Apa Itu Indeks? Fungsi, Macam-Macam, dan Langkah Pengindeksannya

Liputan6.com, Jakarta Memahami pengertian apa itu indeks penting dalam mengurus banyak dokumen penting. Apa itu indeks dijelaskan oleh ahli dalam bidang ini Anderson JD, 1997 sebagai sebuah sistematik yang dirancang untuk menunjukkan topik dokumen untuk memudahkan pengambilan dokumen atau bagian dokumen.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), apa itu indeks dipaparkan menjadi empat pengertian. Apa itu indeks adalah daftar kata atau istilah penting yang terdapat dalam buku cetakan (biasanya pada bagian akhir buku) tersusun menurut abjad yang memberikan informasi mengenai halaman tempat kata atau istilah itu ditemukan.

Indeks adalah rasio antara dua unsur kebahasaan tertentu yang mungkin menjadi ukuran suatu ciri tertentu, bagian dari penunjuk. Dicontohkan, apa itu indeks adalah daftar harga sekarang dibandingkan dengan harga sebelumnya menurut persentase untuk mengetahui turun naiknya harga barang.

Apa itu indeks apabila disederhanakan adalah daftar istilah yang berisi informasi dalam sebuah dokumen yang dapat memudahkan dalam proses menelusuri informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat. Ahli dalam bidang ini Soejono, 1997 menjelaskan daftar tersebut berupa artikel-artikel dalam bidang/subjek dari harian-harian, majalah-majalah, dan naskah-naskah.

Berikut Liputan6.com ulas tentang apa itu indeks, fungsi, macam-macam dan langkah pengindeksannya, Senin (20/12/2021).

Bentuk apa itu indeks adalah berupa daftar kata yang penting dalam sebuah dokumen atau buku. Fungsi indeks paling utama adalah menjadi penyedia alat telusur informasi kepada para pengguna indeks.

Ahli dalam bidang ini Jermey, 2007 mengungkapkan, “Sangat disayangkan, pengindeks tidak mengetahui bagaimana pencari informasi menemukan informasi yang diinginkan, atau mendapatkan umpan balik dari mereka.”

Justru pengindeks lebih sering mengandalkan editor dan penulis untuk memberitahu pembaca bahwa dokumen tersebut memiliki indeks dalam bentuk teks. Ahli dalam bidang ini Silvana, 2002 mengungkap fungsi apa itu indeks meliputi:

1. Memudahkan pengguna merujuk pada informasi yang dibutuhkan.

2. Membuat daftar yang lain susunannya dengan daftar isi.

3. Agar pengguna tidak perlu membaca semua isi buku.

4. Supaya pengguna dapat menemukan di mana informasi yang dicari itu berada.

5. Agar karangan atau artikel yang dapat digunakan untuk keperluan penelitian atau penulisan dapat disimpan datanya tanpa adanya kekhawatiran akan kehilangan sumbernya.

6. Menemukan kembali rekaman atau dokumen yang tidak dikelola dan disimpan melalui proses indexing.

7. Indeks diperlukan untuk memudahkan pembaca mencari nama, istilah, dan judul buku yang disebutkan dalam buku.

Apabila sudah memahami apa itu indeks, selanjutnya ada beberapa langkah yang harus dilalui untuk melakukan pengindeksan. Cara melakukan pengindeksan ini dijelaskan ahli Sulistyo-Basuki, 1992 sebagai berikut:

Persiapan Pengindeksan

1. Pengamatan awal terhadap dokumen atau koleksi.

2. Menentukan elemen yang dideskripsikan dan istilah berkaitan.

3. Memastikan relevansi istilah-istilah tersebut.

4. Mengubah istilah dari bahasa sehari-hari ke bahasa dokumenter atau bahasa pengindeksan.

5. Memastikan relevansi deskripsi.

6. Pengaturan deskripsi sesuai dengan ketentuan formal yang digunakan oleh sistem informasi yang bersangkutan.

Inti Pengindeksan

1. Melihat sekilas dokumen untuk menetukan sifat atau tujuan.

2. Bila dokumen tersebut berupa disertasi maka isinya berisi penemuan penelitian ilmiah.

3. Bila dokumen merupakan buku untuk umum maka isinya sederhana dan ringkas.

4. Memeriksa dokumen dan menyesuaikan tingkat analisis dengan tingkat pengindeksan yang diinginkan.

5. Kemudian memilih istilah penting hendaknya memperhatikan struktur dokumen serta merekam pentingnya dokumen tersebut terhadap berbagai subjek.

6. Pengindeksan pemilihan istilah penting ini, berdasarkan kepentingan pemakai serta ke unit informasi boleh tidak digunakan.

7. Sebaliknya topik yang berguna bagi pemakai hanya menyangkut data elementer perlu dinyatakan.

8. Dalam penyampaian informasi perlu menyebutkan masalah yang dikaji, kesimpulan, metodologi, penelitian, hal tersebut mungkin tidak perlu ditonjolkan.

9. Selesai.

Ada macam-macam indeks yang perlu diketahui. Macam-macam indeks ini dijelaskan oleh ahli Lasa.hs, 1998 sebagai berikut:

1. Indeks beranotasi

Apa itu indeks beranotasi adalah yang memuat data bibliografis dan menyajikan uraian singkat isi. Sebab penampilan judul kadang kurang mencerminkan isi secara keseluruhan. Pencantuman anotasi ini untuk memberkan gambaran ingkat tentang isi.

2. Indeks Analitik

Apa itu indeks analitik adalah indeks yang susunannya bukan berdasarkan abjad secara murni, melainkan berdasarkan subjek karya tulis yang dibagi dalam beberapa tajuk utama. Di mana tajuk utama tersebut dapat dibagi lagi jika diperlukan.

3. Indeks Relatif

Apa itu indeks relatif adalah indeks berabjad untuk sebuah skema klasifikasi yang semua berhubungan dan aspek subjeknya disatukan dibawah satu entri indeks.

4. Indeks Kumulatif

Apa itu indeks kumulasi adalah berarti indeks yang dibuat dari waktu ke waktu dengan menggabungkan indeks-indeks yang telah diterbitkan secara terpisah menjadi satu susunan.

Itulah macam-macam indeks yang berhubungan dengan dokumen yang perlu diketahui.