5 Tips Cegah Bosan Saat Rapat Virtual

Liputan6.com, Jakarta Rapat secara virtual mulai dijalankan sejak adanya pandemi Covid-19. Karena tidak dapat bertatap muka secara langsung, rapat virtual mungkin terasa membosankan.

Belum lagi banyak godaan ketika melakukannya di rumah. Hal ini yang perlu diperhatikan terlebih dahulu bagi para pemimpin dalam tim kerja.

Di sisi lain, masalah kelelahan karena terlalu sering rapat virtual pasti akan dirasakan sebagian pekerja. Oleh karena itu, rapat atau pertemuan virtual lebih baik diatur sebaik mungkin sehingga para karyawan tidak merasa malas, lelah, atau tidak bersemangat.

Kemudian seorang CEO dari salah satu perusahaan perangkat lunak komunikasi Prezi Jim Szafranski melakukan survei.

Dia telah mewawancarai lebih dari 1.000 pekerja kantor yang menerapkan sistem hybrid. Dari survei tersebut dia menemukan bahwa lingkungan kantor yang menerapkan sistem kerja hibrid harus lebih menarik dan mampu menciptakan hubungan antarpribadi, itu yang terpenting.

Dari hal itu Szafranski memberikan beberapa cara membuat rapat kerja virtual lebih menarik. Melansir laman CNBC, Kamis (30/12/2021), cara membuat rapat virtual lebih menarik antara lain.

1. fitur latar belakang pada media konferensi

Memang ada beberapa keuntungan dari lingkungan kerja yang menerapkan sistem hybrid, seperti lebih banyak fleksibilitas dan kebebasan. Akan tetapi di balik itu, tetap saja akan sulit untuk memupuk hubungan kerja antarpribadi.

Menurut Szafranski, sebagian besar pekerja saat rapat virtual terkadang merasa tidak nyaman. Salah satu karena karena dapat “berbagi layar impersonal”.

Oleh sebab itu, dalam rapat virtual coba untuk memanfaatkan fitur, seperti stiker dan latar belakang virtual. Hal tersebut memungkinkan rapat yang dilakukan jarak jauh menjadi lebih pribadi.

Di samping itu, para profesional di Dewan Bisnis Forbes juga mengatakan bahwa menciptakan ruang dalam “suasana informal” dengan lelucon dan menyenangkan itu dapat membantu meningkatkan semangat di dalam rapat itu sendiri.

2. Gunakan media yang dapat memudahkan penggunanya

Sejak adanya rapat virtual, platform seperti Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, atau Webex paling banyak digunakan. Namun demikian, terkadang beberapa orang tidak mengerti cara penggunaannya. Entah dalam penyajian materi atau memang rumit digunakan.

Untuk mengatasi hal tersebut, gunakanlah media yang dapat memudahkan para penggunanya. Selain itu, coba gunakan media yang saling berhubungan. Misalnya, jika Anda menggunakan Google Meet untuk rapat kerja, akan lebih efisien jika menggunakan aplikasi Google lainnya untuk menyajikan sesuatu. Aplikasi yang serupa itu bisa seperti Google Dokumen dan Google Slide untuk mempermudah presentasi.

Cara ini dilakukan untuk melihat seberapa baik audiens dapat terhubung dengan merek dan perusahaan. 

Pada rapat yang dilaksanakan di tempat kerja, biasanya dibuat secara langsung. Misalnya membuat lencana atau tag nama.

“Jika Anda mengundang pelanggan ke kantor, ketika mereka masuk ke lobi, pastikan mereka tahu di mana mereka berada. Buatlah mereka berpikir bahwa dirinya berada di tempat yang tepat,” jelas Szafranski.

Berbeda dari rapat virtual, branding bisa sesederhana mungkin. Misalnya dengan logo perusahaan di suatu tempat pada layar atau latar belakang atau mengenakan gaya pakaian serupa untuk menciptakan rasa keseragaman.

4. Tingkatkan interaksi antara audiens dan pembicara

Kecanggungan rapat virtual adalah sesuatu yang dialami semua orang di lingkungan kerja virtual. Entah itu keheningan atau gangguan dari presentasi. Jadi, mempertahankan momentum dan keterlibatan audiens yang baik itu sulit.

Oleh karena itu, agar lebih menarik Anda dapat berinteraksi dengan respons menggunakan teks, gambar, atau mungkin gif. Intinya menciptakan lingkungan profesional yang lebih menarik bagi karyawan.

5. Buat video konten

Cara terakhir yang bisa dilakukan mungkin berbagi video kepada para karyawan. Berbagi video di layar rapat menjadi salah satu cara utama para profesional memberikan presentasi dan menyampaikan informasi yang menarik secara virtual. 

Namun, masalah seperti distorsi layar, pembekuan layar, atau masalah audio memang dapat membuat frustrasi.

“Orang-orang ingin lebih interaktif dan menarik bagi audiens mereka, tetapi tidak ingin memecahkan masalah dan mendesain ulang sesuatu,” kata Szafranski.

Padahal ada beberapa platform yang bisa menjadi solusinya, seperti Prezi Video. Platform tersebut memungkinkan pengguna mengunggah presentasi. 

Adapun cara lainnya untuk kesiapan presentasi, Anda bisa membuka obrolan terlebih dahulu terkait topik yang akan dibahas agar para pegawai siap ketika rapat virtual.

Reporter: Aprilia Wahyu Melati