Cara Membuat Nomor Surat Resmi yang Benar Beserta Contohnya

Liputan6.com, Jakarta Cara membuat nomor surat resmi tentunya harus sesuai dengan ketentuan. Ketentuan ini berbeda-beda di setiap instansi, baik pada pemerintahan maupun swasta. Nomor surat wajib tercantum dalam surat resmi atau surat dinas.

Tidak hanya menjadi salah satu syarat utama, nomor surat sebenarnya juga berfungsi agar instansi lebih mudah mengategorikan berbagai jenis surat. Cara membuat nomor surat harus memperhatikan bagian-bagian yang harus dicantumkan. 

Nomor surat biasanya berisi kode surat, tanggal, bulan, hingga tahun pembuatan surat tersebut. Selain itu, nomor urutan surat yang dikeluarkan hingga nama lembaga yang mengeluarkan surat juga perlu tercantum dalam nomor surat.

Berikut Liputan6.com rangkum dari berbagai sumber, Minggu (5/9/2021) tentang cara membuat nomor surat.

Sebelum mengentahui cara membuat nomor surat, kamu tentunya perlu memahami tentang surat resmi terlebih dahulu. Hal ini disebabkan karena nomor surat biasanya merupakan bagian dari surat resmi atau surat dinas.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan sebagainya.

Fungsi Surat Resmi

Mengingat surat resmi diperuntukkan untuk keperluan formal yang tak jarang terikat dengan hukum, surat resmi memiliki fungsi khusus yang berbeda dengan jenis surat umum lainnya. Berikut fungsi surat resmi:

1. Surat resmi memiliki fungsi utama yaitu sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.

2. Fungsi surat resmi juga dapat berupa sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen dimana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.

3. Surat resmi berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.

4. Fungsi lain dari surat resmi yaitu sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.

5. Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan.

Untuk membedakan surat resmi dengan surat umum lainnya, berikut adalah ciri-ciri surat resmi:

1. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).

2. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami konteksnya.

3. Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit.

4. Dilengkapi kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.

5. Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.

6. Dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

Cara membuat nomor surat bisa kamu pelajari dengan mengenal komponen-komponennya terlebih dahulu. Nomor surat biasanya dipisahkan oleh tanda miring (/) pada setiap komponennya. Komponen-komponen tersebut memilik makna tersendiri dalam cara membuat nomor surat.

Berikut beberapa komponen yang harus tercantum dalam cara membuat nomor surat:

1. Kode nomor surat

2. Nomor urut surat

3. Nama lembaga

4. Bulan ditulisnya surat

5. Tahun ditulisnya surat

Cara membuat nomor surat harus memperhatikan komponen-komponen yang harus dicantumkan ini. Komponen-komponen ini tentunya berbeda-beda pada tiap instansi.

Format penomoran merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam cara membuat nomor surat. Biasanya, penomoran ini merujuk pada jenis surat resmi yang ditulis. Berikut cara membuat nomor surat atau penomoran merujuk pada jenisnya, seperti dikutip dari Sipas:

- Surat Keputusan (SK) : 01

- Surat Undangan (SU) : 02

- Surat Permohonan (SPm) : 03

- Surat Pemberitahuan (SPb) : 04

- Surat Peminjaman (SPp) : 05

- Surat Pernyataan (SPn) : 06

- Surat Mandat (SM) : 07

- Surat Tugas (ST) : 08

- Surat Keterangan (SKet) : 09

- Surat Rekomendasi (SR) : 10

- Surat Balasan (SB) : 11

- Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12

- Sertifikat (SRT) : 13

- Perjanjian Kerja (PK) : 14

- Surat Pengantar (SPeng) : 15

Contoh Surat Resmi

Berikut contoh nomor surat pada surat resmi:

Nomor: 08.118/DP-KM/VII/2021

Dalam contoh pembuatan nomor surat diatas dapat dijelaskan lebih lanjut bahwa:

Kode 08 : Merupakan kode nomor surat keluar (08 maka surat ini jenis surat tugas)

Kode 118: Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi tersebut (118 berarti surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat ke-118 yang dibuat atau dikeluarkan instansi pembuat)

DP-KM: Nama profil instansi yang membuat serta mengeluarkan surat (Dinas Pendidikan Kota Malang)

VII: Bulan pembuatan surat yang ditulis menggunakan angka romawi

2021: Tahun berjalan dari pembuatan surat

Dalam menulis nomor surat letak nomor surat diletakkan pada posisi atas kiri dibawah kop surat. Nomor surat juga terletak di atas tulisan lampiran atau perihal.