5 Cara Membuat Rapat Jadi Efektif

Liputan6.com, Jakarta - Sebagai pemimpin perusahaan, Anda sebaiknya tidak mengadakan rapat yang memakan waktu lama dan membosankan. Selain membuat karyawan tidak produktif, cara ini tidak bagus juga untuk kekompakan tim.

Tapi bukan berarti rapat hanya menjadi cara Anda untuk mengevaluasi pekerjaan karyawan. Penting juga membuka diri dengan mendengarkan ide dari mereka sehingga semua pihak berpartisipasi dalam memajukan perusahaan.

Fortune.com, Selasa (16/6/2015), memberikan tips untuk para pemimpin perusahaan supaya mendapatkan rapat yang benar-benar efektif.

1. Kenali setiap anggota tim

Untuk membuat tim yang solid, penting bagi bos dan para anggotanya untuk mengenal satu sama lain. Hal ini mudah ketika perusahaan berskala kecil. Tapi tidak untuk perusahaan berkembang, apalagi skala bisnisnya sudah besar.

Cobalah mengawali rapat dengan pertanyaan pribadi, seperti kapan Anda merasa kompak dengan anggota tim lainnya.

2. Pantau proyek secara real time

Gunakan teknologi untuk melihat kemajuan proyek secara real time, sehingga ketika rapat Anda dapat memfokuskan pertemuan untuk berdebat dan mengambil keputusan. Dua fokus ini membutuhkan partisipasi semua orang dalam ruangan.

JIka ada informasi penting yang perlu anggota tim tahu, beri waktu sebentar untuk membacanya sebelum memulai rapat. Seseorang bisa membaca dua sampai lima kali lebih cepat daripada berbicara. Jaga supaya rapat dapat berjalan singkat dan padat.

3. Atur jadwal rapat dengan tepat

Banyak perusahaan berpikir mereka menyenangkan para eksekutif dengan melakukan pertemuan para manager sepanjang minggu. Ini kesalahan besar. Justru cara tersebut mengganggu pekerjaan banyak orang.

Kumpulkan rapat para level pengambil keputusan di awal minggu. Sisa hari lainnya bisa diisi untuk rapat yang lebih penting dan waktunya fleksibel, seperti bertemu klien.

4. Lewatkan monolog yang bertele-tele

Sebagai pemimpin perusahaan, jangan sampai Anda tersandung dengan hal-hal yang tidak penting ketika berbicara atau presentasi. Gunakan waktu sebelum rapat untuk membaca dulu apa yang perlu disampaikan dengan jelas dan menarik.

5. Berikan hak tidak mengikuti rapat

Tidak ada yang lebih menguras tenaga daripada menghadiri rapat yang panjang dan membosankan. Di perusahaan periklanan PulsePoint, CEO Sloan Gaon memberikan karyawannya "Daftar Kehadiran Bill of Right".

Karyawan memiliki hak untuk tidak datang ke rapat kantor jika tidak memenuhi kriteria tertentu. Misalnya, rapat terlambat 10 menit dari jadwal. "Cara ini memaksa setiap level manajemen untuk membenarkan pertemuan mereka," kata Gaon.

Reporter: Elsa Analet

(Elsa/Ndw)