Tender Adalah Penawaran Harga untuk Kontrak, Begini Cara Memenangkannya

Liputan6.com, Jakarta - Tender adalah proses yang digunakan dalam pengadaan barang, jasa, atau pekerjaan konstruksi. Hal ini dapat dilakukan ketika pihak yang memerlukan layanan atau produk, membuka kesempatan bagi berbagai penyedia untuk mengajukan penawaran harga.

Tujuan utamanya adalah untuk memilih penyedia yang paling cocok dan berkualitas untuk melaksanakan tugas atau menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan.

Dalam tender, peserta memiliki kesempatan untuk mengajukan penawaran harga untuk berbagai aktivitas seperti pekerjaan, penjualan barang/jasa, pembelian barang/jasa, dan penyediaan barang/jasa. Universitas Muhammadiyah Malang (UMM) menjelaskan tender adalah suatu konsep yang melibatkan berbagai bentuk transaksi komersial yang diarahkan pada penawaran harga.

Proses ini dilandasi oleh prinsip transparansi dan kompetisi. Penyedia bersaing untuk memberikan penawaran terbaik sesuai dengan kebutuhan dan kriteria yang telah ditetapkan.

Tender memiliki implikasi ekonomi yang penting. Selain mendukung efisiensi dalam pengadaan, juga mendorong penyediaan produk dan layanan yang berkualitas dengan harga yang kompetitif. Tahapan-tahapan dalam proses tender mencakup penerimaan pengajuan, evaluasi tawaran, penilaian administratif dan teknis, serta penentuan pemenang. Simak penjelasan lengkapnya.

Berikut Liputan6.com ulas lebih mendalam tentang tender, tujuan tender, hingga cara mengajukan tender, Rabu (23/8/2023).

Tender adalah sebuah metode pemilihan yang digunakan untuk mendapatkan penyedia barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa lainnya. Menurut Peraturan Presiden No. 16 Tahun 2019, tender adalah proses para peserta menawarkan nilai untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang/jasa. Di dalamnya, terdapat suatu proses kompetitif peserta, bersaing untuk memperoleh kontrak berdasarkan penawaran yang diajukan.

Universitas Muhammadiyah Malang (UMM) menjelaskan bahwa tender adalah aktivitas yang berhubungan dengan memborong pekerjaan atau menginstruksikan pihak lain untuk melakukan pekerjaan. Baik sebagian atau keseluruhan, sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

Tender memiliki tujuan utama untuk menyeleksi, memperoleh, dan menetapkan perusahaan atau organisasi yang paling layak untuk menjalankan pekerjaan tertentu. Hal ini sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Presiden No. 12 Tahun 2021 yang menegaskan, tujuan tender adalah untuk menghasilkan barang/jasa yang tepat dengan anggaran yang digunakan, dengan penilaian terhadap berbagai aspek seperti kualitas, kuantitas, waktu, biaya, lokasi, dan penyedia.

Tujuan lainnya, untuk meningkatkan penggunaan produk dalam negeri, mendukung perekonomian lokal, dan mendorong pertumbuhan industri di dalam negeri.

Tender memiliki kemiripan dengan proses lelang. Pada dasarnya, tender melibatkan penawaran pekerjaan kepada kontraktor atau konsultan yang berkaitan dengan pekerjaan konstruksi atau jasa tertentu. Tahapan penting dalam proses tender adalah pembukaan dokumen penawaran, peserta menyerahkan proposal mereka sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

Dalam hal ini, ada upaya untuk memastikan penawaran yang diajukan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dan bisa dipertanggungjawabkan secara profesional.

Menurut pandangan Sudarsono yang dikutip oleh UMM, cakupan tender secara umum meliputi pengajuan tawaran harga untuk beberapa hal, termasuk memborong atau melaksanakan suatu pekerjaan, menjual atau membeli barang atau jasa, serta mengadakan barang atau jasa.

Ini menunjukkan bahwa tender melibatkan berbagai jenis transaksi. Melibatkan penawaran harga dan persaingan antara peserta untuk memenangkan kontrak. Kesimpulannya, tender memiliki peran penting dalam proses pengadaan barang dan jasa, dengan tujuan untuk mendapatkan nilai terbaik bagi uang yang diinvestasikan dan mendorong pertumbuhan ekonomi dalam negeri.

Salah satu inti dari konsep tender adalah penawaran untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. Pekerjaan ini dapat mencakup berbagai aspek, seperti konstruksi, layanan teknis, atau kegiatan lain yang memerlukan pelaksanaan keterampilan dan pengetahuan khusus.

Pengusaha atau individu yang berminat dalam mengerjakan suatu proyek atau pekerjaan akan mengajukan tawaran mereka melalui proses tender. Dalam hal ini, aspek yang tercakup mencakup rincian pekerjaan, biaya yang diharapkan, dan kualitas yang diinginkan.

2. Menjual Barang atau Jasa

Tender juga mencakup tawaran harga yang diajukan oleh para penjual yang berencana untuk menjual barang atau jasa. Dalam hal ini, para penjual akan menyajikan tawaran mereka mengenai produk atau jasa yang mereka tawarkan kepada calon pembeli.

Proses ini dapat melibatkan berbagai jenis barang mulai dari bahan baku hingga barang jadi, atau jasa mulai dari konsultasi hingga layanan teknis yang lebih kompleks. Persaingan dalam penawaran ini akan memengaruhi harga akhir yang ditawarkan kepada pembeli.

