Cerita Akhir Pekan: Kesiapan Penyelenggaraan Acara Hybrid

Liputan6.com, Jakarta - Masa pandemi Covid-19 yang melanda dunia memaksa seluruh pelaku industri untuk beradaptasi dengan kondisi. Salah satunya terjun dalam penyelenggaraan acara yang mengubah format gelaran menjadi online atau memilih hybrid.

Konsep hybrid yang digelar baik secara online dan offline ini pula yang diadopsi oleh pameran pernikahan, Indonesia International Wedding Festival atau IIWF 2022. Project Manager PT. Dyandra Promosindo dan IIWF 2022 Rio Murriyansah menyampaikan ada beberapa kendala yang dihadapi pihaknya dalam melangsungkan acara hybrid.

"Kendala terbesar itu pasti experience calon pengantin atau para pengunjung karena ini hal yang baru," kata Rio Murriyansah saat dihubungi Liputan6.com, Jumat, 19 Maret 2022.

Rio menambahkan sebelum adanya pameran hybrid, partner Dyandra Promosindo, Weddingku, telah menggelar event online. Secara experience, pengunjung telah mulai paham mengenai cara transaksi online.

"Kita tambahkan offline jadi hybrid. Rata-rata orang sudah sering, apalagi event sekarang rata-rata hybrid, larinya lebih ke arah digital semua. Pembelian tiket semua melalui online," lanjutnya.

Salah satu yang perlu dipersiapkan, dikatakan Rio, keikutsertaan peserta pameran. Untuk event hybrid, mulai dari peserta online dan offline yang lantaskan dikumpulkan dan yang ikut pun kedua metode acara berbeda-beda.

"Kadang-kadang masih ragu datang offline, maka ikutnya online," terangnya soal pameran hybrid ini.

* Untuk mengetahui kebenaran informasi yang beredar, silakan WhatsApp ke nomor 0811 9787 670 hanya dengan ketik kata kunci yang diinginkan.

Sinergi Dyandra Promosindo dan Weddingku kian terasa apik ketika masing-masing saling melengkapi kesiapan acara hybrid. "Partner kita Weddingku basic-nya media online semua sudah paham betul pameran online," kata Rio.

Sedangkan pihak Dyandara yang mengimplementasikan acara offline jadi secara hybrid. "Partner kita handle online, Dyandra handle offline," tambahnya.

Rio tak memungkiri gelaran hybrid memiliki sisi plus dan minus. Dari segi plus, disebutkan Rio, orang yang masih ragu datang offline ke pameran, dapat bertransaksi melalui online.

"Kemudian di website kita banyak informasi mulai, dari peserta beragam enggak semua sama, calon pengantin banyak pilihan memilih vendor mereka," tuturnya.

Sedangkan minusnya adalah, calon pengantin dan pengunjung tak dapat merasakan experience sesungguhnya seperti datang langsung ke pameran. Hal-hal tersebut merujuk kepada interaksi langsung pengunjung dengan vendor untuk ngobrol atau konsultasi.

"Melihat bajunya dan tes food-nya, itu enggak bisa kalau online," jelasnya.

Rio menerangkan, "Dengan gelaran ini, kita mencoba transaksi atau negosiasi di online dan bisa datang offline, merasakan experience, dan mencoba makanan."

Ke depannya, dikatakan Rio, pihaknya akan tetap meneruskan event hybrid meski pandemi telah usai kelak. "Karena online dari seluruh vendor di berbagai daerah bisa ikutan dalam satu wadah," terangnya.

"Jadi enggak harus peserta di jakarta tapi di daerah-daerah lain," lanjut Rio.

Rio mengatakan pihaknya harus terus maintenance event hybrid dengan mengedukasi ke calon pengantin dan pengunjung. "Mulai dari informasi-informasi kita sediakan di website dan media sosial kita, para calon pengantin tidak terlalu bermasalah dengan konsep seperti ini," ungkapnya.

Ia melanjutkan, terkadang masih ada saja pengunjung yang merasa kesulitan dengan event hybrid dan beragam hal serba virtual. "Ada kondisinya orang dipaksa mengerti. Rata-rata usia yang datang ke IIWF masih muda, jadi lebih melek teknologi," kata Rio.

Bukan hanya pameran, namun saat ini event lari juga akan diselenggarakan dengan mengusung konsep hybrid. Seperti Pocari Sweat Run Indonesia 2022 yang akan berlangsung online dan offline pada 24 Juli 2022 mendatang.

Untuk acara offline event lari ini bakal terselenggara di Kota Bandung, Jawa Barat. Sedangkan, peserta yang ikut secara online bisa lari di luar atau dalam ruangan dan bisa dilaksanakan dari lokasi yang ditentukan sendiri.

Aktivitasnya pun bisa dalam bentuk aktivitas lari, jogging, atau menggunakan kursi roda bagi penyandang disabilitas. Event lari berkonsep jadi yang kedua setelah sebelumnya digelar hybrid pada 2021 lalu.

"Kita ingin menargetkan 20 ribu peserta secara offline 5 ribu dari Bandung dan juga hybrid kita buka sebanyak-banyaknya minimal 15 ribu peserta," kata Marketing Director PT Amerta Indah Otsuka Puspita Winawati dalam konferensi pers virtual, Rabu, 16 Maret 2022.

Wina menerangkan, "Tahun ini tahun kedua kita akan melaksanakan hybrid lagi meskipun nanti kondisinya pandemi atau jadi endemi, kita tetap akan mengadakannya secara hybrid dengan kapasitas yang lebih besar. Kita akan coba hybrid dengan kapasitas yang lebih besar itu seperti apa."