gunakan template faktur yang sesuai dengan jenis bisnis Anda. Pastikan format yang dipilih memuat semua informasi penting dan mudah dibaca. Anda dapat menggunakan software akuntansi atau template yang tersedia online.

2. Cantumkan Informasi Perusahaan

Masukkan informasi lengkap perusahaan Anda, termasuk:

• Nama perusahaan
• Logo perusahaan (jika ada)
• Alamat lengkap
• Nomor telepon dan email
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

3. Tambahkan Informasi Pelanggan

Cantumkan informasi pelanggan dengan jelas:

• Nama perusahaan atau individu
• Alamat lengkap
• Kontak person (untuk perusahaan)
• NPWP pelanggan (jika diperlukan untuk faktur pajak)

4. Buat Nomor Faktur Unik

Berikan nomor faktur yang unik untuk setiap transaksi. Gunakan sistem penomoran yang konsisten untuk memudahkan pengarsipan dan pelacakan.

5. Cantumkan Tanggal Faktur

Tulis tanggal penerbitan faktur dengan jelas. Jika ada, tambahkan juga tanggal jatuh tempo pembayaran.

6. Rincian Barang atau Jasa

Buat daftar rinci barang atau jasa yang dijual, termasuk:

• Deskripsi item
• Kuantitas
• Harga satuan
• Total harga per item

7. Hitung Total Nilai Transaksi

Cantumkan perhitungan total nilai transaksi:

• Subtotal (jumlah sebelum pajak dan diskon)
• Diskon (jika ada)
• Pajak yang dikenakan (misalnya PPN)
• Total akhir yang harus dibayar

8. Jelaskan Syarat Pembayaran

Cantumkan informasi pembayaran dengan jelas:

• Metode pembayaran yang diterima
• Batas waktu pembayaran
• Informasi rekening bank untuk transfer

9. Tambahkan Catatan atau Syarat Khusus

Jika ada, tambahkan catatan atau syarat khusus terkait transaksi, seperti kebijakan pengembalian barang atau informasi garansi.

10. Tanda Tangan dan Stempel

Akhiri dengan tanda tangan pihak yang berwenang dan stempel perusahaan (jika ada) untuk meningkatkan keabsahan dokumen.

11. Periksa Kembali

Sebelum mengirimkan faktur, periksa kembali semua informasi untuk memastikan keakuratan dan kelengkapannya.

12. Simpan Salinan

Selalu simpan salinan faktur untuk catatan perusahaan Anda. Ini penting untuk keperluan akuntansi dan audit di masa mendatang.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat faktur yang profesional, akurat, dan memenuhi standar bisnis. Faktur yang dibuat dengan baik tidak hanya memudahkan proses pembayaran, tetapi juga mencerminkan profesionalisme perusahaan Anda.

Faktur merupakan dokumen penting dalam dunia bisnis yang memiliki peran krusial dalam transaksi jual beli. Pemahaman yang baik tentang apa itu faktur, jenis-jenisnya, serta fungsinya sangat penting bagi setiap pelaku bisnis. Faktur bukan hanya sekedar bukti transaksi, tetapi juga alat untuk penagihan, pencatatan akuntansi, dan kepatuhan perpajakan.

Perbedaan antara faktur dan invoice, meskipun sering digunakan secara bergantian, perlu dipahami untuk memastikan penggunaan dokumen yang tepat sesuai konteks bisnis. Membuat faktur yang baik dan benar adalah keterampilan yang dapat meningkatkan profesionalisme dan efisiensi operasional perusahaan.

Dengan perkembangan teknologi, proses pembuatan dan pengelolaan faktur kini semakin mudah dengan adanya berbagai software akuntansi dan sistem manajemen faktur elektronik. Namun, pemahaman dasar tentang komponen dan fungsi faktur tetap penting untuk memastikan keakuratan dan kepatuhan terhadap standar bisnis dan regulasi yang berlaku.

Pada akhirnya, pengelolaan faktur yang baik dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan arus kas, memperkuat kontrol keuangan, dan membangun hubungan bisnis yang lebih baik dengan pelanggan dan mitra usaha. Oleh karena itu, penting bagi setiap pelaku bisnis untuk terus meningkatkan pemahaman dan keterampilan mereka dalam mengelola faktur dan dokumen bisnis lainnya.