3. Membeli Barang atau Jasa

Sebaliknya, dari sisi pembeli, tender juga memberikan kesempatan untuk mengajukan permintaan harga terhadap barang atau jasa yang mereka butuhkan. Dalam hal ini, pembeli mengajukan kriteria dan spesifikasi yang diinginkan untuk produk atau jasa tertentu.

Para pemasok kemudian bersaing untuk mengajukan penawaran harga terbaik berdasarkan persyaratan tersebut. Ini memberikan peluang bagi pembeli untuk memilih pemasok yang menawarkan nilai terbaik sesuai dengan kebutuhan mereka.

4. Mengadakan Barang atau Jasa

Aspek berikutnya dalam cakupan tender adalah kemampuan untuk mengadakan barang atau jasa. Individu atau organisasi mungkin berusaha untuk mencari mitra bisnis atau penyedia yang mampu menyediakan barang atau jasa tertentu yang belum ada dalam portofolio mereka.

Dalam mengadakan barang atau jasa, proses tender memberikan platform untuk menerima tawaran dari berbagai pemasok atau pihak yang memiliki kapabilitas yang diperlukan.

Cara mengajukan tender melibatkan serangkaian langkah yang harus dijalani dengan cermat dan teliti sesuai dengan persyaratan serta prosedur yang telah ditetapkan. Melansir dari laman website resmi PBJ Metro Kota, begini cara mengajukannya:

1. Persyaratan dan Ketentuan Tender

Sebelum mengajukan tender, calon peserta diwajibkan memperhatikan persyaratan dan ketentuan yang telah ditetapkan. Ini termasuk validitas legalitas perusahaan, seperti Akta Perusahaan, Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), serta dokumen kualifikasi lain yang diperlukan.

Penting bagi para calon peserta untuk melacak informasi mengenai pengadaan yang diumumkan melalui berbagai media massa atau portal e-procurement yang dikelola oleh pemerintah daerah. Selain itu, persekitaran lembaga yang menyelenggarakan tender, seperti Eproc, juga dapat dihubungi secara langsung.

2. Proses Memenangkan Tender

Proses tender mengikuti serangkaian tahapan yang cermat. Di mulai dari tahap penerimaan pengajuan pengadaan. Peserta diharapkan untuk menyajikan pengajuan yang mematuhi seluruh persyaratan dan kelengkapan, termasuk HPS/OE/EE. Terlebih lagi, jumlah peserta yang diperlukan untuk setiap skala tender (kecil, sedang, dan besar) harus terpenuhi sesuai dengan ketentuan.

Setelahnya, pengumuman tender dihasilkan dengan menyusun dokumen yang mencakup persyaratan administrasi dan teknis. Kemudian diumumkan melalui platform online, khususnya aplikasi E-Procurement.

Cara mengajukan tender berikutnya melibatkan verifikasi administrasi dan teknis. Di tahap ini, penting untuk memastikan bahwa seluruh data administratif dan teknis yang diajukan sudah tepat dan lengkap di aplikasi E-Procurement. Tahap selanjutnya adalah Bidding, penjelasan terinci mengenai rencana kerja dan persyaratan tender diungkapkan kepada peserta. Pada saat ini, penerapan tanda tangan Pakta Integritas juga menjadi salah satu aspek yang perlu diingat.

3. Evaluasi Transaksi Pengadaan

Setelah seluruh tahapan penawaran selesai, dilakukan evaluasi terhadap data administrasi, teknis, dan harga dari masing-masing penyedia eksternal yang terlibat. Penyedia eksternal yang terpilih diharapkan memenuhi anggaran yang telah ditetapkan. Dalam hal terjadi penawaran yang melebihi anggaran maksimum, permintaan penambahan anggaran kepada pengguna mungkin diperlukan, namun dengan batasan maksimal 10 persen dari anggaran.

4. Persetujuan dan Pengumuman Pemenang

Dalam tahapan ini, penyedia eksternal yang memenuhi kriteria dan memenangkan tender akan ditetapkan dan diumumkan. Pengumuman pemenang akan disampaikan kepada semua peserta melalui aplikasi E-Procurement. Selanjutnya, keseluruhan dokumen terkait proses tender harus diserahkan kepada Divisi Umum sesuai dengan tata tertib yang berlaku.

5. Pelaksanaan Pengadaan dan Penutupan Kontrak

Tahapan ini mencakup penunjukan dan pelaksanaan pengadaan. Dalam hal ini, penyedia eksternal yang terpilih harus memastikan pemenuhan barang atau jasa sesuai dengan perjanjian yang telah ditetapkan. Kontrak formal dapat diterbitkan jika diperlukan. Setelah itu, setiap tahap harus dilakukan dengan teliti, termasuk pemantauan terhadap pelaksanaan kontrak dan tindakan hukum yang relevan jika diperlukan.

6. Penilaian Akhir dan Penyelesaian

Tahap terakhir mengajukan tender, melibatkan penilaian akhir terhadap hasil pekerjaan yang telah diterima. Ini termasuk verifikasi melalui berbagai proses pemeriksaan yang telah ditetapkan. Laporan mengenai ketidaksesuaian jika ditemukan harus disusun dengan jelas dan disampaikan sesuai dengan mekanisme yang telah ditentukan. Apabila hasil pekerjaan sesuai dengan kontrak, sebuah berita acara serah terima akan dihasilkan sebagai tanda penyelesaian transaksi.