Procurement Adalah Proses Pengadaan Barang dan Jasa, Ketahui Tujuannya

Liputan6.com, Jakarta Setiap perusahaan atau instansi pemerintah membutuhkan beragam barang dan jasa untuk menunjang kelancaran operasional mereka. Namun dalam praktiknya, tidak semua kebutuhan tersebut dapat dipenuhi secara internal oleh perusahaan. Hal inilah yang kemudian melahirkan kegiatan procurement atau pengadaan barang dan jasa yang melibatkan pihak ketiga sebagai penyedia.

Procurement menjadi salah satu aspek penting dalam manajemen rantai pasok (supply chain management) yang memerlukan perencanaan matang dan proses seleksi ketat. Pemilihan vendor atau penyedia barang dan jasa harus mempertimbangkan berbagai faktor seperti kualitas produk, harga yang kompetitif, waktu pengiriman, serta reputasi perusahaan. Ketepatan dalam memilih mitra kerja akan berdampak signifikan terhadap efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan.

Keberhasilan proses procurement tidak hanya diukur dari terpenuhinya kebutuhan perusahaan, tetapi juga dari aspek transparansi dan akuntabilitas pelaksanaannya. Terutama untuk pengadaan di instansi pemerintah, setiap tahapan harus mengikuti regulasi yang berlaku untuk menghindari praktik kecurangan atau korupsi.

Agar lebih paham, berikut ini Liputan6.com ulas mengenai pengertian procurement beserta tujuan dan prosesnya yang telah dirangkum dari berbagai sumber, Selasa (29/10/2024).

Procurement adalah salah satu fungsi penting dalam manajemen bisnis yang fokus pada kegiatan pengadaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Dengan kata lain, procurement adalah proses pengadaan dan pembelian barang dan jasa dari sumber eksternal seperti pemasok pihak ketiga atau vendor.

Fungsi ini tidak sekadar aktivitas pembelian biasa, tetapi menjadi bagian dari strategi bisnis yang bertujuan mengoptimalkan sumber daya perusahaan. Keberadaan procurement sangat vital dalam mengeksplorasi peluang pasar dan mengimplementasikan strategi pengadaan yang memberikan nilai terbaik bagi organisasi.

Sebagai sebuah disiplin ilmu, procurement memadukan pengetahuan teoritis dan praktis dalam mengelola sumber daya eksternal dan pasokan untuk kepentingan organisasi. Keberhasilan fungsi ini sangat bergantung pada kompetensi dan profesionalisme para praktisi dalam menginterpretasikan dan menerapkan prinsip-prinsip pengadaan. Para profesional procurement dituntut memiliki pemahaman mendalam tentang dinamika pasar, regulasi, dan best practice dalam industri.

Implementasi procurement yang efektif akan memberikan dampak positif bagi berbagai pemangku kepentingan, mulai dari organisasi, karyawan, hingga pelanggan akhir. Strategi procurement yang tepat tidak hanya menghasilkan efisiensi biaya, tetapi juga menjamin ketersediaan barang dan jasa berkualitas yang menunjang operasional organisasi. Keberhasilan fungsi ini pada akhirnya akan berkontribusi pada peningkatan daya saing dan keberlanjutan organisasi dalam jangka panjang.

Procurement adalah proses yang meliputi aktivitas acara sebelum dan sesudah penandatanganan kontrak serta aktivitas manajemen umum yang terkait dengan berbagai kontrak seperti:

1. Kegiatan prakontrak seperti perencanaan, kebutuhan identifikasi dan analisis, dan sumber;
2. Kegiatan pasca kontrak seperti kontrak manajemen, manajemen rantai pasokan dan pembuangan, dan;
3. Kegiatan umum seperti tata kelola perusahaan, manajemen hubungan pemasok, manajemen risiko dan kepatuhan regulasi.

Fungsi procurement atau pengadaan memiliki peran vital dalam mendukung keberlangsungan operasional suatu organisasi. Tujuan utamanya adalah mencapai efisiensi biaya melalui proses negosiasi dan pemilihan supplier yang tepat, serta memastikan kualitas barang atau jasa yang diperoleh sesuai dengan standar yang ditetapkan. Procurement juga berperan penting dalam manajemen risiko dengan mengurangi ketergantungan pada satu supplier dan mengantisipasi fluktuasi harga maupun ketersediaan barang di pasar.

Dalam aspek operasional, procurement bertujuan meningkatkan efektivitas proses bisnis melalui optimalisasi inventory management dan koordinasi antar departemen yang lebih baik. Fungsi ini juga mendukung pencapaian keunggulan kompetitif organisasi dengan membangun jaringan supplier yang kuat dan mengakses teknologi serta inovasi terbaru. Transparansi dan akuntabilitas dalam setiap proses pengadaan menjadi hal yang crucial untuk menjamin fairness dan mencegah praktik-praktik yang merugikan organisasi.

Aspek keberlanjutan (sustainability) juga menjadi fokus penting dalam procurement modern, di mana pemilihan supplier tidak hanya berdasarkan pertimbangan ekonomis tetapi juga memperhatikan dampak sosial dan lingkungan. Pembinaan hubungan jangka panjang dengan supplier melalui program pengembangan kapasitas turut mendukung terciptanya ekosistem bisnis yang sehat. Kepatuhan terhadap regulasi dan etika bisnis dalam setiap aktivitas procurement pada akhirnya akan berkontribusi pada penciptaan nilai (value creation) bagi seluruh pemangku kepentingan organisasi.

Keberhasilan fungsi procurement tidak hanya diukur dari penghematan biaya yang dicapai, tetapi juga dari kontribusinya terhadap pertumbuhan bisnis secara keseluruhan. Procurement yang efektif mampu mengoptimalkan penggunaan sumber daya organisasi, memastikan kelancaran operasional, meningkatkan daya saing, dan mendukung pencapaian tujuan strategis perusahaan. Melalui pendekatan yang komprehensif dan profesional, procurement menjadi salah satu pilar utama dalam membangun keunggulan operasional dan keberlanjutan organisasi di era yang semakin kompetitif ini.

Di era digital ini, procurement juga dituntut untuk terus beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan tren bisnis global. Implementasi sistem procurement yang terdigitalisasi memungkinkan proses pengadaan berjalan lebih efisien, transparan, dan terukur. Penggunaan data analytics dan artificial intelligence dalam pengambilan keputusan procurement membantu organisasi mengidentifikasi peluang penghematan dan optimalisasi yang lebih akurat.

Seperti yang dijelaskan dalam paragraf sebelumnya, procurement adalah pengadaan barang dan jasa untuk penggunaan bisnis dari sumber eksternal. Bisnis individu menetapkan kebijakan procurement yang mengatur pilihan pemasok, produk, serta metode dan prosedur yang akan digunakan untuk berkomunikasi dengan pemasok mereka. Misalnya, bisnis sering kali menetapkan prosedur untuk memanggil dan mengevaluasi proposal. Proses procurement adalah meliputi:

1. Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan pemasok
2. Memilih dan menyiapkan alat dan proses untuk berkomunikasi dengan pemasok
3. Mempersiapkan permintaan proposal dan permintaan kutipan
4. Menetapkan kebijakan untuk mengevaluasi proposal, kutipan, dan pemasok

Sesuai dengan Kepres Nomor 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, berikut ini etika procurement adalah:

1. Menjalankan tugas dengan tertib dan tanggung jawab untuk memperoleh target kemudahan dan akurasi pencapaian tujuan procurement.
2. Bekerja dengan profesional dan mandiri berasas kejujuran dan menjaga rahasia dokumen procurement guna melakukan pencegahan terhadap penyimpangan dalam proses procurement.
3. Tak saling memberikan pengaruh secara langsung ataupun pengaruh secara tak langsung guna menekan terjadinya kompetisi yang tak baik.
4. Menampung dan bertanggung jawab dengan semua ketetapan sesuai dengan apa yang telah disepakati.
5. Mencegah perbedaan kepentingan terjadi antar pihak yang bersangkutan baik itu secara langsung maupun tak langsung dalam proses procurement.
6. Mencegah penghamburan uang negara terjadi dalam proses procurement.
7. Mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang untuk tujuan pihak tertentu yang membuat kerugian keuangan negara secara langsung maupun tak langsung.
8. Tidak ada praktik gratifikasi ke siapapun yang diduga berhubungan dengan proses procurement.